Составление и оформление справочно-информационных документов

Справочно-информационные документы - наиболее объёмная группа деловых документов. Эта группа включает в себя акты, деловые письма, справки, отчеты, служебные и докладные записки, отчеты и т. п. материалы. В отличие от организационных и распорядительных документов (обязательных для исполнения), справочно-информационные документы являются факультативными, справочными. Рассмотрим составление данного типа документов на примере акта. Примеры составления деловых писем будут рассмотрены во втором разделе курса лекций.

Акт - справочно-информационный документ, фиксирующий состояние объекта и, при необходимости, рекомендации комиссии. Существует большое количество разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, организаций, предприятий); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей и т.д.); акты сдачи-приема (при выполнении заказчиком и исполнителем работы договорных обязательств); приема объектов; проведения испытаний; уничтожения документов и дел, испорченных товаров и т.п.; списания; инвентаризации; несчастных случаев; проверок и др. [2-4]. Все разновидности актов составляются по единой схеме. Пример оформления акта приведен в Приложении 4.