Основные вопросы темы. 1. Порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов

1. Порядок регистрации входящих, исходящих и внутренних документов. Регистрация иностранной корреспонденции.

2. Регистрационный индекс. Отправка корреспонденции.

3. Регистрация документов как основа построения информационно- поисковых систем.

1. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Регистрация придает документу юридическую силу. На основе регистрационных данных строятся учет документов, поиск и контроль исполнения.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно- распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.).

Регистрируются входящие, исходящие и внутренние.

Служба ДОУ регистрирует не все документы. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на эти документы ставится лишь дата поступления. Служба разрабатывает перечень документов, регистрируемых в структурных подразделениях (чаще всего помещается в приложении к инструкции по делопроизводству).

Регистрация документа должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другое он не регистрируется повторно. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

В инструкции по делопроизводству федерального органа исполнительной власти рекомендуется определить:

- место и способ регистрации документов, поступающих в федеральный орган исполнительной власти (если в федеральном органе исполнительной власти применяется так называемая смешанная форма организации делопроизводства, должно быть определено, какие документы регистрируются в службе делопроизводства, какие – в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти);

- сроки регистрации поступающих документов (в день поступления, на следующий рабочий день (в случае поступления документа в нерабочее время), незамедлительно (с отметками «Срочно», «Оперативно» и др.), в течение трех дней (обращения граждан) и др.;

- структуру регистрационного номера входящего документа и используемые для этого классификаторы (классификатор структурных подразделений, номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, классификатор должностных лиц, классификатор видов документов и др.);

- перечень сведений о документе, включаемых в систему электронного документооборота федерального органа исполнительной власти;

- порядок сканирования документов, поступивших в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, и порядок включения электронных образов документов и электронных документов в систему электронного документооборота;

- передачу документов на регистрацию только после их предварительного рассмотрения;

- регистрацию документов независимо от способа их доставки;

- регистрацию документов в пределах выделенных в федеральном органе исполнительной власти документопотоков. Например, в качестве отдельных регистрируемых массивов документов могут быть выделены: документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти из вышестоящих органов власти, из территориальных органов федерального органа исполнительной власти, обращения граждан, документы, поступившие от зарубежных корреспондентов и др.;

- проставление на поступающих документах на бумажном носителе, подлежащих регистрации, в нижнем правом углу первого листа документа отметки о поступлении с указанием даты поступления и входящего регистрационного номера документа;

- внесение соответствующих сведений о поступающем электронном документе в заводимую в системе электронного документооборота регистрационную электронную карточку документа;

- разработку в целях регистрации и учета документов в федеральном органе исполнительной власти классификаторов (справочников) структурных подразделений, видов документов; должностных лиц, корреспондентов, предметно-тематический (вопросов деятельности), указаний по исполнению документа, исполнителей, результатов исполнения документов и др.

Для отправляемых документов рекомендуется определить место, способ, сроки регистрации. При этом, учитывается, что:

- документы, подписанные руководителем (заместителем руководителя) федерального органа исполнительной власти передаются на регистрацию в службу ДОУ (документы, подписанные руководителями структурных подразделений федерального органа исполнительной власти, могут регистрироваться в структурных подразделениях и передаваться на отправку в службу ДОУ федерального органа исполнительной власти);

- служба ДОУ осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки; неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю;

- регистрация отправляемых документов осуществляется в день их подписания (утверждения) или на следующий рабочий день;

- сведения о регистрируемых документах вносятся в базы данных федерального органа исполнительной власти, используемые для учета, поиска, хранения и использования документов;

- регистрационный номер документа и дата регистрации проставляются на подлиннике документа в реквизитах бланка и на копии, остающейся в деле организации; - копия документа с визами и приложениями в соответствии с номенклатурой дел подшивается в дело (входящий документ передается на хранение в дело вместе с документом-ответом), копия исходящего документа заверяется отметкой «Верно» (может проставляться с помощью штампа) и росписью работника, ответственного за отправку исходящей корреспонденции;

- регистрация исходящих документов ведется в соответствии с выделяемыми документопотоками.

Организации необходимо установить структуру регистрационного номера исходящего документа и используемые для регистрации классификаторы.

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления соответствует прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения – поступающих документов.

В инструкции по делопроизводству федерального орагана исполнительной власти рекомендуется предусмотреть:

- процедуру прохождения проектов приказов федерального органа исполнительной власти по основной деятельности и по личному составу, основные инстанции визирования приказов, место регистрации приказов, порядок регистрации и место хранения подлинников приказов, порядок рассылки копий приказов в структурные подразделения, заинтересованным лицам, территориальным органам федеральных органов исполнительной власти в субъектах Российской Федерации, другим организациям;

- организацию протокольной работы (сроки подготовки протоколов заседаний и совещаний, место регистрации протоколов, порядок регистрации протоколов, место хранения подлинников протоколов, способ доведения принятых решений до сведения заинтересованных лиц и исполнителей);

- процедуру прохождения гражданско-правовых договоров, место и способ их регистрации, место хранения подлинников договоров;

- место и способ регистрации внутренних информационно- справочных документов (докладных, служебных, аналитических записок, справок и др.), порядок передачи документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти;

- передачу документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти через службу ДОУ.

В точном соответствии с действующими стандартами и правилами организация должна предусмотреть и отразить в инструкции по делопроизводству: порядок обработки поступающей иностранной корреспонденции; структурное подразделение, обеспечивающее подготовку аннотации на поступившие документы и регистрацию документов; порядок передачи документов, поступивших на имя руководителя федерального органа исполнительной власти, его заместителей, в адрес структурных подразделений; место хранения подлинников документов, поступивших от зарубежных корреспондентов и порядок их хранения; порядок прохождения документов, отправляемых в адрес иностранных организаций и граждан, место регистрации и особенности регистрации таких документов, количество экземпляров документа, язык документа, особенности оформления документов.

2. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает:

• порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов;

• индекс по номенклатуре дел.

Пример регистрационного индекса: 51/03–14, где 51 – порядковый регистрационный номер; 03–14 – индекс дела по номенклатуре дел (03 – индекс структурного подразделения, в котором исполнен или составлен документ, 14 – порядковый номер дела в соответствующем разделе номенклатуры).

В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.

Возможно использование собственной системы буквенных индексов, например индекса л/с – по личному составу.

Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные индексы (номера) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 112, протокол № 1, акт № 3.

Регистрационные индексы присваиваются входящим и внутренним документам в пределах календарного года.

Отправку исходящих документов производит экспедиция федерального органа исполнительной власти. Экспедиция проверяет правильность оформления исходящих документов, производит сортировку документов по способу доставки корреспонденции адресату (простая, заказная, международная и др.).

Неправильно оформленные документы и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются и возвращаются в подразделение.

Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день. Срочная корреспонденция отправляется в первую очередь. Документы, предназначенные для отправки дипломатической почтой, передаются в подразделение, отвечающее за работу с документами, содержащими государственную тайну.

Документы, подписанные руководителем или заместителями руководителя федерального органа исполнительной власти, направляемые в Администрацию Президента Российской Федерации, Правительство Российской Федерации, Аппарат Правительства Российской Федерации, Совет Федерации и Государственную Думу, Совет Безопасности Российской Федерации, Счетную палату Российской Федерации (далее – высшие органы государственной власти), отправляются фельдъегерской связью или по системам межведомственного электронного документооборота.

Решение о способе доставки документа другим адресатам, а также о необходимости досылки адресату подлинника документа на бумажном носителе в случае отправки документа по факсимильной связи или электронной почте принимает подразделение – исполнитель. Отправляемая по почте корреспонденция проходит упаковку, адресование (при направлении документа более чем в 4 адреса – в соответствии с указателем рассылки, который составляется исполнителем документа), проставление стоимости почтовых услуг и передачу на отправку в местное отделение связи.

Документы, направляемые почтовой связью в один адрес, вкладываются в один конверт. На заказную корреспонденцию, на корреспонденцию, направляемую в адрес иностранных организаций, на документы с пометкой «Для служебного пользования» составляется реестр, который затем возвращается в экспедицию с распиской работников почтового отделения связи, курьера или иного лица, обеспечивающего отправку документов.

С помощью средств электросвязи осуществляется передача телеграмм, (телетайпограмм, телексов), факсограмм, телефонограмм, электронных сообщений, передаваемых по системе межведомственного (ведомственного) электронного документооборота. Документы, предназначенные для отправки по факсимильной связи, передаются в службу ДОУ с указанием номера телефона-факса адресата.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 221; документов, предназначенных для отправки телеграфной связью, – в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. № 222.

3. Для регистрации документов используются регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки. Выбор регистрационной формы зависит от объема регистрируемых массивов документов.

Журнальная форма применяется при небольшом количестве регистрируемых документов. В организациях используются несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, некоторых видов документов. Ведение регистрационных журналов целесообразно для документов, в состав индекса которых входит только порядковый номер. Современные средства оргтехники позволяют вести журнал на отдельных листах-бланках с одновременным вводом информации в компьютер.

Регистрационно-контрольные карточки позволяют вести оперативную информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. Карточки печатаются в нескольких экземплярах, что позволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.д.) и контрольную картотеку. Контрольно-справочные картотеки делятся на две части: по неисполненным и исполненным документам. Первая часть картотеки предназначена для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и выполняет контрольную функцию. Карточки располагаются по фамилиям исполнителей, названиям структурных подразделений, корреспондентам, срокам исполнения документов. По мере исполнения карточки перемещаются из первой части картотеки во вторую, в соответствующие разделы и рубрики.

Назначение второй части картотеки – поиск уже исполненных документов. Форма систематизации карточек: по вопросам, корреспондентам, номенклатуре дел.

Формы регистрационного журнала и карточки не регламентируются, т.е. порядок расположения их реквизитов определяется службой ДОУ. Комплекс регистрационных журналов и регистрационно- контрольных карточек составляет информационно-поисковую систему организации.

Автоматизированный информационно-поисковый массив ведется в соответствии с применяемым в местах регистрации документов про- граммным обеспечением. Состав показателей, которые должны быть введены в информационно-справочную систему, и правила заполнения показателей нормативно закреплены в ГСДОУ.