Документальное оформление кассовых операций

Тема 1: Учет кассовых операций

1.Документальное оформление кассовых операций.

2.Синтетический учет кассовых операций.

3.Ревизия кассы.

4.Порядок расчетов пластиковыми карточками.

Документальное оформление кассовых операций.

Для приёма, хранения и расходования наличных денег организация имеет кассу. Порядок ведения кассовых операций утверждён «Положением о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации»[1].

В соответствии с указанным Положением размер сумм наличных в кассе организации ограничен лимитом, устанавливаемым самой организацией, что должно быть оформлено соответствующим локальным актом

Лимит рассчитывается по состоянию на конец рабочего дня после выведения остатка в кассовой книге. Сверх устанавливаемых сумм наличные деньги могут храниться в кассе не только в дни выплаты заработной платы, пенсий, пособий, стипендий но и в выходные, праздничные дни, если при этом осуществляются кассовые операции. в течении пяти рабочих дней, включая день получения денег в кредитном учреждении. За нарушение правил хранения и выдачи наличных, а также за превышение лимита может устанавливаться штраф в 3-х кратном размере.

Административный штраф за сверхлимитный остаток 4000-5000 рублей на должностных лиц., на юридических лиц - от 40 000 до 50 000 руб в соответствии со статьей 15 КоАП РФ.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объема наличного денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в банк, обеспечения сохранности и сокращения перевозок ценностей. Лимит определяется исходя из среднедневной наличной выручки, полученной за период не менее 92 календарных дней и интервалом между сроками инкассации (сдачи) денежных средств, установленным самой организацией или договором инкассации. Этот период не должен превышать 7 дней, а для организаций, находящихся в населенных пунктах, где банк отсутствует – не более 14 дней.

Пример

Наличная выручка с 24 августа по 31 декабря 2011 г., то есть за 92 раб. дня, составила 10 млн руб. В том числе в период с 15 по 31 декабря - 2 млн руб. Выручка сдается в банк каждые 2 дня.

В данном случае предприятие может в качестве расчетного периода выбрать именно вторую половину декабря. Если делать расчет за все 92 раб. дн., то лимит остатка наличных денег будет равен 217 391,30 руб. (10 млн руб. / 92 раб. дн. х 2 дн.). Из-за сезонного повышения выручки в период с 15 по 31 декабря ежедневный остаток наличной выручки увеличивается, и это надо учесть. Таким образом, утвердить следует лимит в размере 333 333,33 руб. (2 млн руб. / 12 раб. дн. х 2 дн.).

Положение не предусматривает для банка полномочий как либо оспаривать правильность расчета, сделанного предприятием, разумеется, если в его основе лежат цифры, соответствующие реальной выручке, определенной по бухгалтерской отчетности и кассовым документам.

Срок действия установленного таким образом лимита в Положении не указан, но, очевидно, что предприятие должно оперативно отслеживать изменение фактической и предполагаемой выручки в разные периоды. Отметим, что Положение не требует ежегодного или иного пересмотра установленного лимита.

Касса принимает наличные деньги по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или уполномоченным на это лицом. На руки при этом выдается оформленная квитанция.

При получении денег по чеку с расчётного счёта выписывается приходный кассовый ордер. На оборотной стороне корешка чека записывается номер и дата приходного кассового ордера. Чек выписывается в одном экземпляре от руки в соответствии с установленными правилами и действителен в течение 10 дней с момента его выписки.

Выдача наличных денег производится по расходным кассовым ордерам. Основанием для выплаты наличных могут быть платёжные ведомости на заработанную плату, счёта, заявления на выдачу денег и т.д.

Номера унифицированных форм заменены на цифровые коды форм документов, приведенные в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 01193.

Согласно приложению 1 к Постановлению Минздравсоцразвития России от 31.12.2002 N 85 работодатель может заключать письменные договоры о полной индивидуальной или коллективной (бригадной) материальной ответственности с кассиром, контролером, кассиром-контролером (в том числе старшим), а также с другим работником, выполняющим обязанности кассира (контролера).

Документы на выдачу денег обязательно заверяются подписью руководителя. Приходные и расходные кассовые ордера выписываются бухгалтером, ведущим данный участок работы бухгалтерии и обязательно регистрируются в журнале регистрации кассовых операций, где им присваивается соответствующий номер. При завершении операции кассовые ордера гасятся штампом «Получено» или» Оплачено».

Деньги, полученные для выплаты зарплаты должны быть выданы в течении 5-х рабочих дней, включая день получения их в банке. По истечении этого срока на сумму «выдано» из платёжной ведомости выписывается расходный кассовый ордер. На платёжной ведомости при этом ставится штамп «погашено». Если выдана не вся сумма, причитающая к уплате, то против сумм в ведомости, которые не получены, ставят штамп «депонировано». Платёжная ведомость при этом закрывается двумя суммами - «выплачено» и «депонировано». На всю сумму депонированной зарплаты составляется реестр, который хранится в кассе до момента истребования, а наличные сдают в банк. Все операции, связанные с движением наличных, обязательно должны оформляться в кассовой книге. Кассовую книгу ведёт кассир на основании приходных и расходных кассовых ордеров. При ручной форме учета кассовая книга должна быть прошнурована, иметь пронумерованные страницы, на последней странице ставят печать, указывают количество страниц и заверяют подписью руководителя и главного бухгалтера. Записи делают вручную через копировальную бумагу. Листы книги имеют отрывную часть, которую отрывают и подшивают к ним основания – расходные кассовые ордера, заявления, ведомости и т.д. Эти документы служат основанием для отчета кассира.

Лист кассовой книги имеет:

- остаток на начало дня

- приход

- расход

- остаток на конец дня (переносится на начало следующего дня)

Записи в кассовой книге должны выполняться своевременно в хронологическом порядке.

Подчистки и не оговоренные исправления запрещены. Если ошибка все же допущена, то ее лучше исправить сторнировочными записями, на что требуется разрешение главного бухгалтера.

Разрешается вести кассовую книгу в электронном виде.

Записи в кассовую книгу производят сразу после получения или выдачи денег; кассир должен подсчитать итоги операций за день, вывести остаток денег в кассе и передать отчет в бухгалтерию.

Кассовая книга ведется ежедневно с расчетом остатка на конец каждого дня.

На основании кассовых отчетов в течение месяца бухгалтер заполняет учетные регистры: Ведомость №1 по дебету счета 50 и журнал-ордер №1 по кредиту счета 50. В ведомости №1 записывают суммы поступивших в кассу наличных денег, и в ней формируется оборот по дебету счета 50, а в журнал-ордер №1 записывают суммы выданных из кассы наличных денег и в нем формируется оборот по кредитусчета 50 за месяц. Каждая строка ведомости №1 и журнала-ордера №1 формируется по данным одного отчета кассира. Суммы оборотов по дебету и кредиту счета 50 в конце месяца записываются на страницу счета 50 Главной книги, соответственно в графы «Оборот по дебету» - без расшифровки по корреспондирующим счетам и «Оборот по кредиту» - с расшифровкой по корреспондирующим счетам, и после этого записывается сальдо по дебету счета 50 на первое число месяца, следующего за отчетным. Таким образом, в Главной книге содержится перечень остатков по счету 50 за каждый месяц календарного года, аналогично проводятся записи и по другим счетам.

Журнал-ордер № 1