Оценка целесообразности и принятие решения о внедрении системы экологического менеджмента

Руководство организации должно принять решение о внедрении СЭМ на основе сформулированных целей ее внедрения и результатов ОИС, а также с учетом стоимости услуг консультантов. Для положительного решения нужна поддержка или согласие руководителей всех основных функциональных направлений. Положительное решение должно быть оформлено официально (обычно - приказом директора). В решении должны быть сформулированы:

- цель внедрения СЭМ;

- область охвата СЭМ (область охвата и область сертификации СЭМ могут различаться);

- сроки внедрения СЭМ;

- роль и условия работы консультанта (если используется);

- ответственный (координатор) внедрения в компании и его полномочия.

Кроме того, решение должно подтверждать высокий приоритет деятельности по внедрению СЭМ, гарантировать обеспечение необходимыми ресурсами (в т. ч. устанавливая ответственность и полномочия) и подтверждать заинтересованность и приверженность руководства.

В случае положительного решения о внедрении СЭМ, этот этап также должен гарантировать поддержку руководства и определить команду или лидеров проекта внедрения СЭМ.

Группа экологического менеджмента (ГЭМ) - команда специалистов организации, сформированная для разработки и внедрения СЭМ. Задачей группы является координация разработки, документирования и внедрения СЭМ. После успешного внедрения поддержание СЭМ станет ответственностью представителя руководства и координатора СЭМ. Состав и работоспособность группы, личные характеристики и знания ее членов, в особенности ее лидера - координатора проекта по внедрению СЭМ, во многом определяют успех проекта.

Для успеха проекта по внедрению СЭМ его координатору необходимо иметь: навыки руководителя и лидера, умение преодолевать трудности, энтузиазм, умение работать в группе, навыки управления проектами, доверие сотрудников и авторитет в организации, системный взгляд, понимание целей и корпоративной культуры организации, свободное время для реализации проекта.

Отнюдь не всегда организация может найти человека, который бы соответствовал всем этим критериям одновременно. Даже если такой специалист работает в организации, далеко не во всех случаях он может быть освобожден от значительной доли своих текущих обязанностей для того, чтобы возглавить процесс внедрения СЭМ. Выходов несколько: пренебречь частью требований или составить команду лидеров из двух человек. Оптимальной может быть команда из опытного и популярного, умеренно консервативного, но готового к изменениям руководителя, и инициативного специалиста. Подобным же образом может быть составлена команда из приглашенного менеджера и опытного, уважаемого сотрудника организации, который мог бы обеспечить преемственность корпоративной культуры и способствовать созданию авторитета лидера проекта.

В среднем, для ведения работы по внедрению СЭМ необходим один человек на 200 работающих; таким образом, в малой организации группа по экологическому менеджменту может состоять из двух-трех, средней - пяти-семи специалистов, активно участвующих в разработке и внедрении СЭМ. Естественно, в группу должны войти специалисты, прошедшие обучение по внедрению СЭМ.

Работа группы должна быть обеспечена необходимыми ресурсами, в частности - компьютерной техникой, рабочими помещениями. Важно также обеспечить возможность выполнять соответствующие работы, освободив членов группы от некоторой части основных обязанностей.

Планирование внедрения системы экологического менеджмента

Для любой масштабной деятельности тщательное планирование является необходимым условием успеха. Разработку плана внедрения СЭМ должна осуществить ГЭМ (в сотрудничестве с консультантом); план должен быть утвержден высшим руководством.

Планирование внедрения СЭМ опирается на несколько основных постулатов:

До начала планирования необходимо принять некоторые ключевые решения, а именно:

- определить область действия СЭМ;

- выбрать приоритеты в соответствии с целями внедрения;

- определить глубину интеграции систем менеджмента;

- решить, будет ли СЭМ внедряться сначала в одном или нескольких подразделениях в качестве пилотного проекта, либо во всей организации одновременно;

- определить порядок документирования системы и использования электронной документации;

- выбрать и обеспечить возможность применения мотивации.

Внедрение СЭМ требует определенной последовательности действий (до постановки целей необходимо определить приоритетные аспекты; внутренний аудит и анализ со стороны руководства могут осуществляться только после того, как разработаны и внедрены остальные элементы СЭМ, и т. д.).

Для разработки СЭМ необходимо привлекать специалистов, руководителей среднего и низшего звена подразделений, ответственных за отдельные действия. Например, это относится к совершенствованию рабочих инструкций и процедур, определению экологических аспектов, планированию, разработке программ мониторинга.

Планирование необходимо разбивать на этапы, имеющие конкретные цели и отслеживать результаты (проектное выполнение).

При разработке СЭМ необходимо учитывать существующую структуру управления, опыт и потенциал специалистов, планы развития системы управления организации, возможности и подходы к интеграции (использование наработок или параллельное развитие других направлений СМ).

Разработку элементов СЭМ целесообразно начинать с подготовки проектов процедур; совершенствовать процедуры по мере разработки элементов (например, разработку экологических целей начать с подготовки проекта соответствующей процедуры; совершенствовать ее по мере реализации процедуры).

Планировать как разработку элементов СЭМ, так и осуществление необходимой природоохранной деятельности в соответствии с результатами ОИС.

При планировании изменений необходимо координировать планы с руководителями, ответственными за аспекты деятельности организации, которые могут повлиять на внедрение СЭМ или, наоборот, на которых изменения могут сказаться негативно, то есть учитывать планы реконструкции производства или внедрение нового оборудования, выпуск новых типов продукции, сезонную загрузку и т. п.

При введении любых изменений (в частности, СЭМ) необходимо заранее информировать сотрудников о причинах и характере изменений, учитывать их интересы и приоритеты и мотивировать к изменению действий.

При планировании внедрения СЭМ следует:

- соблюдать баланс между слишком быстрым темпом изменений (создает неразбериху и препятствует нормальной работе) и «черепашьим» темпом, при котором интерес и мотивация теряются очень быстро; между соблюдением только минимальных требований к документированию и желанием оформить все;

- помнить, что ошибки и неудачи всегда возможны, а самый лучший план не может предугадать всего. Поэтому- оставлять небольшой запас времени и ресурсов, допускать возможность модификации планов, в самых ответственных случаях готовить запасные варианты;

- учитывать мнение вовлеченных сторон: консультантам – мнение организации, специалистам по внедрению СЭМ - сотрудников организации;

- учитывать связь планов и необходимых для их выполнения ресурсов: например, стоимость услуг сертификации зависит от числа сертифицируемых организаций, и может оказаться, что дешевле и проще внедрить и сертифицировать СЭМ во всей организации, чем осуществлять поэтапное внедрение СЭМ в различных подразделениях организации.

Процесс внедрения следует четко разбивать на этапы, для которых необходимо ставить конкретные цели и сроки осуществления. При планировании должны быть определены основные методы, которыми будут решаться задачи этапа, участники работ и степень их занятости, выбраны ответственные за различные этапы.

Организация может принять решение о первоочередном внедрении СЭМ в рамках одного или нескольких подразделений для того, чтобы сосредоточить усилия и приобрести дополнительный опыт в рамках выполнения такого пилотного проекта. При этом если планируемая на будущее область охвата СЭМ шире, процедуры и документы уровня организации должны разрабатываться и вводиться в действие сразу же для всей организации.

Структура СЭМ определяет последовательность этапов, хотя определенная гибкость в порядке разработки различных элементов СЭМ все же возможна.

В таблице 3 приведено содержание основных этапов внедрения СЭМ.

К моменту сертификации СЭМ должна быть полностью внедрена, должен быть осуществлен полный цикл, включая пересмотр СЭМ. Таким образом, на момент сертификации ни в политике, ни в целях СЭМ не может содержаться положение о разработке СЭМ.

Таблица 3 - Основные этапы внедрения СЭМ

№ п/п	Содержание этапов
	Информирование руководства
Принятие решения о внедрении СЭМ
	Обучение специалистов внедрению СЭМ (если ОИС проводится силами организации)
	Оценка исходной ситуации
Принятие решения о внедрении СЭМ
	Определение экологической политики Определение полномочий и ответственности Обучение специалистов внедрению СЭМ (если не было проведено раньше) Разработка общей структуры и процессов СЭМ, описания процессов организации Разработка системы документооборота и записей Информирование и начальное обучение персонала
	Определение приоритетных аспектов Выявление требований законодательных и нормативных актов, заинтересованных сторон Выявление возможных нештатных ситуаций, которые могут оказывать воздействие на ОС
	Определение экологических целей
	Определение экологических задач и разработка программы экологического менеджмента
	Выявление механизмов контроля аспектов, разработка рабочих процедур Анализ возможных нештатных ситуаций и подготовка к действиям при их возникновении Определение требований к мониторингу Обучение персонала выполнению пересмотренных/введенных процедур и инструкций Разработка процедур по действиям в случае несоответствий и их превращению Разработка Руководства по СЭМ
	Внедрение рабочих процедур
	Функционирование СЭМ, в т.ч. выполнение программ экологического менеджмента
	Проведение внутреннего аудита
	Анализ со стороны руководства
	Совершенствование СЭМ
	Функционирование СЭМ, в т.ч. выполнение программы экологического менеджмента
	Сертификация (при необходимости)