Лекция 3. Унификация документов. Унифицированные системы документации

Большинство делопроизводственных операций, сопровождающих документирование управленческой деятельности, являются однотипными, схожими во всех организациях. Например, прием и первичная обработка информации в отделе экспедиции, отправление писем и передача документов в архив и другие. Многолетний опыт работы привел к созданию единообразного комплекса таких документов, к устоявшимся и проверенным формам документов с определенными реквизитами, позволяющими избежать ошибок, снизить временные, организационные, материальные затраты. Этот опыт закрепляется путем введения ГОССТАНДАРТом Унифицированных систем документации (УСД).

Унификация – это установление единых форм документов, применяемых при совершении однотипных делопроизводственных операций.

Унифицированная система документации (УСД) - это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, созданных по единым правилам и обеспечивающих документированное представление данных в конкретной сфере деятельности.

К 1987 г. было унифицировано около 4,5 тысяч документов и создано 16 унифицированных систем документации. После введения рыночной экономики некоторые УСД устарели, поэтому постепенно обновляются или создаются новые УСД. К сожалению, в общедоступных источниках информации не прослеживается полнота и четкость в построении УСД.

Разработка УСД ведется министерствами и ведомствами, которым постановлениями Правительства РФ поручена эта работа. УСД поддерживаются в актуальном состоянии путем внесения изменений в контрольный массив унифицированных форм по мере необходимости. Право утверждения унифицированных форм документов предоставлено ГОССТАНДАРТУ, а в области строительства – ГОССТРОЮ.

Далее перечисляются УСД, которые созданы до и после перестройки.