Методы определения служебных функций

Главным инструментом конкретизации стратегии на всех уровнях является определение служебных функций.

Традиционно, служебные функции включают в себя: полномочия - это права и ресурсы, которые даются руководителю подразделения или иному сотруднику для исполнения их функций. Обязанности возникают в отношениях руководства-подчинения как набор задач, подлежащих исполнению. Задачи - те частные подцели, задания, которые входят в обязанности работника. Ответственность - санкции, которые возникают в случае неисполнения задач, обязанностей, функций.

Наиболее распространенный сейчас способ формирования должностных функций - описательный, т. е. сводится к перечню действий работников. Такой способ дает возможность подробно описать заданный круг прав и обязанностей, но у него есть и два серьезных недостатка: 1) такой перечень редко может быть полным, а значит, порождает реакцию работника в отношении того, что «не входит в мои обязанности»; 2) выполнение перечисленных действий совсем не означает их результативность, т. е. все предписанное может делаться, а задачи при этом не решаются.

Недостатки подобного подхода могут быть преодолены посредством перехода от описательного к продуктному методу, когда функция работника, подразделения определяется через требуемый продукт деятельности. Иначе говоря, они должны быть ориентированы на конкретный вклад в решение задач организации как целого. На фирме объявляется нечто вроде внутриорганизационного рынка, на котором каждый обязан производить что-то такое, что найдет спрос у кого-то другого. То есть продуктный подход предполагает понятие " внутреннего клиента ", которому каждое подразделение и его сотрудники должны поставить некоторую услугу как условный товар, рассчитанный на потребности соответствующего "клиента". При этом внутренний клиент может согласиться на предлагаемый "товар", но может и отказаться от него, или потребовать модифицировать его по своему усмотрению, или заказать его другому подразделению и работнику

Начинаться процесс определения функций должен сверху вниз, когда первый руководитель, управленческая команда предлагают подразделениям, работникам свое понимание ожидаемых от них продуктов, результатов их работы, согласовывают с ними "товарную форму", т. е. конкретные признаки таких продуктов, условия, на которых исполнители могут их произвести. Этот процесс возможно начинать и в обратном направлении, снизу вверх, когда работники и подразделения сами формулируют свои функции в продуктом выражении и затем предлагают их потенциальным внутренним клиентам и, если таковых находят, согласовывают с ними содержание и "товарную форму" своего продукта-функции. Однако обратное движение часто приводит к повторному пересмотру функций, поскольку первый руководитель не всегда принимает доходящие до него по цепочке формулировки функций.

Главное, что дает такой метод определения должностных функций, — последовательность в постановке и передаче общеорганизационных целей на все уровни организационной иерархии, а также по горизонтали, т. е. между взаимосвязанными подразделениями и работниками. Одновременно, таким образом, достигается максимальное сближение, состыковка целей и действий работников и подразделений с целями организации и ее руководителей. Сформированные этим методом служебные функции могут быть встроены в тексты положений о подразделениях, должностных инструкций, контрактов с работниками.