Лекция 2. Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД). Государственная система документационного обесепчения управления (ГСДОУ)

1. Общие понятия

Создание единой государственной системы делопроизводства (далее - ЕГСД) было вызвано усложнением государственной организации и необходимостью структурирования потоков поступающей информации. За последние десятилетия количество информации в мире удваивается каждые три года. С появлением компьютеров начался новый этап в развитии общества - информационный. В большинстве стран, также как и в России, развитию информатики придается приоритетное значение в государственных программах, принимаются меры по организации информации и документации в различных отраслях народного хозяйства. Такой системой по упорядочению управленческой документации является ЕГСД.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) в России в ее современном варианте начинает формироваться в 1970 - 1987 гг. с целью создания единого порядка работы с управленческой информацией и приведения документации всех российских предприятий к единой унифицированной форме. Наиболее полным межотраслевым документом по документированию управленческих процессов являются изданные в 1990 году рекомендации «Государственная система документационного обеспечения управления» (далее - ГСДОУ). Положения ГСДОУ получили развитие в «Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ», разработанной 1993 г., которая долгое время была основным документом по организации документооборота в государственных организациях и частных фирмах..

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях, в учреждениях, общественных организациях.

Основная цель ЕГСД – упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения современных технических средств, ускорение сбора, обработки, анализа, информации, совершенствование работы аппарата управления. При создании этой системы ставились задачи механизированной обработки и быстрого чтения документов, предохранения их от случайных ошибок и пропусков необходимых данных, делающих документ недействительным. Решалась также задача сохранности наиболее важной и исторически ценной информации. Делопроизводство рассматривается в качестве организационно-правового и технологического инструмента построения документационного обеспечения управления.

Под документационным обеспечением управления (ДОУ) понимается создание документированной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

По определению ГОСТ 16487-83., единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - это система документационного обеспечения управленческой деятельности, определяющая типовые процессы документирования и организации работы с документами. ЕГСД включает в себя:

· правила по составлению организационно-распорядительной документации;

· правила по организации документооборота на предприятиях;

· документы, регламентирующие делопроизводственные операции и деятельность участников делопроизводственного процесса.

Но если говорить о ЕГСД как о системе, то нельзя воспринимать ее только как совокупность документов. Как всякая система, ЕГСД должна состоять из отдельных функциональных частей (элементов системы), связанных между собой и превращающих беспорядочную совокупность элементов в единую структуру, подчиненную заданной цели. Важными функциональными частями этой системы являются и государственные органы, ответственные за ее организацию (ГОССТАНДАРТ, ГОССТРОЙ), архивные учреждения во главе с РОСАРХИВом, органы статистики во главе с ГОСКОМСТАТом, органы контроля, научные учреждения (ВНИИДАД), учебные учреждения, международные организации (например, советы по стандартизации ИСО), государственные органы, ответственные за информатизацию, за разрешение информационных споров. Получить более полное представление об органах государственного управления РФ можно из анализа Общероссийского классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

ЕГСД построена на принципах централизации, стандартизации и унификации.