Регистрация документов

Регистрация - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах (журналах).

Внутренняя корреспонденция делится на регистрируемую (приказы, распоряжения, указания, кадровые документы, бухгалтерские, учетные, статистические документы, важные докладные записки) и нерегистрируемую (служебные записки, заявления и т.д).

Нерегистрируемая в канцелярии корреспонденция передается по назначению и там может быть зарегистрирована.

Основным требованием регистрации документов является однократность. Создаваемые документы регистрируются в день утверждения (подписания), поступившие - в день поступления.

Регистрация документов производится централизовано - в канцелярии (службе ДОУ) или децентрализовано - в каждом отдельном подразделении.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, учетные, статистические, бухгалтерские, кадровые, и др.), как создаваемые на предприятии, так и поступившие из других организаций и частных лиц.

Регистрация включает в себя проставление регистрационного штампа, даты поступления и запись в журнал. Например: