2015-04-01
10410
Обязательным признаком системы управления является движение информации, “причем не только в смысле физического перемещения, но и вплоть до образования новой информации, включая любые ее изменения в рамках данной системы”[156].
Чтобы управление было эффективным, нужна рациональная организация информационных процессов. В этих целях создаются системы сбора, хранения, обработки и передачи информации, необходимой для удовлетворения потребностей управления, - информационные системы. Основная задача этих систем заключается в том, чтобы соответствующий субъект мог в нужный момент получить из определенных источников систематизированную и должным образом обработанную информацию по интересующему его вопросу. “Информационная система служит как бы посредником между пользователем и источником тех или иных сведений”[157].
Рассматривая понятие “информационная система”, необходимо отметить, что однозначное понимание данной категории в науке отсутствует. Зачастую это понятие подменяется понятием “система информации”[158], что приводит к некоторым сложностям в трактовке сущности явлений, связанных с ними.
В этой связи, можно привести следующее толкование понятия “система информации”. Согласно формулировке, данной в толковом словаре, под системой понимается “форма организации чего-нибудь”[159], тогда в нашем случае (в словосочетании “система информации”) под словом “чего-нибудь” можно понимать слово “информация”. Значит, под системой информации органов внутренних дел следует понимать форму организации информации, т.е. “совокупность всех сведений (в т.ч. и устного характера), циркулирующих в органах внутренних дел”[160].
В случае использования словосочетания “информационная система”, под словом “информационная” следует подразумевать качество, свойство, признак системы. Таким образом, под информационной системой в первом приближении можно понимать систему, связанную с информацией, а если рассматривать данную категорию шире, то и процессы, связанные со сбором, обработкой, хранением, передачей и выдачей информации. Это возможно в силу абстрактности величины такого свойства системы как свойство “информационная”. А поскольку понятие “система информации” определено однозначно и охватывает всю совокупность циркулирующей в органах внутренних дел информации, то под информационной системой целесообразно понимать не только совокупность информации, но также организационные формы, технологии и средства, связанные с реализацией информационных процессов.
Т.е. применительно к системе управления органов внутренних дел, в наиболее общем виде, под информационной системой можно понимать соответствующую заданным управленческим функциям систему информации, реализованную в виде целостного, организационно и технически обеспеченного комплекса информационных процессов [161]. Информационная система предназначена для сбора, передачи, обработки, хранения и выдачи (отображения) информации по запросам.
Но поскольку из системы информации органов внутренних дел достаточно сложно выделить информацию сугубо управленческую, то рассмотрение именно информационной системы органов внутренних дел как одного из важнейших элементов обеспечения процесса управления, на наш взгляд, будет правомерным.
Структура информационной системы определяется ее функциями, которые можно разделить на подготовительные и основные. Подготовительные состоят в фиксировании и сборе первичных данных, их хранении. Основные сводятся к поиску, обработке, систематизации, оформлению и передаче информации потребителям. В связи с этим информационную систему органов внутренних дел функционально можно разделить на следующие подсистемы: подсистема сбора, подсистема накопления, подсистема обработки и подсистема выдачи информации (рисунок 5.).
Подсистема сбора информации обеспечивает фиксацию, доставку для обработки и регистрацию сообщений от источников информации, а также запросов от пользователей системы.
Подсистема накопления информации - упорядоченное хранение вновь поступившей и обработанной информации.
Подсистема обработки информации реализует процесс обработки поступивших сведений, в т. ч. формализацию, систематизацию и актуализацию информации.
Подсистема выдачи информации позволяет осуществлять формирование и доставку адресатам информационных сообщений.
Рис. 5. Функциональная структура информационной системы органов
внутренних дел.
Необходимо отметить, что реализация определенных технологических процессов, связанных с выполнением отдельных функций информационной системы в целом и названных подсистем в частности, достигается соответствующей структурой информационной системы. Поэтому необходимо рассмотреть структуру информационной системы органов внутренних дел. Она представлена на рисунке 6.
Рис. 6. Компоненты информационной системы.
Из рисунка видно, что компонентами информационной системы являются: люди (персонал), обеспечивающие функционирование названных систем; информация, которая в них собирается, систематизируется, хранится и обрабатывается; используемые организационные и технические средства; коммуникации; носители информации, а также методы, процедуры сбора, передачи, хранения и преобразования информации.
Дадим краткую характеристику каждому из элементов информационной системы применительно к органам внутренних дел.
Персонал - штатный состав, занимающийся сбором, передачей, обработкой и хранением информации, в т.ч. с использованием соответствующих технических средств. От персонала, его знаний и умений во многом зависит качество организации информационных процессов, а также их эффективность при использовании в информационной системе.
Информация - вся система информации, используемая органами внутренних дел в процессе своего функционирования, включая и нормативно-правовую.
Организационные и технические средства - разнообразные формы, способы и средства организации информационных процессов, а также средства связи, вычислительная техника, телевизионные устройства, фотоаппаратура, множительная техника, средства охранной сигнализации и т. д., т.е. та аппаратура, которая используется в процессе сбора, передачи, обработки и хранения информации.
Методы, процедуры сбора, передачи, хранения и преобразования информации - правила, способы, технологии и формы организации, используемые в системе при работе с информацией.
Носители информации - материальные объекты, предназначенные для передачи, хранения и обработки информации[162]. В качестве носителей информации могут выступать магнитные ленты, дискеты, фотографии, бумага и т.п. Хотелось бы отметить, что вид носителя информации, используемый в информационной системе, во многом определяет не только качество и долговечность фиксации информации, но и объемы, а также скорость и качество ее считывания и воспроизведения.
Коммуникации [163] - это направления и процесс обмена информацией между людьми. Поскольку этот важный элемент информационной системы рассматривается в литературе недостаточно полно, представляется необходимым остановиться на его рассмотрении более детально.
Каждый субъект системы органов внутренних дел представляет собой узел информационной (информационно-коммуникационной) сети, в которой осуществляется обмен разнообразной информацией, поступающей от различных источников и направляемой по разным адресатам-получателям. Коммуникации ни в коем случае нельзя рассматривать как физические каналы связи, по которым передается соответствующим образом закодированное сообщение с помощью некоего носителя. “Поскольку обмен информацией свойственен для всех основных видов управления, то коммуникации становятся связующим процессом” [164].
В системе органов внутренних дел можно выделить две большие группы коммуникаций: 1) коммуникации между системой и средой ее функционирования; 2) коммуникации внутри системы.
Коммуникации, обеспечивающие связь системы органов внутренних дел с внешней средой, являются достаточно важными, т.к. характеризуют источники поступления, каналы передачи, способы и место сбора оперативной информации. Перечислить эти коммуникации достаточно сложно, т.к. в различной оперативной обстановке в коммуникационных процессах со стороны внешней среды выступают различные субъекты: отдельные граждане, организации, средства массовой информации и т.д.
Внутрисистемные коммуникации определяются организационно-структурным построением системы. Они характеризуют возможную “ширину спектра” информационного обмена сотрудника внутри органов внутренних дел. Именно потому, что обмен информацией характерен для всех основных видов управленческой деятельности, рассмотрение внутрисистемных коммуникаций приобретает огромное значение в плане организации информационной системы оперативного управления органами внутренних дел. Разумеется, в такой системе как органы внутренних дел внутрисистемные коммуникации имеют достаточно сложный вид. В этой связи можно выделить вертикальные восходящие, вертикальные нисходящие, а также горизонтальные коммуникации. Информация внутри организации перемещается с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. Она может передаваться по нисходящей, т.е. с высших уровней на низшие. Таким путем подчиненным уровням управления сообщается о текущих задачах, изменении приоритетов, конкретных заданиях, рекомендуемых процедурах и т.п. В органах внутренних дел, например, это могут быть различного рода приказы, распоряжения, инструкции и иные способы доведения управленческих решений до подчиненных.
Помимо обмена по нисходящей, организация нуждается в коммуникациях по восходящей. К примеру, доклад руководству о возникших проблемах в подразделении, на обслуживаемой территории и т.п. Охарактеризовать полностью категории потоков информации, поступающей по восходящей, достаточно сложно. Они включают как информацию, имеющую официальный статус (доклады вышестоящему руководству о положении дел, различные отчеты), так и информацию личного плана (рапорты, заявления, жалобы и т.д.). Любые виды информации могут значительно влиять на эффективность работы органов внутренних дел. Коммуникации по восходящей линии также выполняют функцию оповещения верха о том, что делается на низших уровнях. Таким путем руководство узнает о текущих или назревающих проблемах и предлагает возможные варианты исправления положения дел.
В дополнение к обмену информацией по нисходящей или восходящей линии органы внутренних дел, как и любая организация, нуждаются в горизонтальных коммуникациях. Система органов внутренних дел состоит из множества подразделений, поэтому обмен различной информацией между ними нужен для координации задач и действий. Поскольку органы внутренних дел представляют собой систему взаимосвязанных элементов, то входящие в их состав аппараты управления должны добиваться, чтобы специализированные элементы работали совместно, продвигая организацию в нужном направлении.
Особым видом коммуникаций являются так называемые неформальные коммуникации. К числу таковых можно отнести неформальное общение, слухи и т. п., возникающие как в системе органов внутренних дел, так и во внешней среде.
Рассматривая информационные системы, нельзя не отметить, что их классификация столь же различна и условна, как и классификация информации. Но наиболее распространенным признаком, используемым в качестве основания классификации информационных систем органов внутренних дел, является их служебная направленность. Так, различают розыскные, оперативно-служебные, криминалистические, кадровые и другие информационные системы. В числе других оснований классификации используют следующие: по уровню управления; по характеру обеспечиваемых функций; по месту в организационной структуре; по типу обрабатываемых данных; по целевому назначению; по уровню автоматизации.
Информация, поступающая в информационную систему органов внутренних дел, определенным образом учитывается и систематизируется, что позволяет, во-первых, постоянно организовывать неоднократное обращение к ней различных аппаратов и служб органов внутренних дел, а во-вторых, постоянно пополнять ее новой и удалять устаревшую информацию. “При этом необходимо подчеркнуть важнейшую характеристику подобных информационных систем: однократный ввод информации и последующее ее многократное использование”[165].
Важное место в составе информационного обеспечения органов внутренних дел занимает такая традиционная для них разновидность информационных систем как учеты.
Учеты - это особая форма организации информационных систем, позволяющая осуществлять сбор и упорядоченное накопление информации в целях ее многократного использования [166].
Учеты ведутся практически всеми подразделениями органов внутренних дел на всех уровнях управления. Объектами учета являются лица, события, явления, предметы, отдельные информационные сообщения и документы, иные объекты окружающей среды, попадающие в сферу деятельности органов внутренних дел. Формирование и содержание учетов регламентируется Приказом МВД России № 400 от 31 августа 1993 г. “О формировании и ведении централизованных оперативно-справочных, розыскных, криминологических учетов, экспертно-криминологических картотек органов внутренних дел Российской Федерации”.
Согласно этому приказу, централизованные учеты создаются исходя из практических потребностей правоохранительных органов для получения при обращении к учетам такого рода информации, которая помогла бы в раскрытии преступлений, установлении личности неизвестных граждан и принадлежности изъятого имущества. Они формируются в информационных центрах МВД, ГУВД, УВД по территориальному (региональному) принципу и объединяются в Главном информационном центре МВД России как федеральные.
Принятая в настоящее время классификация исходит из различных признаков, характеризующих определенную разновидность учета (состав объектов, способ ведения учета и др.). Наиболее распространенной является классификация, в основу которой положен признак, отражающий функцию, т.е. целевое назначение того или иного учета.
В органах внутренних дел ведутся следующие виды учетов: оперативно - розыскной; оперативно - справочный; криминалистический; профилактический; административно - правовой; статистический и вспомогательный. Разумеется, возможна иная классификация учетов, используемых в органах внутренних дел.
Говоря об информационной системе органов внутренних дел, нельзя не упомянуть о задачах, стоящих перед ней. Среди наиболее важных, можно выделить следующие:
- обеспечение своевременного выявления негативных тенденций в состоянии и динамике правонарушений, улучшения или ухудшения результатов деятельности органов внутренних дел;
- принятие мер упреждающего воздействия в связи с негативными изменениями в оперативной обстановке;
- обеспечение стабильности и ритмичности работы по предупреждению и раскрытию преступлений и своевременности реагирования на заявления и сообщения о них;
- недопущение фактов несвоевременного возбуждения уголовных дел, перенесения нераскрытых преступлений из одного отчетного периода в другой;
- максимальное приближение деятельности аппаратов управления к работе подчиненных органов и подразделений;
- обеспечение потребителей информации только необходимыми сведениями, устранение избыточности и повторяемости;
- введение и использование средств автоматизации в работе правоохранительных органов.
