Обработка корреспонденции

Обработка корреспонденции состоит из нескольких этапов, рассмотрим их [2-4].

Предварительное рассмотрение.. Сортировка. При предварительном рассмотрении документы сортируются на две группы:

1. документы, которые будут регистрироваться в службе ДОУ;

2. документы, которые передаются в структурные подразделения без регистрации.

Каждая служба ДОУ может разработать и представить на утверждение руководителю организации перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ. К документам, не подлежащим регистрации в службе ДОУ, относятся:

- проекты документов;

- пригласительные билеты на заседания, собрания, конференции;

- рекламные извещения, проспекты, буклеты, каталоги выставок;

- рекламные и коммерческие предложения по вопросам, не имеющим отношения к деятельности фирмы;

- печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы и т.д.);

- прейскуранты (прайс-листы);

- финансовые документы (подлежат учёту в бухгалтерии);

- поздравления.

Движение исходящих документов включает в себя:

- составление проекта документа;

- его изготовление;

- согласование (визирование);

- подписание;

- утверждение (если необходимо);

- регистрацию;

- экспедиционную обработку;

- сортировку по способам отправки;

- отправку.

Экспедиционная обработка. В ходе экспедиционной обработки проверяется правильность оформления документа:

- наличие подписи (в том числе уровень полномочий лица, подписавшего документ);

- наличие печати (если она необходима);

- наличие даты и регистрационного номера;

- правильность адресации;

- наличие всех страниц и всех указанных приложений.

Эти элементы оформления обязательны при отправке документа по почте, по факсу, с курьером. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки.

Сортировка. После экспедиционной обработки корреспонденция должна быть рассортирована по способу отправки:

- документы, отправляемые по почте;

- документы, отправляемые по факсу;

- документы, отправляемые с курьерами.

При сортировке необходимо учитывать, что факсимильная связь служит только для оперативного обмена информацией. Факсимильное сообщение имеет статус незаверенной копии и юридически не является достоверным документом. Не рекомендуется отправлять по факсу многостраничные документы и поздравительные письма.

Отправка. Для отправки корреспонденции по почте её помещают в конверты. Документы, направляемые в один адрес, вкладывают вместе в один конверт. Крупные фирмы используют конверты, на которые нанесен логотип фирмы и её обратный адрес. При отправке корреспонденции в государственные инстанции листы формата А4 не складывают.

Вся корреспонденция (за исключением массовой поздравительной рассылки) отправляется заказными письмами. Оформление заказных писем (если их больше пяти) предполагает составление реестра. В реестр вносят перечень конвертов с корреспонденцией (а не документов). Реестр составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается составителем. Один экземпляр реестра заверяется печатью организации. Экземпляр с печатью остается в отделении связи, а экземпляр с почтовым штемпелем помещается в соответствующее дело.

При получении корреспонденции, доставленной курьером, каждая организация-получатель должна проставить на возвращаемой копии дату получения, время (если необходимо), должность, личную подпись и расшифровку подписи лица, получившего документ [2-4].