Реквизит 10 – Название вида документа

Реквизит 11 и 12 - Дата и регистрационный номер документа

В бланке документа ограничительными черточками отмечены места даты и индекса документа. Это важнейшие поисковые признаки доку­мента. Именно по этим реквизитам находят нужный документ среди дру­гих аналогичных. Образно говоря, дата и индекс-"имя и отчество" доку­мента.

Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют ста­дии работы с документом.

Регистрационный номер документа - это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистра­ции. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой.

Реквизит 13 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Получив ответный документ, по этому реквизиту секретарь должен подобрать копию инициативного документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе доложить руково­дителю. В этом случае у руководителя сразу будет полная информа­ция: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.

Реквизит 14 - Место составления или издания

В общем бланке, на том месте, где в бланке для письма проставля­ется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. Часто напечатано заранее. Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России.

Реквизит 15 - Адресат

От точного написания адресата зависит прямоточность движения документа, скорость доставки его, минуя лишние инстанции, непосред­ственному исполнителю, занимающемуся данным вопросом, и соответ­ственно быстрота решения поставленных в документе проблем.

Например:

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразде­ления, укажем:

Декану экономического

факультета

проф. П. С.Черепанову

Реквизит 16 - Гриф утверждения документа

После подписания некоторых видов документов требуется их утвер­ждение, после чего они приобретают юридическую силу.

На утверждаемом документе простав­ляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта офор­мления:

УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Гималаи" подпись - Е.А.Султанов 15.05.06

УТВЕРЖДЕНО Приказом Министра здравоохранения России 15.05.06 № 36