Решение. 1. Издается приказ (распоряжение) о проведении официальной встречи и переговоров, в котором указывают

1. Издается приказ (распоряжение) о проведении официальной встречи и переговоров, в котором указывают:

- цель, план (программу) проведения переговоров, количество приглашенных лиц, дату, место и сроки проведения мероприятия;

- список участников со стороны организации;

- лицо (лиц), ответственное за подготовку сметы расходов, организацию официальной встречи и переговоров, отчетности по итогам мероприятия;

- иную необходимую информацию.

Приказ подписывается руководителем организации (иным уполномоченным на это лицом).

Отметим, что план (программа) официального приема и переговоров может быть подготовлен отдельным документом и не отражаться в приказе. Это целесообразно делать в тех случаях, когда планируемые мероприятия могут иметь значительный объем. Утвердить план (программу) должен также генеральный директор организации.

См. образец приказа о проведении официальной встречи и переговоров.

2. Составляется смета представительских расходов.

Такую смету, как правило, составляет сотрудник, который назначен приказом руководителя ответственным за ее подготовку. В смете указываются планируемые представительские мероприятия, размер расходов, необходимых для их обеспечения. Размер расходов определяется на основании приказа, которым утверждены виды и нормы представительских расходов. Смета утверждается руководителем организации. Кроме того, этот документ обычно визируется главным бухгалтером организации.

После утверждения сметы расходов ответственному сотруднику выдаются денежные средства на организацию официальной встречи и переговоров.

См. образец сметы представительских расходов на проведение официальной встречи и переговоров.

3. По итогам официальной встречи и переговоров составляется отчет. Сотрудник, ответственный за его подготовку, назначается приказом руководителя. В отчете должна быть отражена следующая информация о проведенном мероприятии:

- дата, время и место проведения;

- план (программа) переговоров;

- состав участников переговоров (приглашенных лиц и сотрудников организации);

- результаты переговоров;

- сумма расходов, произведенных на организацию и проведение переговоров;

- иная необходимая информация.

Отчет о проведении официальной встречи и переговоров утверждается руководителем организации.

См. образец отчета о проведении официальной встречи и переговоров.

ГЛАВА 22. ОБОСОБЛЕННЫЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ