Ответственность и структура управления

ISO 14001 устанавливает требования к высшему руководству в отношении определения политики и анализа СЭМ со стороны руководства. Все остальные требования формулируются как требования к организации. Таким образом, организации могут с достаточной степенью гибкости определять структуру и ответственность за элементы деятельности в рамках СЭМ. При этом ответственность за выполнение требований и функционирование СЭМ остается за высшим руководством, которое выделяет своего представителя для постоянного контроля деятельности в рамках СЭМ и обеспечения связи с высшим руководством.

В соответствии с российским законодательством, руководитель организации несет общую ответственность за деятельность организации в области охраны окружающей среды и обычно назначает своим представителем первого заместителя - главного инженера (технического директора). На предприятиях ответственность, в свою очередь, возлагается на инженера по охране окружающей среды, при необходимости формируется отдел охраны окружающей среды. В зависимости от специфики и истории предприятия, приоритетов руководства, служба охраны окружающей среды может находиться в подчинении главного инженера, главного энергетика, заместителя директора по общим вопросам, существовать в качестве отдельного подразделения или быть совмещенной с санитарной или химико - аналитической лабораторией, отделами производственного контроля, охраны труда и техники безопасности и т. п. Помимо этого, на предприятиях есть ответственные за охрану труда.

С точки зрения структуры управления, такая основа вполне достаточна. В то же время, при внедрении СЭМ ее необходимо существенно развить, поскольку

- задачи СЭМ и, следовательно, подразделений организации не ограничиваются обеспечением соответствия природоохранному законодательству;

- обычно не развиты связи подразделений; большинство решений, связанных с воздействием на окружающую среду, принимается без привлечения отдела ООС;

- часто специалисты по ООС не обладают достаточным авторитетом и влиянием, их требования игнорируются.

При внедрении СЭМ и для поддержания ее функционирования необходимо, чтобы вовлеченные специалисты имели достаточно времени для выполнения новых обязанностей и были готовы к их выполнению. Естественно, это может потребовать изменения графика их занятости или назначения других специалистов. В ряде случаев может потребоваться и изменение подчинения отдела охраны окружающей среды. По завершении внедрения в структуре отдела охраны окружающей среды должен быть предусмотрен координатор СЭМ, который может быть начальником отдела. На должность координатора лучше всего назначить лидера группы внедрения СЭМ.

Наиболее существенные изменения в структуре управления организации связаны с расширением сферы ответственности за охрану окружающей среды, интеграцией приоритетов охраны окружающей среды в деятельность организации и делегированием ответственности подразделениям и лицам, деятельность которых оказывает или может оказывать воздействие на окружающую среду. Для этого

- ответственность в области экологического менеджмента должна быть возложена на начальников подразделений, цехов, смен и т. п. в рамках, связанных с их основной деятельностью;

- ответственность должна подтверждаться уровнем подготовки, доступностью информации и полномочиями;

- координатор СЭМ и специалисты по ООС и должны действовать как консультанты, советники, помощники, осуществляя координацию и поддержку деятельности.

С точки зрения структуры управления это требует

- добавления или уточнения ответственности в области охраны окружающей среды в должностных инструкциях сотрудников организации;

- создания или корректировки процедур взаимодействия подразде­лений организации при решении задач, которые могут оказывать воздействие на окружающую среду;

- развития информационных потоков.

Поскольку в выполнении требований к СЭМ участвуют многие (а иногда и все) подразделения предприятия, достаточно часто при внедрении СЭМ составляется «матрица ответственности», в которой указываются ответственные и участвующие подразделения. Однако, если организация не имеет опыта использования матричной организационной структуры, «матрицу ответственности» следует использовать только в информационных целях. Ответственность же может быть оформлена через должностные инструкции, процедуры, или иные утвержденные документы.

Поскольку деятельность в рамках СЭМ на этом этапе только развивается, и область ответственности различных категорий сотрудников не определена окончательно, нецелесообразно подробно описывать ответственность в должностных инструкциях; вместо этого можно сделать ссылку на отдельный документ.

По мере внедрения и функционирования СЭМ организационная структура или распределение сотрудников могут оказаться нерациональными. При изменении организационной структуры следует

- учитывать мнение специалистов подразделений, которые предполагается реструктурировать, и взаимодействующих с ними;

- прорабатывать последствия изменений, готовить их проведению организацию (заранее выпускать пересмотренные процедуры и информировать сотрудников);

- помнить, что слишком резкие изменения вызывают невозможность выполнения новой работы (по техническим, административным, социальным причинам);

- при внедрении изменений обязательно проводить обучение /переподготовку/информирование персонала;

- использовать подходы мотивации для поддержки выполнения сотрудниками новых, более сложных задач (при этом, не заменяя мотивацией требования);

- отдавать предпочтение изменению обеспечения персоналом / ротации;

- свести увольнения к минимуму, за исключением намеренного невыполнения своих обязанностей;

- при решении кратковременных задач формировать проектные группы без пересмотра организационной структуры, при необходимости привлекать сторонних экспертов.