Организация документооборота

Понятие документооборота и виды документопотоков. Управление входящими документами. Управление внутренними документами. Управление исходящими документами. Объем документооборота. Регистрация и индексация документов. Контроль исполнения документов.

10.1Понятие документооборота и виды документопотоков

Документооборот– это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.

Организация документооборота включает:

· управление документопотоками;

· регистрацию и индексацию документов;

· контроль за исполнением документов.

Международный стандарт ИСО 15489-2001 устанавливает следующие требования к системам документооборота. Система документооборота должна:

· «захватывать» все документы, относящиеся к той области деловой деятельности, которую система обслуживает;

· систематизировать документы так, чтобы применяемый метод отражал деловые процессы организации;

· защищать документы от несанкционированного изменения, уничтожения или передачи;

· служить главным источником информации о документируемых действиях;

· обеспечивать быстрый и удобный доступ к документам и их метаданным.

Соответственно масштабам движения документов можно выделить документооборот конкретного должностного лица, структурного подразделения, организации. Нами далее будет рассмотрен документооборот организации.

Процесс работы с документами любого типа сводится к передаче данного документа от одного должностного лица к другому, из одного структурного подразделения в другое, т.е. к движению документа внутри организации. Порядок движения документов организации регламентируется:

· схемой документооборота и маршрутами движения (перемещения) документов;

· инструкцией по документационному обеспечению управления;

· табелем унифицированных форм документов;

· положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями работников организации, допущенных к работе с теми или иными документами.

Различают три основных типа документопотоков:

· документы, поступающие из других организаций (входящие);

· документы, отправляемые в другие организации (исходящие);

· документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

Движение документов по указанным документационным потокам осуществляется посредством почтовой, электрической или фельдъегерской связи.

В качестве основных средств передачи и доставки документов в виде почтовых отправлений принято выделять простые почтовые отправления (обычные письма, открытки, почтовые карточки и пр.), доставляемые обычной почтой; заказные почтовые отправления (заказные письма, бандероли, посылки и пр.), доставляемые специализированной почтой (UPS, DHL и т. п.); оперативные почтовые отправления (телеграммы и пр.), доставляемые курьерской почтой. При этом наиболее важные отправления (например, содержащие конфиденциальную информацию) могут доставляться на предприятие посредством фельдъегерской связи.

Посредством электрической связи в режиме реального времени осуществляется передача и доставка документов в виде телефонограмм, телефаксограмм, телексом, телетайпограмм, E-mail-сообщений. Несколько реже для этих целей используются радиограммы и пейджерные сообщения, а также сообщения SMS. Передача и доставка всех перечисленных документов основана на применении технических средств коммуникации (телефона, факсимильного аппарата, телекса, модема и пр.). В то же время в отдельных случаях допускается личная передача и доставка документов (посыльным или, что наиболее характерно для внутренних документов, их непосредственным исполнителем).

Каждый поток документов движется по своему маршруту. Входящие документы движутся от момента поступления в организацию до исполнения и направления в дело. Исходящие документы – от момента их создания до отправки. Внутренние – от момента создания до исполнения и направления в дело. Управление каждым из перечисленных потоков имеет свои особенности, которые обусловлены различиями в функциональном назначении входящих, исходящих и внутренних документов.