Глава 5. Учёт инвентаризации и отражения основных средств в бухгалтерской отчётности

1. Инвентаризация основных средств и отражение её результатов

в учёте

Для обеспечения действительности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию основных средств.

Инвентаризация основных средств – периодическая проверка наличия и состояния объектов основных средств, имеющая целью выявление фактического наличия имущества, сопоставление его с данными бухгалтерского учета.

В соответствии со статьей 12 закона РБ «О бухгалтерском учете и отчетности» порядок проведения инвентаризации (количество инвентаризаций в отчетном году, объекты, сроки их проведения, перечень имущества, проверяемых при каждой из них) определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда ее проведение является обязательным, а именно:

· при передаче имущества государственного унитарного предприятия в аренду, его купле-продаже;

· при реорганизации или ликвидации (упразднении) организаций;

· перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

· при смене руководителя организации и (или) материально-ответственных лиц;

· при выявлении фактов хищения и (или) порчи имущества;

· в случае возникновения непреодолимой силы, то есть чрезвычайных и непредотвратимых при данных условиях обязательств;

· по решению контролирующих, судебных и иных уполномоченных на то органов.

Организации проводят инвентаризацию основанных средств в соответствии с методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств утвержденными письмом Министерства финансов Республики Беларусь от 5.12.1995 г. № 54, а также методическими указаниями по инвентаризации имущества и средств в расчетах сельскохозяйственных предприятий, разработанными Министерством сельского хозяйства и продовольствия Республики Беларусь, Академии аграрных наук Республики Беларусь, Бел НИИ экономики и информации агропромышленного комплекса в 1995 г. Журнал Главный бухгалтер «Сельское хозяйство. 2002. №1. с.21-31.

В соответствии с вышеназванными документами инвентаризацию основных средств организации должны проводить не реже одного раза в год, но не ранее 1 ноября отчетного года, а зданий, сооружений и других недвижимых объектов основных средств один раз в 2-3 года. Капитальные вложения целесообразнее инвентаризировать один раз в год, перед составлением годовых бухгалтерских отчётов и балансов, но не ранее 1 декабря отчётного года.

В целях устранения и минимизации ошибок, связанных с учетом и проведением инвентаризации, необходимо до начала инвентаризации проверить:

1. Наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета. Инвентарные карточки должны быть открыты на каждый инвентарный объект. В организации, имеющей небольшое количество основных средств, пообъектный учет может осуществляться в инвентарной книге. В инвентарных карточках (инвентарной книге) должны быть приведены основные данные по объекту основных средств: срок полезного пользования; способ начисления амортизации; индивидуальная характеристика объекта. Инвентарные карточки составляются в одном экземпляре и хранятся в бухгалтерии.

Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту основных средств, независимо от того, находится он в эксплуатации, в запасе или на консервации присваивается отдельный инвентарный номер. Присвоенный номер должен быть на нем обозначен путем прикрепления металлического жетона, нанесением краской или иным способом.

2. Наличие и состояние технических паспортов или другой технической документации. При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости необходимо проверить наличие правильно оформленных документов на земельные участки, водоемы и другие объекты природных ресурсов.

3. Наличие документов на основные средства, сданные или принятые предприятием (учреждением) в аренду или на хранение. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

Результаты инвентаризации в сельскохозяйственных организациях оформляются следующими инвентаризационными описями: основных средств (ф. № Инв.-1); рабочего скота и продуктивных животных, птицы и пчело-семей (ф. № Инв.-2); незаконченного строительства (ф. № Инв. -7).

Описи составляются в 2 экземплярах: один передается руководителю организации, а второй остается у руководителя внутрихозяйственного подразделения отвечающего за сохранность основных средств.

Комиссия также осуществляет инвентаризацию арендованных основных средств учитываемых на забалансовом счете 001 «Арендованные основные средства».

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствуют или указаны неправильные данные, характеризующие их, комиссия обязана включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Неточности записей по объекту необходимо отразить в протоколе.

Оценка выявленных инвентаризацией неучтенных объектов производится с учетом рыночных цен, а одна определяется по действительному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройка новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и отразить в описи фактическую стоимость объекта.

Одновременно в протоколе рабочая группа должна указать виновные в этом лиц и причины, по которым изменения не получили изменения в учётных регистрах. Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием инвентарного номера, заводского номера предприятия – изготовителя, года выпуска, назначения, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие в организацию одновременно, в инвентаризационных описях записываются по наименованиям с указаниям их количества.

Основные средства, которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения организаций (учреждений) (в дальних рейсах морские и речные суда, железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправленные в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризируются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств проверяются основные средства, находящиеся на ответственном хранении и арендованные.

По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на ответственное хранение или в аренду. Один экземпляр инвентаризационной описи арендованных основных средств высылается преподавателю.

Взрослый продуктивный и рабочий скот заносится в описи в которых указываются: инвентарный номер животного (бирка, тавро), кличка, год рождения, порода, упитанность, живая масса (вес) животного (кроме лошадей и других животных, по которым масса (вес) не указывается и первоначальная стоимость. Порода указывается на основании бонитировки скота.

Крупный рогатый скот, рабочий скот, свиньи (матки и хряки) и особо ценные экземпляры овец и других животных (племенное ядро), пчелосемьи включаются в описи индивидуально. Прочие животные основного стада, учитываемые групповым порядком, включаются в описи по возрастным и половым группам с указанием количества голов и живой массы (веса) по каждой группе.

Описи составляются в двух экземплярах отдельно по фермам, цехам, отделениям, бригадам в разрезе каждой учётной группы и материально ответственных лиц. Один экземпляр описи передаётся рук или главному бухгалтеру организации, а второй – руководителю внутрихозяйственного подразделения. Их подписывают все члены рабочей группы, проводившей инвентаризацию, а также лицо, принявшее основные средства на ответственное хранение, и бухгалтер, подтверждающий точность представленных в описи данных.

Данные инвентаризационных описей сверяют с данными бухгалтерского учёта и выявляют расхождения с учётными данными (излишки, недостача), составляя сличительные ведомости. К ним прилагаются письменные объяснения материального ответственных лиц. На основании объяснений комиссия принимает решения о порядке регулирования разницы между полученными данными инвентаризации и бухгалтерского учёта.

Результаты работы инвентаризационной комиссии оформляются протоколом подлежат отражению в бухгалтерском учёте и отчётности того месяца, в котором она была закончена, а по годовой инвентаризации – в годовом бухгалтерском отчёте.

Выявленные при инвентаризации излишки основных средств в соответствии с решением руководителя оприходуются на баланс организации по рыночной стоимости на дату проведения инвентаризации, в учёте они отражаются бухгалтерской записью:

Дебет счёта 01 «Основные средства»

Кредит счёта 92 «Внереализационные доходы и расходы», субсчёт 1 «Внереализационные доходы».

Недостача или порча основных средств относится за счёт виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них, убытки от недостачи или порчи в соответствии с решением руководителя организации списываются на финансовые результаты.

При отнесении недостачи на виновных лиц, определение размера причинённого вреда осуществляется в соответствии с подп. 8.1. Инстукции о порядке определения размера причинённого государственному имуществу вреда в связи с утратой, повреждением (порчей), недостачей при проведении проверок (ревизий) финансово-хозяйственной деятельности государственных юридических лиц, утверждённой Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь и Министерства экономики Республики Беларусь от 24.03.2003г. № 39169 (с изменениями и дополнениями, внесёнными постановлением вышеназванных органов от 29.03.2004г. № 47185):

1) по первоначальной (восстановительной) стоимости в соответствии с правилами переоценки стоимости основных средств на дату составления акта проверки (ревизии) о взыскании вреда за вычетом фактически произведенных амортизационных отчислений по данному имуществу;

2) в размере 10% первоначальной стоимости с учётом проведённых переоценок и корректировки на коэффициент изменения стоимости на дату составления акта проверки (ревизии), но не ниже ликвидационной стоимости в случае 100%-го начисления амортизационных отчислений.

При проведении инвентаризации драгоценных металлов и драгоценных камней, содержащихся в основных средствах необходимо руководствоваться Инструкцией о порядке использования, учёта и хранения драгоценных металлов и драгоценных камней, утверждённой Постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 15.03.2004г. № 34.

Если нет возможности при проведении инвентаризации, проверить фактическое наличие драгоценных металлов и драгоценных камней их наличие устанавливается по паспортам или другим учётным документам, а их отсутствие – по нормативно-справочной документации или комиссионо.

Вред (за исключением денежных средств) подлежит возмещению в размере, на день вынесения решения и его возмещении, с увеличением (при возмещении в последующие периоды) указанного размера на коэффициент инфляции последнего индекса потребительских цен, установленного Министерством статистики и анализа Республики Беларусь на день вынесения указанного решения. Коэффициент инфляции рассчитывается за период (начисляемых в месяцах), в течении которого лицо, нанёсшее ущерб, обязано было его возместить. Днём вынесения решения о возмещении вреда считается день месяца, в котором был составлен акт проверки (ревизии).

При выявлении фактов хищения, злоупотребления, порчи составляют бухгалтерские проводки:

Дебет счёта 01 «Основные средства», субсчёт 11 «Выбытие основных средств»;

Кредит счёта 01 «Основные средства» – на сумму списания первоначальной (восстановительной) стоимости;

Дебет счёта 02 «Амортизация основных средств», субсчёт 1 «Амортизация собственных основных средств»;

Кредит счёта 01 «Основные средства», субсчёт 11 «Выбытие основных средств» – на сумму списания начисленной амортизации;

Дебет счёта 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей»;

Кредит счёта 01 «Основные средства», субсчёт 11 «Выбытие основных средств» – на сумму остаточной стоимости недостачи объекта основных средств;

Дебет счёта 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям». Субсчёт 2 «Расчёты по возмещению материального ущерба»;

Кредит счётов 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» – отнесена сумма недостачи на материально ответственное лицо по остаточной стоимости недостающих основных средств, 98 «Доходы будущих периодов», субсчёт 4 «Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц и балансовой и рыночной стоимостью, отнесённой на материально ответственное лицо, 68 «Расчёты по налогам и сборам» – сумма начисленного НДС от разницы, учтённой на счёте 98 «Доходы будущих периодов», так как вся сумма недостачи является объектом для исчисления НДС.