Объем документооборота

Вся совокупность обработанных в организации документов (входящих, исходящих и внутренних) условно называется объемом документооборота. При этом учитываются не только подлинники документов, но и их размноженные экземпляры – копии. В объем документооборота входят также все документы, полученные и отправленные по каналам связи: факсы, телексы, телеграммы, телефонограммы, распечатанные видеограммы, полученные по электронной почте.

Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов. При подсчете объема документооборота за учетную единицу удобнее всего принять документы наиболее распространенного формата – А4 (210 х 297 мм), а документы другого формата – А5 (148 х 210 мм) учитывать по схеме 2 документа формата А5 = 1 документу формата А4, например:

· поступившее на имя руководителя письмо согласно резолюции должны были исполнять четыре работника организации. Документооборот письма составил 5 документов;

· приказ руководителя организации был передан для исполнения в семь структурных подразделений. Документооборот – 8 документов;

· письмо было отправлено по факсу. Документооборот – 1 документ;

· письмо было отправлено по почте в два адреса. Документооборот – 3 документа;

· поставщикам сырья были отправлены четыре телеграммы (формат документа А5). Документооборот – 4 документа;

· в филиал организации были отправлены две телефонограммы (формат А5). Документооборот – 1 документ.

Сведения о количестве обработанных документов удобно вносить и соответствующую учетную форму, созданную по усмотрению самой организации и заполняемую ежедневно, ежемесячно, ежеквартально и ежегодно в структурных подразделениях и службе ДОУ при необходимости с конкретизацией по видам документов, фамилиям исполнителей и другим признакам.

Результаты учета объема документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации.

При анализе работы службы ДОУ обычно сравнивают показатели объема документооборота за определенный период времени: месяц, квартал, год. Объем документооборота обязательно учитывают при определении штатной численности работников службы ДОУ и разработке направлений совершенствования работы с документами в организации.