Управление входящими документами

Входящие документы– это документы, поступающие в организацию из-за ее пределов (от других организаций, предприятий и учреждений, с которыми организация состоит во внешней переписке). Наиболее распространенными примерами входящих документов являются:

· документы федеральных, территориальных, местных и ведомственных органов управления, решения которых имеют для организации обязательную силу (например, распоряжения, приказы и т. п.);

· документы органов законодательной, исполнительной и судебной власти (например, решения суда, постановления трудового арбитража и т. п.);

· документы партнеров организации в лице других организаций, предприятий и учреждений (например, служебно-деловые письма и т. п.);

· документы прочих организаций, предприятий и учреждений (например, документы, требующие согласования и адресованные организации вместе с так называемым сопроводительным письмом, листом согласования и т. п.);

· документы общественных организаций и представляющих их общественных деятелей (например, обращения, запросы и т. п.);

· документы отдельных граждан (например, заявления, жалобы, предложения и т. п.).

Управление входящими документами, включает:

· прием документов;

· первичную обработку (проверку правильности доставки, вскрытие конвертов, простановка регистрационного штампа и т.п.);

· предварительное рассмотрение (распределение документов на потоки с учетом дальнейшего рассмотрения и исполнения);

· регистрацию документов в учетных формах;

· рассмотрение документов руководителем и принятие управленческих решений (простановка резолюции);

· передачу на исполнение в соответствии с резолюцией;

· исполнение документов;

· контроль за исполнением;

· направление исполненного документа в дело.

Рассмотрим подробнее содержание перечисленных действий.

Уточним, что приему входящих документов предшествует процедура их доставки, которая, как правило, осуществляется из почтового отделения по месту расположения организации (за исключением документов, поступающих непосредственно в организацию по техническим средствам связи).

Прием документов производится уполномоченным сотрудником службы ДОУ на основании документов, удостоверяющих его личность, и доверенности на право приема (получения) корреспонденции, поступившей в почтовое отделение и адресованной организации, а также на основании адресных данных, указанных на конвертах (упаковках и пр.), в отведенное для этой цели время. Документы, поступающие в адрес организации в нерабочее время по каналам электрической или фельдъегерской связи, принимаются дежурным сотрудником (к примеру, администратором).

После подсчета (и, если требуется, взвешивания – к примеру, заказных писем, бандеролей, посылок и т. п.) документы, адресованные организации, укладываются в сумку (ящик, иную аналогичную тару для переноса или транспортировки) и доставляются непосредственно в организацию.

Последующая первичная обработка входящих документов включает:

· проверку целостности упаковки и вложений принятой корреспонденции;

· проверку правильности адресования;

· вскрытие конвертов (упаковки посылок, бандеролей).

Служба ДОУ должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.

В некоторых случаях отсутствие документов в конвертах или бандеролях (договоров, актов экспертизы, технических документов) может приводить к конфликтным ситуациям, поэтому факт отсутствия наиболее важных документов лучше подтвердить составлением акта. Второй экземпляр составленного акта высылается для информации в организацию – отправитель корреспонденции.

До настоящего времени большинство организаций получают входящую корреспонденцию в основном в виде традиционных почтовых отправлений (в конвертах). Конверты с пометкой «лично» и в адрес общественных организаций не принято вскрывать,их передают по назначению без обработки. В остальных случаях конверты вскрываются и, как правило, не сохраняются, не прилагаются к содержавшимся в них документам. Конверты целесообразно сохранять в исключительных случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Обязательно сохраняют конверты в случае значительного временного разрыва между датой регистрации документа и датой его получения организацией-адресатом.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения поступивших документов на:

· на регистрируемые и нерегистрируемые (в соответствии с правилами организации);

· направляемые на рассмотрение руководителю организации;

· направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным должностными лицами (как правило, которым адресованы те или иные документы).

Обработка входящих документов и их передача на рассмотрение соответствующим должностным лицам должна производиться в день их поступления в организацию (в первый рабочий день – при поступлении документов в нерабочее время).

Решение о направлении на рассмотрение документов, адресованных организации без указания конкретных должностных лиц (структурных подразделений), осуществляется исходя из содержания документа и с учетом установленного распределения служебно-деловых полномочий между должностными лицами (структурными подразделениями) организации.

На рассмотрение руководствапередаются документы, адресованные руководителю, документы, полученные от вышестоящих органов управления и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности организации, необходимую для принятия управленческих решений, например:

· Письмо с предложением о совместной деятельности, полученное от другой организации.

· Жалоба покупателя на низкое качество изделий, выпускаемых данной организацией.

· Копия приказа генерального директора организации, присланная в ее филиал.

Целесообразно передать на исполнение в структурные подразделения (исполнителям) без рассмотрения руководителеморганизации, например, следующие документы:

· Письмо-напоминание от организации-партнера о приближении очередного срока оплаты выполненных работ.

· Рекламный проспект изделий, присланный из другой организации.

· Письмо-запрос, полученный от торгового дома, о видах продукции, которая будет выпускаться данной организацией в новом году.

В особых случаях – например, в силу необходимости безотлагательного исполнения какого-либо документа или чрезвычайной важности содержащегося в нем поручения (указания и др.) допускается ознакомление с его содержанием предполагаемого ответственного исполнителя (исполнителя) до рассмотрения документа руководством организации.

Письменные обращения граждан – запросы, предложения, заявления, жалобы и пр., поступившие в адрес организации, после проверки целостности упаковки и вложений, а также проверки правильности адресования не вскрываются и передаются в группу рассмотрения письменных обращений граждан, а поступившие непосредственно на имя руководителя организации (с пометкой «Лично») – в секретариат (секретарю).

Электронные документы, записанные на машинном носителе, должны в обязательном порядке иметь сопроводительное письмо. Электронные документы, присланные на предприятие вместе с бумажным оригиналом (распечаткой), предварительно сверяются на предмет идентичности. После этого машинный носитель (дискета, компакт-диск и пр.) передаются на обработку в соответствующее подразделение вычислительного центра, а бумажный оригинал – по назначению в зависимости от того, кому именно адресован данный документ. Электронный документ, не имеющий распечатки, как правило, передается по назначению после распечатывания и регистрации распечатки.

Правильное распределение поступающей корреспонденции необходимо для выделения документов по оперативным вопросам, не требующих рассмотрения руководителем организации. Выбор оптимального маршрута движения входящего документа обеспечивает оперативное решение содержащегося в нем вопроса, а также экономит рабочее время руководителя организации.

Регистрация входящих документов предусматривает:

· простановку на документах (в предусмотренных для этого местах) штампов с отметкой «Входящий №»;

· заполнение регистрационных форм (карточек, журналов, книг и т. п.) на документы (см. п. 10.2.6).

Затем документы передаются в соответствии с предварительным распределением на рассмотрение либо руководителю, через секретариат (секретаря) руководителя или иной аналогичный по функциям орган (должностное лицо), либо в структурные подразделения (ответственным исполнителям).

Рассмотрение входящих документов должностными лицами предприятия предполагает:

· изучение содержания документа;

· в необходимых случаях – уточнение обстоятельств, являющихся существенными для надлежащего исполнения документа;

· определение порядка исполнения документа;

· документирование порядка исполнения документа в резолюции;

· передачу рассмотренного документа в службу ДОУ для последующей работы с ним.

Передача на исполнение документов службой ДОУ ответственным исполнителям (исполнителям) предусматривает:

· регистрацию содержания резолюций в регистрационной форме документа;

· постановку документов, исполнение которых подлежит контролю, на контроль исполнения;

· доведения до сведения ответственных исполнителей (исполнителей) резолюций (зафиксированных в них поручении, указаний и пр.);

· если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами тиражирование (изготовление копий) документов, подлежащих исполнению несколькими исполнителями; при этом подлинник передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции, или исполнителю, указанному в резолюции первым);

· передачу документов (оригинальных или копий), подлежащих исполнению, ответственным исполнителям (исполнителям) в соответствии с резолюцией под расписку для подтверждения факта получения документа исполнителем и исключения возможности потери документа при его движении в организации. При передаче документов делается соответствующая отметка в регистрационной форме.

Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день их поступления в службу ДОУ. В крупных организациях при передаче в структурные подразделения большого количества поступивших документов, во избежание потерь документов, путаницы с их передачей и конфликтных ситуаций, желательно составлять реестр (опись) переданных на исполнение документов.

Контроль исполнения документов осуществляется службой ДОУ (см. п. 10.7).

Исполненные входящие документы подлежат возврату в места хранения (вместе с копиями ответов), что предполагает прием исполненного документа (с отметками об исполнении) и его помещение в дело в соответствии с номенклатурой дел организации (см. п. 11.2) Исполненные входящие документы, подлежащие возврату в адрес отправителя, в дела не помещаются, и передаются отправителю установленным порядком. При этом в деле, как правило, оставляют и копии исполненного документа.

Последующее хранение и работа с указанными документами (до передачи в архив или ни уничтожение) производится в соответствии с общими правилами обращения с документами, состоящими на оперативном хранении (см. п. 11.1) исходя из их практической и научно-исторической ценности, а также с учетом установленных сроков хранения.