2015-04-12
7737
1. Правила и сроки хранения документов в структурных подразделениях, организации.
2. Формирование документов в дело.
3. Номенклатура дел.
1. В процессе документирования в структурных подразделениях обычно накапливается значительный комплекс документов (как исполненных, так и находящихся на исполнении).
Временное хранение документов в структурных подразделениях называется оперативным хранением. Оперативному хранению подлежат все виды и разновидности документов и их копии, которые необходимы в текущей работе.
Виды оперативного хранения:
- хранение документов в процессе их исполнения;
- хранение исполненных документов.
Другими словами, под оперативным хранением понимается процесс, осуществляемый в течение практического использования документов до проведения экспертизы ценности и передачи документов на архивное хранение.
В последнее время наряду с хранением документов (на бумаге), сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Создание таких хранилищ позволяет упростить использование документов в текущей деятельности, так как работу с документом могут производить несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд. Из этого можно сделать вывод, что использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей.
|
|
|
Получили распространение электронные хранилища документов на базе программных продуктов "Microsoft SharePoint Portal Server" или "1C-Битрикс: Корпоративный портал".
Правила хранения документов на различных материальных носителях предусматривают различные режимы и порядок хранения, обеспечивающие сохранность информации и ее оптимальную группировку. Порядок хранения документов определяется правилами и инструкциями государственной архивной службы, государственными стандартами, организационно-распорядительными документами учреждения.
Основные требования к хранению документов в структурных подразделениях:
• документы во время исполнения должны храниться у исполнителя в специальных папках;
• хранение исполненных документов осуществляется в систематизированном виде в папках или обложках для дел с оформлением титульного листа и проставлением индекса дела по номенклатуре;
• документы хранятся в специальных шкафах или на специально оборудованных полках в порядке их регистрационных номеров; • особо важные документы, в том числе документы конфиденциального характера хранятся в запираемых шкафах или несгораемых сейфах.
Сроки хранения документов:
|
|
|
• преимущественно в пределах одного делопроизводственного года (например, с 1 января по 31 декабря 2012 г.);
• документы длительного срока хранения (уставы, положения, планы и др.) хранятся в структурном подразделении до их замены новыми (до истечения срока действия). Такие документы называются переходящими.
Некоторые структурные подразделения (отделы кадров, бухгалтерия, конструкторские, проектные подразделения и т.д.) имеют право долговременного хранения документов.
К таким документам относятся, например, документы по личному составу, должностные инструкции, лицевые счета, образцы подписей материально ответственных лиц и т.д.
2. Дело – совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Основания для группировки документов в деле:
• по номинальному признаку – название видов и разновидностей документов (приказы, протоколы, справки и т.д.);
• по предметно-вопросному признаку – содержание документов;
• по авторскому признаку – принадлежность документов одному автору;
• по корреспондентскому признаку – отправка документов конкретному лицу или организации;
• по географическому признаку – отправка документов в конкретный регион;
• по хронологическому признаку – принадлежность комплекса документов к определенному периоду.
Дело формируется в соответствии с номенклатурой организации. В дело помещаются документы, своей содержательной частью соответствующие заголовку дела.
Требования к формированию дел:
• документы постоянного и временного сроков хранения группируются раздельно;
• подлинники отделяются от копий;
• годовые планы и отчеты – от квартальных и месячных, утвержденные документы – от их проектов;
• в дело включается по одному экземпляру каждого документа.
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов.
В дело группируются документы одного делопроизводственного (в большинстве случаев совпадает с календарным) года, кроме переходящих документов.
Правила устанавливают объем дела: не более 250 листов при толщине не более 4 см.
Документы, помещенные в дело, должны иметь подписи (копии – заверительную надпись), дату, индекс, отметку «В дело».
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяются к документам, к которым они относятся.
Документы в деле располагаются в определенном порядке: основ- ной документ и относящиеся к нему приложения, а затем по хронологии – документы, возникающие по мере решения вопроса.
Существуют определенные правила группировки документов по видам и хронологии (см.: Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. М., 1993). Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документа- ми, представляют собой приложения к ним и группируются вместе с указанными документами.
3. Номенклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел используется для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и поиска документов. Она является основой для составления описей дел постоянного и временного 93(свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел является основой формирования документального фонда федерального органа исполнительной власти.
В номенклатуру дел включаются все документы организации, за исключением технической документации и печатных изданий. Требования к номенклатуре дел содержат ГСДОУ, основные правила работы ведомственных архивов, перечни документов с указанием сроков хранения.
|
|
|
Реквизиты номенклатуры дел: наименование организации, наименование вида документа, дата, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования.
Графы таблицы номенклатуры дел: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей), номер статьи по перечню и срок хранения дел, примечания.
Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры. Названия разделов – наименования структурных подразделений (для организаций без структуры – направлений деятельности).
Требования к заголовкам дел:
• точное соответствие смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
• краткость, четкость формулировки;
• не допускаются заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п.
Состав заголовка дела:
• наименование вида или разновидности документов;
• название организации или его структурного подразделения;
• адресат или корреспондент документа;
• краткое содержание документов дела;
• название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
• даты (период), к которым относятся документы дела;
• указание на копийность документов дела.
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, относятся к «переходящим» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом. В номенклатуру дел также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.
В каждом разделе номенклатуры дел оставляются резервные номера, которые могут быть затем присвоены делам, не предусмотренным номенклатурой.
Номенклатура дел утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
По окончании делопроизводственного (календарного) года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве заведенных дел отдельно постоянного и временного сроков хранения.
|
|
|
