Исполнение поручений, приказов в структурных подразделениях

За исполнение поручения отвечает ответственный исполнитель поручения, который указан в резолюции ПЕРВЫМ.

Исполнение предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку и оформление проекта, согласование, представление на подписание (утверждение), подготовку к отправке.

Ответственный за делопроизводство обеспечивает своевременное прохождение документов, контроль за сроками исполнения, информирует руководство подразделения о задержках исполнения, отвечает за качество оформления документов в подразделении.

Руководитель структурного подразделения обязан:

· рассматривать документы в день поступления и распределять обязанности между исполнителями с учетом: резолюции вышестоящего руководителя, трудоемкости задания, квалификации, загрузки сотрудников и их функциональных обязанностей, с учетом наличия и доступности информации

· осуществлять контроль за качеством исполнения документа по существу вопроса.

Исполнитель (составитель) знакомится с документами в день их передачи на исполнение, и при необходимости делает на свободных от текста листах дополнительные отметки: - о дате поступления на исполнение; о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.п.); и о дате и результатах окончательного исполнения.

При наличии ответственного исполнителя все остальные (соисполнители) ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление в условленные сроки необходимых материалов.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа. Если вопрос решается оперативно, без составления ответного документа (по телефону, лично), исполнитель на полученном документе проставляет отметку о исполнении и направлении документа в дело, например: “Вопрос решен с дир. ООО по тел. 184-00-00. В работе семинара принимает участие его заместитель И.О.Ф. В дело № 12-4 05.03.2006 (подпись исполнителя)”.

Если исполнение документируется, исполнитель готовит проект документа, учитывая ранее указанные по этому вопросу документы и действующие нормативные акты.

Исполнитель может предлагать изменение срока исполнения, если отсутствуют реальные возможности выполнения задания.

После внутреннего и внешнего (если это требуется) согласования проект документа передается через секретаря на подпись, а затем на регистрацию и отправку (если более четырех адресов, исполнитель готовит список на рассылку). Исполнитель указывает карандашом на копии категорию почтового отправления (заказное, ценное, авиа, бандероль). В случае необходимости исполнитель (составитель проекта) оформляет к нему сопроводительное письмо.

Индекс дела, в который следует поместить исполненный документ, определяется исполнителем по номенклатуре дел. Отметка об исполнении и направлении документа в дело проставляется на экземпляре, содержащем визы согласования.