Любое исследование на основе системного анализа в общем плане включает совокупность следующих последовательно выполняемых работ:
• определение объекта исследования;
• постановка целей, задач и определение критериев их достижения;
• определение «границ» внутренней и внешней среды и осуществление структуризации исследуемой системы;
• разработка экономико-математической модели (параметризация, установление зависимостей между параметрами, моделирование) системы;
• исследование модели системы;
• сбор, обработка, анализ информации и обобщение результатов;
• проверка обоснованности результатов исследования;
• окончательная формулировка результатов исследования. В ряде источников для общего случая исследований рекомендуется проводить следующие этапы:
• постановка целей и задач;
• предварительный анализ имеющейся информации, условий и методов решения;
• формулировка исходных гипотез;
• планирование и организация экспериментов;
• проведение эксперимента;
• анализ и обобщение полученных результатов;
• проверка исходных гипотез на основе полученных фактов;
• окончательная формулировка новых фактов и законов, обоснований, научных прогнозов и т.д.
Как видим, приведенные составы работ во многом идентичны. Однако их конкретный перечень зависит от цели и вида проводимого исследования, характера, содержания и специфики исследуемого объекта. СУ, для которых исследования носят прикладной характер (такие исследования составляют подавляющее большинство всех исследовательских работ управляющих подсистем организаций), предназначаются для использования или функционируют в основном в условиях:
• действующих организаций, где систему требуется преобразовать или систематически совершенствовать;
• формирования новой организации из числа действующих при их укрупнении или разукрупнении;
• строительства новой организации, когда необходимо создать совершенно новую систему.
Могут быть и иные условия (например, при реконструкции организации, изменении производственного профиля и т.п.), но вес они являются частными случаями предыдущих условий.
При подходе к прикладным исследованиям как к работам, завершающимся не формулировкой результатов (как это предусмотрено составом работ классического исследования), а их внедрением (реализацией), все стадии и этапы исследования СУ целесообразно рассматривать в рамках организационного проектирования (оргпроектирования) социально-экономических систем.
Свое развитие оргпроектирование начало от технического проектирования. Однако наряду с общими чертами (особенно в процедурном отношении) тот и другой вид проектирования имеет свои особенности, а в содержательной части они существенно отличаются друг от друга. Главное их различие заключается в объектах проектирования: оргпроектирование охватывает не детали, узлы и комплексы технических устройств, а такие элементы, как управленческие и производственные функции, производственные и оргструктуры. технология управления, трудовые процессы, методы, информация и т.п.
Проектирование включает практически все стороны работы и отношений в организации, что дает возможность реализовать системный подход при организации и совершенствовании любого элемента, подсистемы или системы в целом. Результатом проектирования является разработка проекта системы и комплекса мероприятий по его внедрению.
Таким образом, оргпроектирование представляет собой специальный вид деятельности, заключающийся в исследовании, разработке и внедрении оргпроектов создания и совершенствования элементов, подсистем и СУ в целом па основе новых результатов с целью повышения эффективности их функционирования.
Для того чтобы исследовать, разработать и внедрить новую или усовершенствованную СУ в конкретной организации, необходимо осуществить довольно сложные работы по их оргпроектированию. Это является одной из важнейших задач менеджмента организаций. Организации, имеющие относительно эффективно действующие СУ, располагают более основательной базой для их исследования и дальнейшего совершенствования. Вместе с тем исследование этих систем требует от менеджеров творческого и вдумчивого подхода, глубоких знаний и опыта оргпроектирования. СУ, внедренные по рационально разработанным проектам исследовательского характера, являются, как правило, эффективно действующим инструментом системного менеджмента.
Оргпроектирование как инструмент исследования СУ хорошо зарекомендовало себя в последние десятилетия. При этом практика подтвердила объективную необходимость использования системного подхода в оргпроектировании, определяемую рыночными отношениями, усилением конкуренции, возрастанием объемов производства, сложности продукции, технологии производства и других элементов систем.
Таким образом, в процессе исследования СУ (с учетом работ по проектированию и реализации) можно выделить следующие последовательные стадии работ: подготовительную, исследовательско - проектную, реализации (внедрения) и совершенствования. В случаях, предусматривающих внедрение результатов исследований, то есть включающих выполнение работ по проектированию систем и реализации всех проектных решений, можно подготовительную стадию называть предпроектной. Конкретный состав этапов работ каждой из стадий исследования систем во многом зависит от тех условий, в которых они осуществляются. Вместе с тем для общего случая исследования СУ целесообразно выполнение примерно следующих работ (табл. 4.1).
Таблица 4.1
Примерный состав работ, осуществляемый при исследовании
Стадия | Этап | Состав работ | Документация |
Подгото-вительная Исследовательско-проектная Реализации (внедрение) и совершенствования | Предвари-тельное обследование СУ Детальный анализ СУ Разработка ТЗ Разработка и выбор направлений исследования (разработка ТП) СУ Проведение исследований и проектных работ (разработка РП) СУ Оформление отчетности и экспертиза исследований и проектных работ (проекта РП) СУ Выполнение планов реализации рабочей документации (РП) СУ Контроль и анализ реализации Обобщение и оценка результатов исследования и функционирования СУ Совершенствование СУ | Проведение экспресс-обоснования необходимости проведения исследования СУ. Подготовка и издание приказа о проведении исследования. Создание КРГ и рабочих органов по проведению исследования. Разработка методики проведения исследования. Планирование работ по исследованию СУ. Проведение учебы персонала. Разработка программы и проведение предварительного анализа информации, условий и методов исследования СУ. Определение требований к СУ. Разработка программы детального анализа СУ. Сбор НТИ (НТД, НМД, ТД и других материалов) Проведение детального анализа СУ. Определение целей и задач, этапов исследования, основных требований к СУ, способов реализации результатов исследования, перечень подлежащей разработке документации, порядок рассмотрения и приемки работ, ТЭО, разработка плана-графика работ. Согласование и утверждение ТЗ. Сбор и изучение НТИ (НТД, НМД, ТД и других материалов). Формулирование исходных гипотез по разработке СУ, выбор и обоснование направлений исследования, способов достижения целей и решения поставленных в ТЗ задач, сравнительные исследования, разработка основных положений СУ, унификация и стандартизация документов управления, разработка методики проведения исследовательско - проектных работ и ТЗ для программированных задач управления, оценка эффективности. Рассмотрение и утверждение направлений исследования (ТП) СУ. Разработка рабочих гипотез, построение моделей СУ, проведение теоретических и экспериментальных исследований, обработка данных, сопоставление исследований, проверка исходных гипотез, типизация управленческих процессов и документации, разработка рабочей документация для решения программированных задач, процедур управления и других документов управления системы. Апробация, корректировка модели СУ, проведение дополнительных исследований (при необходимости), формулирование новых закономерностей, прогнозов и т.н., корректировка рабочей документации СУ, Оценки готовности организации к реализации (внедрению) рабочей документации СУ. Разработка планов мероприятий по реализации рабочей документации СУ. Оценка эффективности исследований и проектных работ. Оформление отчета о проведении исследований и проектных работ (проекта РП) СУ, его рассмотрение и утверждение. Организация и проведение экспертизы исследований и проектных работ (РП) СУ. Корректировка документации (РП) СУ по результатам экспертизы. Подготовка и издание приказа о введении в действие утвержденной рабочей документации СУ и выполнение планов мероприятии по ее реализации. Организация выполнения планом мероприятий по реализации рабочей документации СУ. Контроль реализации рабочей документации (РП) СУ. Корректировка хода реализации рабочей документации (РП) СУ по результатам контроля. Анализ реализации рабочей документации (РП) СУ. Обобщение результатов исследования и функционирования СУ. Оценка полноты достижения целей и решения задач СУ. Оценка фактической эффективности СУ. Рассмотрение результатов исследования и функционирования СУ. Проведение приемо-сдаточных работ. Проведение работ по коммерциализации рабочей документации (ТЗ, ТП, РП) СУ. Анализ функционирования и проведение работ по исследованию СУ. Корректировка рабочей документации и разработка новых рабочих документов (РП) СУ. Выполнение мероприятий по развитию и совершенствованию СУ. | Справка Приказ Положение о КРГ Методика План-график Учебные планы, правка Программа, отчет Протокол согласования Программа Банк данных и комплект источников НТИ Отчет с эскизной разработкой СУ Проект ТЗ ТЗ Банк данных и комплект источников НТИ Отчет, пояснительная записка, методика, формы документов, ТЗ на программированные задачи (проект ТП) Направления исследования (ТП) Пояснительная записка, комплект рабочей документации Аналитическая справка Проекты планов реализации Расчет эффективности Утвержденный отчет (РП) Акты, сводки замечаний Откорректированная документация (РП), протокол согласования Приказ Приказы, распоряжения, акты, отзывы Акты, контрольные карты Приказы, распоряжения, дополнения, изменения и т. п. Справки, рекомендации Справка Расчет Протокол, акт Контракты Аналитические правки, отчеты Откорректированная и новая рабочая документация Приказы, распоряжения, акты |
Очевидно, что исследования, разработка и реализация СУ требуют определенных затрат. Однако, как показывает мировая практика, все ресурсные вложения в СУ следует рассматривать не как затраты, а как инвестиции. Это связано с тем, что деятельность по управлению, в том числе по обеспечению качества и конкурентоспособности продукции в рамках СУ, носит в основном предпринимательский и инновационный характер. Поэтому необходимо более глубоко обосновывать целесообразность подобного рода инвестиций и их эффективность. Методическим инструментом, которым можно конструктивно воспользоваться для решения данной задачи, является известное в условиях рыночной экономики так называемое бизнес-планирование. Поэтому на подготовительной стадии проведения исследований вместо ТЭО в ряде случаев следует разрабатывать бизнес-план исследования СУ.
Общее руководство всеми работами, связанными с исследованиями и созданием СУ, целесообразно взять на себя менеджерам высшего звена. Более того, для наших условий лучше, если этими работами будет руководить непосредственно первый руководитель (генеральный директор) организации. Безусловно, роль менеджеров высшего звена в создании СУ очень значима. От них во многом зависит, как будут заложены в систему и выполняться в реальности процедуры, разработанные в соответствии с принципами системного управления, международных стандартов, других НТД и НМД.
В разработке СУ следует предусмотреть участие подавляющего большинства подразделений и служб предприятия. Особая роль при этом принадлежит специализированным подразделениям, непосредственно осуществляющим в организации работу по совершенствованию СУ. Наряду со штатными подразделениями к созданию этих систем следует привлекать консультационные, научно-исследовательские и другие специализированные внешние организации, а также отдельных профессионалов по системному анализу и оргпроектированию СУ.
В работах по исследованию, созданию и совершенствованию СУ необходим, как уже указывалось ранее, самый широкий спектр методов. Среди наиболее часто используемых можно отметить следующие:
• для обследования — анкетирование, изучение документации, интервьюирование и беседы, «фотографии» рабочего дня, наблюдения, само обследование, экспертный:
• для анализа — системный анализ, параметрический, нормативный, декомпозиции, сравнений, структуризации целей, моделирования, балансовый, корреляционный, матричный, аналитический, расчетный, последовательных подстановок, экспертный, ФСА;
• для оргпроектирования — системный анализ, аналогий, параметрический, нормативный, моделирования, аналитико-расчетный, логический, структуризации целей, творческих совещаний, опытный, блочный, экспертный, ФСА;
• для реализации (внедрения) — расчетный, материальное и моральное стимулирование, сетевой, обучение, переподготовка, повышение квалификации, экспертный.
Безусловно, данный перечень далеко не полный, так как в реально проводимых работах может применяться значительно большее число различных методов и их сочетаний.
Очень важно объективно оценить результаты исследования СУ, Для этого нужна необходимая номенклатура показателей, которая в общем случае должна отвечать определенным требованиям, в том числе:
• характеризовать соответствие результатов исследований их назначению и целям проведения;
• характеризовать научно-технический уровень проведенных исследований;
• давать возможность контролировать и оценивать эффективность результатов проведенных исследований.
При этом номенклатура показателей должна как минимум отражать:
• целевую направленность исследований (разработка новых методов управления, исследования технологических процессов управления, НТД, НМД, стандартов, повышение качества и конкурентоспособности продукции и услуг, улучшение функциональных взаимосвязей и т.п.);
• достижение целей исследований (достижение всех запланированных целей, достижение основных запланированных целей, достижение не всех запланированных целей исследования);
• новизну результатов исследований (создание новых моделей СУ, методов расчета численности персонала, моделей управленческих процессов, новых технологических процессов; составление новых алгоритмов, программ управления и т.п.), определяемую на основе патентоспособности, способности лицензирования, новых принципиальных изменений, а также существенно дополняющих, систематизирующих и обобщающих теорию и практику системного управления или только уточняющих существующие направления совершенствования СУ;
• научно-технический уровень исследований (использование прогрессивных оригинальных методов и методик исследования, соответствие мировому или отечественному уровню исследований СУ);
• предполагаемый масштаб реализации (внедрения) результатов исследований (на международном, национальном, отраслевом уровнях или уровне организации, подразделения);
• сроки выполнения исследований (выполнение досрочно, в установленные сроки, с нарушением установленных сроков);
• объемы реализации (внедрения) результатов исследований (полностью или частично);
• качество оформления проведенных исследований (в соответствии с требованиями или с нарушениями требований стандартов);
• эффективность реализации (внедрения) результатов исследований.
При выборе последней группы показателей крайне важно предварительно знать принципы, которыми следует руководствоваться при определении эффективности исследований СУ.