О чем должна сообщить фирма

Вводный курс должен включать следующую информацию:

история фирмы;

организационная структура;

функции различных отделов;

политика руководства в отношении потребителей и со­трудников;

продукция и услуги, предлагаемые фирмой;

требования к сотрудникам;

дополнительные привилегии для сотрудников.

Кто именно выступает с сообщением на эту тему, имеет такое же значение, как и само содержание информации. Если перед слушателями вводного курса найдет время выступить кто-либо из руководителей фирмы, они будут знать, что их ценят.

Что следует сделать именно Вам?

Официальный вводный курс знакомит сотрудника с фир­мой. Менеджер же знакомит сотрудника с отделом и работой.

Имейте в виду: к концу первого рабочего дня новичок наверняка будет выглядеть так, будто он валится с ног. Под­держите его сочувственным словом, но не тревожьтесь: он перегружен впечатлениями и не в состоянии переварить все это за один день.

Как сломать лед в отношениях

• Дайте новичку расслабиться. Улыбка и приветственное рукопожатие во многом помогут ему в этот нелегкий период.

• Вам незачем производить на него впечатление своей зна­чимостью. Называйте его по имени, причем делайте это по ходу разговора неоднократно.

<& Когда он при вас, уделяйте ему безраздельное внимание. Проявляйте личную заинтересованность. Говорите на те­мы, которые, как вы уже знаете из собеседования с ним, представляют общий интерес.

41 Не критикуйте фирму. Дайте ему понять, что гордитесь фирмой и отделом, что отдел вносит существенный вклад в благополучие фирмы, что вы работаете хорошо и горди­тесь этим.

Будьте осторожны, не перегружайте информацией. Ново­му сотруднику не хочется ждать две-три недели, пока ему объяснят в точности, чем он должен заниматься. Он хочет узнать об этом в первый же день. Объясните, какое место его работа занимает в общем производственном процессе фирмы. Убедитесь, что он осознал: его работа важна для фирмы и для вас, менеджера.

Дайте ему минимум основной информации, которая нуж­на для выполнения работы,— не больше. Новичка легко приве­сти в растерянность, вывалив на него в первые же минуты все, что вы знаете о его работе. Вам самому потребовались месяцы, если не годы, чтобы все это освоить. Проявите сострадание.

Нормы, требования, порядки

Точно проинформируйте нового сотрудника, что именно от него ожидается. Если вы не сообщите ему о требованиях фирмы, он или узнает о них от других и повторит чужие ошиб­ки, или совершит свои собственные.

В котором часу он должен приходить на работу. Если он приезжает на машине, где ее парковать. Когда кончается рабочий день. Сколько времени отводится на обед и когда именно. Как насчет сверхурочных, если это применимо к его ра­боте.

Когда предоставляют отпуск. Кому следует сообщить о своей болезни. Существуют ли какие-то особые нормы в отделе, о кото­рых не говорили на вводном курсе.

Дайте ему путеводитель по фирме. Сотруднику необходи­мо знать, где находится: его кабинет; туалетные комнаты; ваш кабинет; кафетерий фирмы или близлежащий ресторан; мед­пункт; отдел информации о льготах, надбавках, отпуске и т. д.

Представьте его коллегам.

В ваши обязанности входит представить нового сотрудни­ка людям, с которыми он будет работать. Не перепоручайте это своему секретарю или кому-то, кто в этот момент случайно проходил мимо.

В каждом коротком представлении нужно упомянуть име­на, должности, характер работы, а также сказать несколько добрых слов о человеке, которого вы представляете. Это дает ему возможность предположить, как к нему отнесутся в буду­щем. Возможно, он не запомнит имена всех, с кем познако­мился, а также, чем они занимаются, но сведения о тех, -кто важен ему по работе, останутся в памяти, а остальное можно восполнить позже.

Требуются способности дипломата, чтобы придать уве­ренности как ветеранам, так и новичку и развеять их опасе­ния, вызванные ожиданием перемен.

В зависимости от характера новичка, может быть, стоит предложить, чтобы кто-нибудь в первые два дня пригласил его вместе пообедать.

Перебросьтесь с ним словом в конце первого рабочего дня и пару раз в течение последующих нескольких дней.

Первые рабочие задания

Представьте новичка его инструктору в последнюю оче­редь. Это старая система наставничества. Каждому новому сотруднику необходим приятель-наставник, чтобы ввести его в курс дела и быть гидом в служебных джунглях первые не­сколько дней. Наставник должен занимать достаточно высокое положение в отделе, обладать опытом, уметь общаться с людьми.

Не давайте новичку трудных заданий в первый же день. Начните с легких поручений, которые были бы ему по силам. Ваша задача состоит в том, чтобы укрепить его уверенность в себе и желание работать.

Работа должна быть полезной и продуктивной, чтобы он испытывал чувство удовлетворения от проделанного. Она должна подготовить его к более сложным заданиям в бу­дущем.

Если вы хорошо проинструктировали новичка

• Новый сотрудник будет ощущать себя членом команды с самого начала.

• Он будет чувствовать, что вносит существенный вклад в деятельность отдела и фирмы.

• Он будет испытывать доверие к вам и к фирме.

• Он усвоит требования и поймет, на чем они основаны.

• Он не будет опасаться задавать вопросы или выглядеть смешным.

• У него появится желание работать, и он будет с охотой ходить на службу.

• У него появится стимул учиться и продвигаться по службе.

(Д. Трейси. Менеджмент с точки зрения здравого смыс­ла. М„ 1993.)