Основные вопросы темы. 1. Экспертиза ценности документов как элемент управления документацией

1. Экспертиза ценности документов как элемент управления документацией.

2. Экспертная комиссия: статус, состав, функции.

3. Оформление результатов экспертизы ценности документов.

1. Экспертиза ценности документов – отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Фактически оценка документов происходит на всех этапах документационного обеспечения управления, воздействуя на форму документа, порядок его передачи исполнителям, установление системы регистрации, контроль за исполнением документов. Ценность документа определяет его место (ранг) в системе ДОУ. Ценность документов различна: от ценности чисто оперативной, практической и до ценности материальной, культурной, исторической. Это определяет сложность и громоздкость системы определения сроков хранения документов.

Экспертиза ценности документов осуществляется на основе общих критериев оценки происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Критерии оценки происхождения: роль и место организации, деятеля науки, культуры, политики в обществе, время и место образования документов.

Критерии оценки содержания: значимость события, явления, предмета и факта, отраженных в документах, значение зафиксированной информации, ее повторяемость в других документах, целевое назначение, разновидность конкретного документа.

Критерии внешних особенностей: юридическая достоверность, особенности передачи текста, материальная основа носителя информации, его физическое состояние, способ передачи информации.

Кроме того, для каждой группы документов существуют и собственные, специфические критерии оценки: значимость информации для развития науки, техники, производства, новизна поставленных задач и предложенных решений, приоритетность авторства, экономическая эффективность, социальная значимость, комплектность, полнота изложения проблемы и т.д.

Ценность некоторых видов документов установлена законодательством и нормативными актами Российской Федерации. Сроки хранения значительного комплекса видов и разновидностей документов предусмотрены действующими перечнями Росархива.

В структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под методическим руководством архива.

2. Экспертная комиссия (ЭК) – постоянно действующий орган, создаваемый для организации и проведения методической и практической работы по экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на государственное хранение документов Архивного фонда России, включая управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную, машиночитаемую и иную специальную документацию, образующуюся в процессе деятельности организации.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов в федеральном органе исполнительной власти создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия и, при необходимости, экспертные комиссии в структурных подразделениях, действующие на основании положений, утверждаемых, соответственно, руководителем федерального органа исполнительной власти или руководителем структурного подразделения.

Экспертная комиссия – совещательный орган при руководителе организации. В состав комиссии обычно входят один из заместителей руководителя организации, руководители службы ДОУ и ведущих структурных подразделений, наиболее опытные работники.

Задачи ЭК:

• организация и проведение экспертизы ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и формировании дел;

• то же на стадии подготовки документов к архивному хранению;

• организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче на государственное хранение, в том числе научно- технической, аудиовизуальной и другой специальной документации.

Основные функции ЭК:

• организация и проведение совместно со службой ДОУ и архивной службой отбора документов для дальнейшего хранения или уничтожения;

• методическое руководство экспертизой ценности документов организации, подготовкой их к архивному хранению, разработкой номенклатуры дел;

• содействие и методическая помощь специалистам организации по вопросам ДОУ;

• рассмотрение, принятие решения об одобрении и представление на утверждение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своей организации описей дел постоянного хранения;

• то же на согласование ЭПК архивного учреждения, а затем на утверждение руководителя своей организации – сводной номенклатуры дел, описей дел по личному составу, актов об утрате или неисправимом повреждении документов;

• то же на рассмотрение ЭПК архивного учреждения – предложений об изменении сроков хранения некоторых документов или установлении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнем;

• то же на утверждение руководителя организации – актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

3. Основные результаты экспертизы ценности комплекса документов организации – разработка номенклатуры дел, составление описей дел и акта о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

На документы, отобранные к хранению, составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и документов по личному составу. Опись дел – архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения (дел) архивного фонда или коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Экспертиза ценности документов позволяет получить комплекс описей на дела, предназначенные для архивного хранения.

Все дела и отдельные документы, отобранные к уничтожению, включаются в специальный акт о выделению к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

Реквизиты акта: наименование организации, наименование вида документа, дата, порядковый номер акта, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, основание отбора документов к уничтожению (название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения), итоговая запись о количестве выделенных к уничтожению дел, гриф согласования с ЭПК архивного учреждения, подписи членов ЭК.

Графы таблицы акта: заголовок дела или групповой заголовок, дата дела или крайние даты документов, номера описей (номенклатур), индекс дела по номенклатуре или его номер по описи, количество дел (томов, частей), сроки хранения дела и номера статей по перечню примечания.

Дела могут быть уничтожены только после того, как описи на дела постоянного хранения за соответствующий период утверждены и переданы в архив организации.

После утверждения руководителем организации актов о выделении документов к уничтожению дела передаются на переработку (утилизацию) по приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел федерального органа исполнительной власти проставляется отметка «Уничтожено. См. акт от… №…» с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты.

Несмотря на то, что действующими правилами не предусмотрено уничтожение документов специальными устройствами (а раньше это было даже запрещено), многие организации все чаще используют их для аннулирования своей конфиденциальной информации. Уничтожители документов (шредеры) – аппараты, способные разрезать компакт-диски, кредитные карты, дискеты. Несмотря на многофункциональность современных уничтожителей документов, основной их задачей является уничтожение бумаг.

Один из основных критериев выбора шредера – его производительность, т.е. его способность к уничтожению определенного количества листов бумаги за один раз. Кроме того, поскольку главной задачей шредеров является обеспечение конфиденциальности, шредеры должны измельчать бумагу соответственно уровню секретности информации, содержащейся в документе, что характеризуется значением уровня секретности самого уничтожителя документов.

Существует два основных типа резки документов шредерами:

- продольная резка, когда в результате работы уничтожителя бумаг получаются полосы различной ширины;

- перекрестная резка, при которой результатом уничтожения становятся фрагменты, т.е. кусочки бумаги различных форм и размеров.

В мощных уничтожителях документов применяется и такой вид резки, как роторная резка, при которой измельченный лопастями ротора документ проходит через экран, задающий уровень секретности шредера определенным размером ячейки.

Преимуществами уничтожителей бумаг с продольной резкой являются возможность уничтожения любых бумажных отходов, отсутствие необходимости в систематическом обслуживании, низкий уровень шума и высокая надежность, а также возможность уничтожения большого количества бумаг за одну загрузку. Уничтожители бумаг с перекрестной резкой обладают преимуществами: резка с уровнем секретности, начиная от третьего, т.е. обеспечение большей защиты информации при уничтожении документов; более плотное и компактное размещение отходов в корзине шредера.

Уничтожители документов подразделяют по так называемым «уровням» или «степеням» секретности: имеется в виду класс безопасности при уничтожении документов, который тот или иной шредер может обеспечить. Уровни секретности шредеров определены общепринятым в Европе немецким стандартом DIN 32757-1, разработанным для информирования потребителей при выборе уничтожителей бумаг. Самый низкий уровень секретности – 1-й, самый высокий – 5-й. Также существует не включенный в стандарт DIN уровень секретности – 6-й.