Процедуры определения служебных функций

1. Объяснить руководителям, управленческой команде - обязательно в присутствии главы компании - разницу между двумя подходами определения служебных функций: описательным (через перечень действий) и продуктным. Можно предложить сопоставить приведенные выше примеры со службой рекламы, торговой базой и др. Сделать особый упор на рассеивании целей в организации как опасной оргпатологии и представть предлагаемую здесь методику определения служебных функций как мощный управленческий ресурс по согласованию целей подразделений и сотрудников с общефирменными целями.

2. Если консультанту удалось убедить первого руководителя, начать можно практическую работу с какого-то подразделения, которое они считают наиболее проблемным. Следует предложить сначала главе компании, руководителю этого подразделения, еще кому-нибудь из руководителей вопросник. Вопросник они могут заполнить сами, но лучше всего консультанту брать на себя заполнение этого вопросника со слов соответствующих респондентов. Вопросы в вопроснике следующие.

1). Как Вы определите основной вклад данного подразделения в успех организации в целом?

2). Что данное подразделение делает в организации та-кое, чего не делает здесь никто? В чем это выражается?

3). Каков главный результат работы руководителя данного подразделения? 4). Когда выполнение его функций будет считаться самым эффективным? 5). Какой продукт работы данного подразделения руководство вашей организации согласно "купить"? (Краткое название, в каком виде он должен быть представлен.)

6). Кто персонально должен быть основным "покупателем" такого продукта, производимого данным под-разделением?

7). Что потеряла бы ваша организация, если бы данного подразделения у нее не было?

8). По каким параметрам руководство фирмы оценивает главные результаты работы данного подразделения? - Пожалуйста, перечислите эти параметры. - Пронумеруйте их по приоритетности.

3. Далее следует обработать ответы на эти вопросы, выбрав из них лучшие варианты. Затем пригласить главу компании, руководителя, а также некоторых сотрудников соответствующего подразделения и руководителей смежных подразделений на групповую работу по определению служебных функций данного подразделения. Распространить среди участников работы листки с лучшими формулировками функций, предложить каждому написать свою редакцию функций руководителей данного подразделения в течение 10-15 минут. Затем по очереди каждый назовет свои версии – надо нанести их на флип-чарт. Пусть они отметят на флип-чарте палочками слева наиболее предпочтительные варианты формулировок. Последнее слово следует оставить за главой компании, поскольку его личные риски здесь наибольшие.

4. Разложить эту функцию по внутренним клиентам: что именно данное подразделение должно выполнять для других служб. Естественно, глава компании будет первым из них. Затем следует предложить руководителю подразделения, функции которого сейчас определяются, сформулировать свои требования к другим подразделениям и руководителям, опять же начиная с генерального директора.

Работу над служебными функциями правильнее всего начинать после завершения основных работ по стратегии, когда нам и руководителю становится понятно, какие цели и приоритеты передавать подразделениям и сотрудникам. Где только можно пытайтесь предлагать формулировки функций через конкурентные преимущества.