Основные вопросы темы. 1. Документационное обеспечение как функция управления

1. Документационное обеспечение как функция управления.

3. Стандарты электронного правительства и межведомственного документооборота.

4. Государственная архивная служба и документационное обеспечение управления.

1. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

Основная цель документационного обеспечения управления (ДОУ): упорядочение документооборота организации, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, анализа информации, совершенствование работы аппарата управления.

Причина замены термина «делопроизводство» термином «документационное обеспечение управления» – изменение организационно- технической основы делопроизводства и методологических подходов к его совершенствованию, базирующееся на внедрении средств вычислительной техники и современных информационных технологий создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и использования информации в управлении.

В настоящее время документационное обеспечение управления понимается как симбиоз требований документоведения и кибернетических моделей процесса управления с учетом современных информационных технологий в условиях, когда видоизменяются все компоненты – управляющая часть, управляемый объект, обратная связь, вход, выход и внешние воздействия.

Непосредственная цель государственного управления деловой документацией – обеспечение эффективной информационной поддержки задач политического, научного и социально-экономического развития страны.

Задачи Государственной системы документационного обеспечения (ГСДОУ):

• упорядочение организационной структуры управления документационным обеспечением в ведомствах и организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организация технологического процесса создания и обработки документации, обеспечение эффективных условий труда работников сферы ДОУ;

• включение различных аспектов правового регулирования работы с документами, обеспечивающие как правовую защиту труда работников сферы ДОУ, так и нормативную базу самого процесса документационного обеспечения, начиная с создания документов и до сдачи их в архив;

• разрешение проблем автоматизации межведомственного документооборота.

Являясь государственной по существу, система ориентирована и на применение в негосударственных структурах во всех своих аспектах.

ГСДОУ – система взаимосвязанных многоаспектных, крупных подсистем. К ним относятся: документационное обеспечение ДОУ; нормативная база; документирование управленческой деятельности; организация работы с документами, техническое обеспечение ДОУ.

2. Электронное правительство – система государственного управления, основанная на автоматизации всей совокупности управленческих процессов в масштабах страны и служащая цели существенного повышения эффективности государственного управления и снижения издержек социальных коммуникаций для каждого члена общества. Создание электронного правительства предполагает построение общегосударственной распределенной системы общественного управления, реализующей с помощью сетевых компьютерных технологий и сопутствующих программных средств решение всех задач, связанных с управлением документами и процессами их обработки. Программа создания электронного правительства в значительной степени представляет собой решение задачи по организации юридически значимого документооборота. Это особый комплекс организационно-технических средств взаимодействия государства с гражданами (система отношений G2C, Government-to-Citizen), бизнесом (G2B, Government-to-Business), государственными служащими (G2E, Government-to-Employees) и отдельными органами власти (G2G, Government-to- Government).

В январе 2002 г. Постановлением Правительства Российской Феде- рации была утверждена федеральная целевая программа «Электронная Россия (2002-2010 гг.)», реализация которой позволила сформировать необходимые предпосылки для внедрения информационных технологий на качественно новом уровне.

В рамках «Электронной России» проводится полная ревизия и изменение нормативной правовой базы, регулирующей сферу информационных технологий. Приоритеты: эффективная защита авторских прав, принятие законов об электронной коммерции и электронном документообороте, регламентация доступа к общегосударственным информационным ресурсам.

В настоящий момент Правительство РФ проводит мероприятия, направленные на построение инфраструктуры электронного правительства России и реализацию Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства.

Инфраструктура электронного правительства создается на унифицированной технологической платформе путем объединения в единой телекоммуникационной инфраструктуре важных функциональных элементов – информационных систем федеральных органов исполнительной власти, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, а также элементов инфраструктуры общественного доступа – центров доступа в общественных приемных, библиотеках, ведомственных и региональных центров телефонного обслуживания, сайтов государственных органов в Интернете, региональных многофункциональных центров оказания услуг. Кроме оказания услуг гражданам и организациям в основные задачи электронного правительства входит построение информационно-аналитических систем для повышения эффективности государственного управления, мониторинга социально- экономического развития, управления ходом выполнения приоритетных национальных задач (условное название – ГАС «Управление»).

По состоянию на 1 июля 2010 г. в России уже есть два региона с внедренной системой электронного правительства – Республика Татарстан и Свердловская область. Ведется работа по внедрению систем еще в нескольких регионах.

3. В соответствии с действующим положением о Федеральной архивной службе России одна из главных задач Росархива – координация деятельности федеральных органов государственной власти в области делопроизводства и развитие совместно с этими органами государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации (см.: Собрание актов Президента и Правительства Российской Федерации. 1994. № 12. Ст. 5. С. 878).

Для реализации этой задачи Росархив осуществляет организационно- методическое руководство и контроль за делопроизводственной документацией федеральных органов государственной власти, разработку и утверждение обязательных для исполнения нормативно-методических документов по организации документов в делопроизводстве (там же. Ст.7).

Федеральная архивная служба призвана осуществлять государственное управление документацией в Российской Федерации, включая координацию деятельности государственных органов управления, взаимодействие с органами управления субъектов Российской Федерации, с общественными объединениями, с субъектами хозяйственной деятельности.

Росархив формирует государственную политику в области управления документацией на основе принципа создания условий для обеспечения свободного и всеобщего доступа к документам, за исключением тех, доступ к которым ограничен законом.

В настоящее время существует потребность в расширении полномочий архивных органов в области документационного обеспечения управления.