Основные вопросы темы. 1. Подготовка дел к сдаче в архив

1. Подготовка дел к сдаче в архив.

2. Документальный фонд организации. Право собственности на документы организации.

3. Архивный фонд Российской Федерации.

1. Завершенные делопроизводством дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть подготовлены к передаче в архив организации или ведомственный архив.

Процедуры предархивной подготовки дел: оформление и описание дел.

Дела постоянного хранения подлежат полному оформлению, дела временного хранения – частичному.

Полное оформление дела включает:

• перегруппировку документов дела в хронологической последовательности с января по декабрь;

• нумерацию листов в деле черным графитным карандашом в верхнем правом углу арабскими цифрами;

• составление внутренней описи документов для отдельных категорий дел;

• составление заверительной надписи дел;

• подшивку дела в твердую обложку (металлические зажимы не допускаются, скрепки и скобки должны быть по возможности удалены);

• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия структурного подразделения, если оно менялось, делопроизводственного индекса, заголовка дела, даты и др.

Реквизиты обложки дела: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, части, заголовок дела, аннотация к документам дела, дата, количество листов, срок хранения дела.

С целью систематизации и закрепления перечня заголовков дел внутри фонда составляется опись дел. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в архив организации (ведомственный архив), второй – прилагается в качестве основания к протоколу заседания ЭК, третий – остается в качестве контрольного экземпляра в службе ДОУ.

В архив федерального органа исполнительной власти передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дел по личному составу; передача документов в архив федерального органа исполнительной власти производится по утвержденным описям дел.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором документы были помещены в дело на хранение.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаче в архив федерального органа исполнительной власти, как правило, не подлежат (они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке).

Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти осуществляется по графику, составленному архивом и согласованному с руководителями структурных подразделений и Службой делопроизводства.

Прием дел производится работником архива федерального органа исполнительной власти в присутствии работника структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описи дел отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива федерального органа исполнительной власти и лица, передавшего дела).

Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив сотрудниками структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).

При ликвидации или реорганизации структурного подразделения федерального органа исполнительной власти, лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив федерального органа исполнительной власти, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

2. Для различения комплексов документов организаций применяются понятия «архивный фонд» и «документальный фонд».

Документальный фонд – совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица. Все документы, как находящиеся в текущем делопроизводстве, так и сданные в архив на хранение, составляют документальный фонд организации. Документы же, прошедшие экспертизу ценности и переданные в архив (как правило, 102структурное подразделение организации, осуществляющее прием и хранение архивных документов), составляют архивный фонд.

Архивный фонд – совокупность архивных документов, исторически и логически связанных между собой.

Документальный фонд федерального органа исполнительной власти составляют документы, созданные в федеральном органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами.

В соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 7 июля 1993 г. юридическим и физическим лицам гарантируется право на создание своих архивов. Архивные фонды государственных и муниципальных организаций – государственная собственность Российской Федерации.

В последние годы в связи с изменениями в отношениях собственности появились архивные фонды и архивные документы, являющиеся собственностью негосударственных юридических лиц, собственностью физических лиц. Расширение числа организаций – собственников документов породило проблемы регулирования государственными архивными учреждениями документационного обеспечения в этих организациях, сохранности и передачи на государственное хранение ценных документов, отложившихся в деятельности негосударственных организаций.

Компромисс найден по одной из проблем: взаимодействие государственных архивов с современными негосударственными организациями предполагается осуществлять на договорной основе. В договоре закрепляются обязательства сторон: порядок, состав, сроки передачи документов на постоянное или депозитарное хранение и т.д.

Депозитарное хранение документов – хранение в архиве или ином хранилище архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим физическим или юридическим лицом – собственником документов, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы.

Совокупность подобных фондов стала именоваться негосударственной частью Архивного фонда Российской Федерации.

Однако в полном объеме проблема далека от окончательного решения. Специалисты предлагают наделить государственные архивные органы правом лицензирования профессиональной деятельности в сфере управления документацией, выдвинуто предложение о создании Межведомственной комиссии по ДОУ при Росархиве, в состав которой могли бы войти представители коммерческих организаций, а также независимые эксперты.

3. Архивный фонд Российской Федерации – совокупность документов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, отражающих материальную и духовную жизнь народов страны и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации.

Государственную часть Архивного фонда составляют архивные документы, являющиеся федеральной собственностью, собственностью территориальных образований в составе Российской Федерации, Москвы и Санкт-Петербурга, муниципальной собственностью.

Если организация определена Государственной архивной службой Российской Федерации в качестве источника комплектования государственного архива, то комплексы ее документов принимаются в установленном порядке на государственное хранение. Таким образом, иерархия комплексов документов восходит от уровня конкретной организации до общегосударственного уровня, что обеспечивает непрерывное пополнение Архивного фонда Российской Федерации и управление этим процессом. Уже на этапе документационного обеспечения управления состав- ленные, оформленные и включенные в информационно-справочную систему документы становятся информационным ресурсом общества.