Управление внутренними документами

Внутренние документы– это документы, составленные для нужд самой организации и циркулирующие исключительно внутри организации.

Управление внутренними документами, включает:

· подготовку предварительного (чернового) варианта текста документа;

· редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа;

· согласование уточненного варианта текста документа;

· оформление окончательного варианта текста документа;

· утверждение (подписание) документа;

· регистрацию документа;

· тиражирование документа;

· передачу рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) для руководства в практической деятельности;

· помещение контрольного экземпляра документа в дело;

· последующее хранение и работу с документом (до передачи его в архив или на уничтожение).

Рассмотрим подробнее содержание перечисленных действий.

Подготовка предварительного (чернового) варианта текста документа производится ответственным исполнителем (исполнителем):

· по распоряжению (указанию) должностного лица организации (например, на основании резолюции руководителя организации);

· в инициативном порядке;

· во исполнение ранее полученного документа (при условии, что в содержании указанного документа имеются на этот счет исчерпывающие предписания).

При участии в подготовке чернового варианта текста документа нескольких исполнителей ответственный исполнитель, определенный в соответствии с резолюцией (устным распоряжением) соответствующего должностного лица:

· определяет общий порядок исполнения документа;

· распределяет обязанности между остальными исполнителями, участвующими в работе над документом;

· осуществляет постоянный контроль за надлежащим исполнением документа.

Подготовку предварительного варианта текста документа целесообразно осуществлять на персональном компьютере (ПК), на основе предварительно выполненныхзаписей.

Последующее редактирование и корректирование предварительного варианта текста документа производится с целью уточнения (дополнения) его структуры и содержания, а также для выявления и исключения из текста не устраненных ранее орфографических, синтаксических, смысловых, фактологических и иных ошибок, искажающих содержание документа и, следовательно, затрудняющих его восприятие и изучение в процессе ознакомления с ним адресата.

Уточнение (дополнение) структуры и содержания предварительного варианта текста документа производится посредством чтения бумажного оригинала и внесения в него соответствующих пометок (замечаний). По результатам редактирования в предварительный вариант текста документа вносится редакционная правка, посредством которой:

· уточняется взаимное расположение отдельных фрагментов (абзацев, предложений текста);

· уточняется последовательность слов в отдельных предложениях;

· из текста изымаются повторы и длинноты;

· в текст включаются дополнительные фрагменты, делающие его содержание более ясным, точным и актуальным;

· обеспечивается терминологическое соответствии текста документа общепринятым нормам и правилам;

· достигается стилистическое единообразие текста документа.

После этого отредактированный текст корректируется – контролируется (верифицируется) на предмет выявления и устранения всевозможных ошибок. Все произведенные в бумажной копии текста документа изменения вносятся в его электронную версию. Завершает процедуру редактирования и корректирования повторная запись «очищенного» текста на автономный носитель и его контрольная распечатка, также подлежащая вычитке до отправки проекта документа на согласование.

Согласование уточненного варианта текста документа производится в случае, если изложение тех или иных положений документа требует письменного выражения мнения на этот счет компетентного должностного лица (специалиста) либо в содержании документа имеются поручения должностным лицам (структурным подразделениям). Согласование внутренних документов производится путем оформления согласующей визы на обороте последнего листа проекта документа или в листе согласования.

После выполнения процедуры согласования проекта документа оформляется ответственным исполнителем.Оформление проекта документа производится с целью внесения в текст проекта последних уточнений (дополнений) по результатам согласования и приведения его внешнего вида всоответствие с требованиями руководящих документов к оформлению управленческой документации. Подчеркнем, что в конечном счете правильность оформления документа обеспечивает придание ему законной юридической силы (после подписания (утверждения) и регистрации).

Проект документа, оформленный надлежащим образом (включая приложения, если они имеются), передается для представления на подпись (утверждение) соответствующему должностному лицу организации. В отдельных случаях допускается представление проекта документа руководителю предприятия лично ответственным исполнителем. Подписанный (утвержденный) документ передается ответственным исполнителем на регистрацию (см. п. 10.6).

Зарегистрированный установленным порядком документ при необходимости передается ответственным исполнителем на тиражирование. С этой целью ответственный исполнитель обязан указать на первой странице документа (карандашом) требуемое количество экземпляров.

После этого производится передача рабочих экземпляров документа соответствующим должностным лицам (структурным подразделениям) организации для применения в практической деятельности или исполнения. Передача внутренних документов между структурными подразделениями организации должна осуществляться через лиц, ответственных за документационное обеспечение соответствующих подразделений (инспекторов, секретарей и пр.) с совершением об этом необходимых отметок в регистрационных формах (карточках, книгах, журналах и пр.). В крупных организациях, а также при наличии в документах, особенно распорядительных, нескольких пунктов, требующих исполнении разными специалистами, внутренние документы могут передаваться одновременно большому числу исполнителей. В этом случае целесообразно оформить лист рассылки документа, который будет в письменной форме подтверждать факт его передачи на исполнение. Одновременно контрольный экземпляр документа помещается в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел организации.

Последующее хранение и работа с контрольным экземпляром внутреннего документа (до передачи его в архив или на уничтожение) производятся исходя из практической потребности в документе и с учетом его исторической, научной и иной ценности.