2015-03-08
585
Всі інформаційні процеси, що відбуваються в підрозділах апарату управління (аналогічно як і документи) можна розділити на два види: формалізовані, для яких існують алгоритми обробки інформації, та неформалізовані. Для автоматизації формалізованих процесів (які як правило складають до 90% від усіх процесів) використовують спеціально розроблені для підприємств, установ, організацій інформаційні системи [7].
Запровадження інформаційних систем управління документами (ІСУД) (Electronic Document Management – EDM) передбачає здійснення автоматизації управління активами та бізнес-процесами підприємства, що визначає успішність їх діяльності. Інформаційні системи управління інтелектуальними активами представляють суттєво нові можливості для менеджменту підприємства та його співробітників, і пов’язані із створенням, розповсюдженням та пошуком знань, що містяться в документах фінансового, юридичного, науково-технічного, нормативно-довідкового, організаційно-розпорядчого, маркетингового, проектно-конструкторського, експлуатаційного характеру. Означені електронні документи створюються в різних функціональних підрозділах підприємств, на різних етапах життєвого циклу продукції та послуг [1].
Узагальнена схема бізнес-процесів, що реалізуються на підприємстві представлено на рис. 4.1. Дана схема відображає також основні інформаційні та документаційні потоки, що супроводжують базові бізнес-процеси.
Рис. 4.1 Схема узагальненого бізнес-процесу підприємства
(за В.В. Трофимовым [7])
Управління інтелектуальними активами підприємства може здійснюватися за допомогою систем різної складності. Різновиди інформаційних систем управління документами (ІУСД) та їх характеристики представлено на рис. 4. 2.
Інформаційні системи управління документами забезпечують процес створення, управління доступом і розповсюдження великих об’ємів документів в комп’ютерних мережах, а також контроль над потоками документів всередині організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або ієрархічній файловій системі.
Рис. 4.2 Різновиди інформаційних систем управління документаційним забезпеченням підприємства (за В.В. Трофимовым [7])
Інформаційні системи управління діловодством забезпечують роботу з електронними версіями документів та реквізитами реєстраційно-контрольних форм у відповідності з прийнятими в країні правилами та стандартами діловодства.
Основне призначення даних інформаційних систем – документальна реєстраціях тих, чи інших подій (наприклад, «документ прийнято до виконання», «документ передано на виконання конкретному співробітнику», «по документу надано певну відповідь» і т.д.) у відповідності до прийнятих правил.
Сучасні системи управління інтелектуальними активами підприємства містять в своєму ядрі прикладні системи, які підтримують так звані Workflow-технології (технології підтримки потоків завдань). Ці технології створюють за допомогою графічного редактора довільні маршрутні схеми, призначають правила переходу етапів бізнес-процесів від одного користувача до іншого через діалоговий інтерфейс, та забезпечують графічний або формальний моніторинг проходження процесів між користувачами з можливістю розходження, сходження, умовних переходів. Вони забезпечують можливість внесення змін, що дозволяють оптимізувати будь-який процес на основі аналізу його наявного стану і одночасно з цим документувати внесення змін та автоматизувати нові дії операторів в ході виконання [2].
Робота в середовищі Web-браузера забезпечує всім користувачам доступ до порталу управління документами. Ця платформа надає можливості реалізовувати довільні схеми процесів роботи з документами.
Таким чином, існує наступна ієрархія інформаційних технологій, що застосовуються для управління інтелектуальними активами підприємств [7]:
1) системи управління діловодством;
2) системи управління документообігом (Business-Process Electronic Document Management – BP EDM);
3) системи управління документами, включаючи корпоративні (Enterprise-centric Electronic Document Management – EC EDM);
4) системи управління інформацією (Information Portal, Information Management – IM);
5) системи управління потоками робіт (Workflow Management – WFM).
Тактичні переваги впровадження означених систем пов’язані перш за все зі скороченням витрат. Останні доволі легко визначити та виміряти. Виражені в грошовому відношенні переваги можуть бути обліковані на основі підрахунку того, скільки можна прибрати фізичних шаф для збереження документу, кількості площі, яка вивільниться, кількості вільних серверів, що одночасно зберігають багато копій одних і тих же документів.
Експерти підприємства «Siemens Business Services» стверджують, що 30% часу робочих груп витрачаються на пошук і погодження документів; 6% документів безповоротно втрачаються; до 20 разів копіюється кожен внутрішній документ; на 20-25% зростає продуктивність праці персоналу при використанні електронного документообігу; на 80% знижується вартість архівного збереження електронних документів у порівнянні з паперовими [7].
До стратегічних переваг відносяться ті, що пов’язані з покращенням ключових бізнес-процесів підприємства (рис.4.3). Наприклад, зі зростанням прибутку, якщо мова йде про комерційні процеси, або зі зростанням якості роботи, прийняття рішень, обслуговування, якщо говорять про допоміжні процеси.
Рис. 4.3 Стратегічні переваги від впровадження корпоративних інформаційних систем управління документами
(за В.В. Трофимовым [7])
Таким чином, корпоративні технології управління документами на підприємстві підтримують ефективні засоби роботи з інформацією, включаючи автоматизацію процесів, а також можливості спільної роботи людей з документами. В цьому значенні вони є важливою частиною концепції управління знаннями.
Управління знаннями тягне за собою посилення ролі, як інформації, так і експертного досвіду для досягнення чотирьох бізнес-цілей: інновацій, компетентності, ефективності та швидкості реагування.
Інакше кажучи, документи є контейнерами, що містять в собі значну кількість знань організації, і в цілому уособлюють в собі один із самих значних її активів. Однак, тільки управління документами забезпечує ефективне використання знань і досвіду. Документи можуть не тільки надати відповідь на запитання «Що ми знаємо?», але й на запитання «Хто це знає?» [7].
Ефективна система управління документами підприємства легко може бути розширена для того, щоб задовольняти специфічні бізнес побажання її клієнтів.
