Управление исходящими документами

Исходящие документы– это, напротив, те документы, которые организация направляет другим организациям, предприятиям и учреждениям. Наиболее распространенными примерами исходящих документов являются:

· документы, адресованные федеральным, территориальным, местным и ведомственным органам управления (например, доклады об исполнении поступивших ранее в организацию распоряжений, приказов и т. п.);

· документы, адресованные органам законодательной, исполнительной и судебной власти (например, иски, кассации и т. п.);

· документы, адресованные партнерам организации в лице других организаций, предприятий и учреждений (например, служебно-деловые письма и т. п.);

· документы, адресованные прочим организациям, предприятиям и учреждениям (например, в порядке согласования содержания того или иного документа);

· документы, адресованные общественным организациям или представляющим их общественным деятелям (например, ответ на обращение, запрос и т. п.);

· документы, адресованные отдельным гражданам (например, ответы на заявление, жалобу, просьбу и т. п.).

Движение исходящих документов первоначально, на стадии создания, аналогично движению внутренней документации до момента ее передачи для отправки в службу ДОУ и включает:

· подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;

· редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;

· согласование уточненного варианта текста документа;

· оформление окончательного варианта текста документа;

· утверждение (подписание) документа;

· регистрацию документа;

· тиражирование документа.

Непосредственное управление исходящими документами, включает:

· сортировку документов;

· упаковку документов;

· оформление почтового отправления (конверта, упаковки и пр.);

· сдачу документов, подлежащих отправке, в отделение почтовой связи (за исключением документов, подлежащих отправке по каналам электрической или фельдъегерской связи);

· помещение контрольных экземпляров документов в дела;

· последующее хранение и работа с контрольными экземплярами документов (до передачи их в архив или на уничтожение).

Рассмотрим подробнее содержание перечисленных действий.

До выполнения перечисленных действий уполномоченными работниками службы ДОУ производится проверка правильности оформления и прием (получение) подлежащих отправке документов от ответственных исполнителей (исполнителей), а также регистрация указанных документов. Подчеркнем, что документы, предназначенные для отправки, принимаются от ответственных исполнителей (исполнителей) только полностью оформленными и, следовательно:

· имеют все необходимые реквизиты, включая полные и точные данные об адресате;

· подписаны (утверждены) соответствующим должностным лицом организации;

· имеют сопроводительный лист (письмо) при наличии приложений или в том случае, если они исполнены (записаны) на машинном носителе (дискете, компакт-диске и пр.);

· имеют вне зависимости от количества адресов рассылки контрольный экземпляр (в том числе на сопроводительный лист) для помещения последнего в дело;

· имеют опись (расчет) рассылки – при направлении документа в четыре и более адресов;

· в необходимых случаях имеют, кроме того, отметку о категории почтового отправления (за исключением простых отправлений).

При проверке правильности оформления документа, подлежащего отправке, помимо прочего, особое внимание обращается на наличие приложений, указанных и основном документе (при наличии таковых), а также на соответствие данных о приложениях, указанных в основном документе и непосредственно на самих приложениях (название приложения, его номер, количество страниц в приложении и т. п.). Недооформленные или неправильно оформленные документы, а также приложения к ним подлежат возврату ответственному исполнителю для устранения недостатков, препятствующих отправке.

Регистрация документов, прошедших проверку на предмет правильности оформления, производится в регистрационно-контрольных формах (карточках, журналах, книгах и пр.) организации с простановкой на документах (в предусмотренных для этого местах) штампов с отметкой «Исходящий №». Регистрации подлежат также все приложения к основному документу и сопроводительный лист (письмо).

Отметим, что документы, поступающие в службу ДОУ для отправки, должны обрабатываться и отправляться по назначению не позднее следующего рабочего дня.

Сортировка зарегистрированных документов производится по адресам и по видам почтовых отправлений с целью обеспечения наибольшего удобства работы с ними в процессе последующей подготовки к отправке.

Упаковка рассортированных документов предусматривает:

· проверку комплектности документов – наличия всех листов (в документах, состоящих из двух и более листов), а также наличия приложений, указанных в основном документе;

· проверку соответствия количества экземпляров документа количеству адресатов в указателе (расчете) рассылки;

· простановку (написание) на конвертах (упаковках) адресных данных;

· фальцовку (перегиб) документов в соответствии с форматом конвертов (упаковок);

· укладку документов в конверты (упаковки) в соответствии с адресными данными.

Оформление почтового отправления предполагает:

· заклейку конвертов (упаковок);

· снабжение конвертов (упаковок) знаками почтовой оплаты;

· маркировку конвертов (упаковок) посредством простановки штемпелей, указывающих на принадлежность почтового отправления к организации;

· составление реестра (отдельно – на простые и заказные почтовые отправления);

· укладку почтовых отправлений в сумку (ящик или иную тару для переноса или транспортировки).

Сдача документов, подлежащих отправке, в отделение почтовой связи (за исключением документов, подлежащих отправке по каналам электрической или фельдъегерской связи) производится уполномоченным работником службы ДОУ на основании документов, удостоверяющих его личность, и доверенности на право сдачи (отправки) корреспонденции, адресованной организацией, в почтовое отделение, в отведенное для этой цели время.

После отправки исходящих документов их контрольные экземпляры (включая приложения, сопроводительные листы и т. п.) помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел организации. Последующее хранение и работа с контрольными экземплярами исходящих документов до передачи в архив или на уничтожение – производятся в соответствии с общими правилами обращения с документами, состоящими на оперативном хранении, исходя из их практической и научно-исторической ценности, а также с учетом установленных сроков хранения.