Основные вопросы темы. 1. Документооборот: объем, этапы, структура, основные факторы роста

1. Документооборот: объем, этапы, структура, основные факторы роста.

2. Прием документов и их предварительное рассмотрение.

3. Передача документа исполнителям.

1. Документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки.

Объем документооборота – количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период.

Этапы документооборота:

• первичная обработка документов, поступающих в организацию;

• предварительное рассмотрение документов;

• регистрация, рассмотрение руководством и передача документов на исполнение;

• исполнение документов;

• обработка исполненных и отправляемых документов.

Движение документов отражает организационную структуру аппарата управления и распределение обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование документооборота связано с совершенствованием самой структуры управления и не может рассматриваться изолированно.

Рациональная система документооборота должна соответствовать следующим принципам:

• исключать или ограничивать возвратное движение документов;

• обеспечивать однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;

• обусловливать нахождение документа у конкретного должностного лица необходимостью обработки документа;

• предусматривать параллельное выполнение различных операций с документом для сокращения времени его движения и оперативности его исполнения;

• обеспечивать передачу в службу ДОУ учетно-информационных сведений о ходе движения и исполнения документов без возвратного движения самих документов;

• предусматривать все возможные варианты движения документов.

Основные управляемые параметры документопотока:

• содержание или функциональная принадлежность;

• структура потока;

• направление потока и его объем.

Согласно Правилам делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (2009) в их документообороте выделяются документопотоки:

- поступающая документация (входящая);

- отправляемая документация (исходящая);

- внутренняя документация.

Содержание документопотока характеризуется составом документов, входящих в него, и составом информации, закрепленной в этих документах.

Структура документопотока описывается признаками, в соответствии с которыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация, построена система научно-справочного аппарата к документам организации.

Режим документопотока – состояние, соответствующее цикличным изменениям, связанным с внутренним ритмом работы организации. Направление документопотока – специфика движения документов, зависящая от содержания конкретного технологического звена обработки документов.

Основные факторы роста объема документооборота:

• создание новых организаций, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска продукции;

• рост научных кадров, рост народонаселения и повышение его активности;

• внедрение технических средств;

• возрастание объемов использования документной информации.

Учет и анализ документооборота. Учет объемов документооборота ведется в целях совершенствования организации работы с документами и расчета оптимальной численности работников, занятых в делопроизводстве.

Анализ объемов документооборота, структуры документопотоков и содержания документов, поступающих в организацию и создаваемых ею, ведется в целях рационального распределения документопотоков, повышения исполнительской дисциплины, качества и эффективности принимаемых решений.

Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой ДОУ и представляются руководителю организации в установленном порядке в виде справок (сводок, отчетов) статистического и аналитического характера.

Учет количества документов проводится по регистрационным данным в местах регистрации документов.

За единицу учета количества документов принимается экземпляр документа (подлинник или копия, если это единственный экземпляр документа). Экземпляры документа, получаемые в результате копирования или тиражирования документа, в объеме документооборота не учитываются.

Учет копируемых и тиражируемых документов может вестись отдельно по учетным данным копировально-множительного бюро для определения загрузки технических средств, расчета потребности в новом оборудовании, нормирования труда персонала копировально- множительного бюро и определения численности персонала.

При учете исходящих документов сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы принимаются за один документ.

2. Служба ДОУ принимает к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений).

Технология получения документа зависит от вида доставки документа. Так, при получении факсограммы необходимо убедиться в целостности принятого текста. Документ, полученный по электронной почте, требует распечатки и уведомления отправителя о получении сообщения.

В зависимости от особенности доставки получение документов удостоверяет (фиксирует) разносная книга, журнал или квитанции о приеме документов.

В процессе экспедиционной обработки документов, поступивших в организацию (входящих документов), на них проставляется регистрационный штамп. На документах, подлежащих хранению в службе ДОУ, ставится дополнительная отметка: «Подлежит возврату в службу ДОУ». То же с соответствующей пометкой осуществляется при повторном поступлении документов. Экспедиционная обработка входящих документов должна проводиться в день их поступления или в первый рабочий день при поступлении корреспонденции в нерабочие дни.

Документы, поступившие в организацию в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время – на следующий рабочий день. При обнаружении отсутствия документов или приложений к ним составляется акт в трех экземплярах (один акт остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа). Необходимо сохранять конверт, в котором поступил документ, в случаях, если только по конверту может быть установлен адрес отправителя и дата поступления.

Документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно.

Предварительное рассмотрение документов в службе ДОУ – второй этап прохождения входящих документов, в процессе которого обеспечивается оперативное получение документов исполнителями и формирование полноценного научно-справочного аппарата. Основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Работники службы ДОУ устанавливают компетенцию и ответственность, необходимые для решения поставленных в документе вопросов; затем отбирают те из них, к рассмотрению и определению порядка которых необходимо привлечь руководителя организации. Документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные структурные подразделения, передаются по назначению без рассмотрения руководителем.

На рассмотрение руководителя организации передаются документы, адресованные ему лично, а также документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации.

Рассмотренные руководителем документы подлежат возвращению в службу ДОУ, где в регистрационную форму переносится резолюция руководителя организации, выражающая принятое им решение (управленческое) по данному документу.

После заполнения регистрационной формы документы передаются в структурные подразделения организации.

Согласно методическим рекомендациям по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю федерального органа исполнительной власти или заместителям руководителя в соответствии с установленным в федеральном органе исполнительной власти распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.

3. Основные требования к исполнению документов:

• документы передаются исполнителю (с ведома руководителя структурного подразделения) в день регистрации;

• если на документе не указана дата исполнения или она не установлена действующим законодательством и организационно- распорядительными документами организации, то исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля и сообщает их службе ДОУ;

• при решении вопросов без составления ответного документа (по телефону или лично) исполнитель делает соответствующую отметку на исполненном документе;

• если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа, который согласовывается с руководителем, заинтересованными структурными подразделениями и организациями;

▪ все исполнители в равной степени ответственны за своевременное и качественное исполнение документа и представление ответственному исполнителю в установленные сроки необходимых материалов.