Факторы, определяющие характер информационных потребностей служб, подразделений и сотрудников органов внутренних дел

Изучение практики показывает, что имеется группа факторов, определяющих организацию информационного обеспечения руководителей аппаратов управления органов внутренних дел, исходя из их информационных потребностей:

- функциональные (должностные) обязанности соответствующего руководителя;

- информационная структура управленческих решений, принимаемых и реализуемых ими в ходе управления;

- профессиональная, в том числе управленческая компетентность и информационная культура;

- информационная технология, используемая руководителем для решения задач управления;

- виды деятельности руководителя.

Представляется, что наряду с названными имеют место и другие факторы, в той или иной мере влияющие на решение задач информационного обеспечения руководителей аппаратов управления органов внутренних дел.

Организацию информационного обеспечения управления руководящего звена, необходимо начинать с построения модели. В ней должны быть определены:

- круг руководителей органа внутренних дел, нуждающихся в дифференцированном информационном обеспечении;

- выявлены и нормативно закреплены критерии, определяющие содержание и виды информации, а также ее оптимальность с точки зрения объемов, полноты и достаточности;

- перечень органов и подразделений, поставляющих информацию;

- наиболее приемлемая форма представления сведений;

- сроки подготовки информационных документов и т.д.

Постараемся, на примере анализа содержания деятельности руководителя органа внутренних дел, выделить ряд положений, требующих учета при решении задач их информационного обеспечения и определения информационных потребностей. Так, в соответствии со своими функциональными обязанностями он:

- объединяет и согласовывает усилия всех субъектов управления - своих заместителей, руководителей штаба, отраслевых и функциональных служб;

- по отношению к подчиненным осуществляет деятельность в форме единоначалия;

- несет персональную ответственность за выполнение возложенных на орган внутренних дел задач, устанавливает степень ответственности своих заместителей, делегировав им часть своих прав;

- определяет задачи и функции самостоятельных структурных подразделений органа внутренних дел, компетенцию их руководителей;

- обеспечивает строгое соблюдение законности в деятельности органа внутренних дел и исполнительской дисциплины, служебной и боевой подготовки личного состава;

- организует и осуществляет прием граждан и работников органа внутренних дел;

- обеспечивает рассмотрение предложений, заявлений и жалоб по вопросам, относящимся к компетенции органа внутренних дел и принятие по ним необходимых мер;

- применяет в пределах своей компетенции поощрения и налагает дисциплинарные взыскания на подчиненных;

- вносит на рассмотрение органов государственной власти и управления проекты решений по вопросам, отнесенным к компетенции органа внутренних дел;

- организует контроль за выполнением решений вышестоящих органов и т.д.

Для реализации социальной функции руководитель органа внутренних дел должен обладать информацией об основных источниках и объемах финансирования развития социальной сферы органа внутренних дел. Целесообразно отметить важность информации о выполнении Закона Российской Федерации “О милиции” и Указов Президента Российской Федерации, связанных с гарантиями социальной защиты работников милиции.

Информационные потребности, к примеру, министра, начальника УВД, находятся также в прямой зависимости от распределения функциональных обязанностей между ним и его заместителями, его организационно-правового статуса как председателя Коллегии МВД, УВД, руководителя оперативного совещания, начальника гражданской обороны МВД, УВД, старшего оперативного начальника в регионе. Например, как старший оперативный начальник министр, начальник УВД должен располагать информацией о силах и средствах, привлекаемых для осуществления мероприятий при чрезвычайных обстоятельствах, их готовности к действиям в таких условиях, наличии типовых планов, оснащенности личного состава средствами специальной защиты, а также иной техникой и вооружением.

Информационные потребности руководителя и содержание его информационной деятельности определяются также информационной структурой принимаемых им управленческих решений.

Так, принимая более или менее крупное управленческое решение, руководитель органа внутренних дел должен располагать информацией, содержащей набор следующих сведений:

- цели и задачи органа (службы, подразделения);

- критерии оценки деятельности и границы управляемости, в частности, компетенции органа (службы, подразделения);

- механизм организации и функционирования, закономерности и тенденции развития органа (службы, подразделения);

- прогноз изменений внешней среды оперативной обстановки;

- альтернативные стратегии деятельности органа внутренних дел, его служб и подразделений;

- последствия реализации альтернатив управленческого решения;

- механизм выбора лучшей альтернативы решения той или иной управленческой задачи.

Производительность труда руководителя органа внутренних дел в значительной мере зависит от его профессиональной компетенции как организатора, его эрудиции и информационной культуры. Каждый руководитель должен ясно себе представлять какая информационная система ему необходима для удовлетворения потребностей руководства органами и подразделениями.

Весьма важным фактором при решении задач информационного обеспечения управления является предел умственных и физических информационных возможностей как самих руководителей, так и сотрудников, обеспечивающих их соответствующей информацией. Несомненно, что более профессионально подготовленному руководителю для оценки оперативной обстановки и принятия управленческого решения в одной и той же ситуации потребуется меньше информации, чем слабо подготовленному руководителю.

Особое значение личные качества руководителя аппарата управления приобретают в условиях управления органами внутренних дел, когда особенно остро ощущается дефицит времени для поиска необходимой информации и принятия решения. В этой связи, как отмечалось выше, личные качества того или иного руководителя должны учитываться при определении его информационных потребностей и организации информационного обеспечения управления органами внутренних дел.

При решении задач информационного обеспечения управления необходимо учитывать, кроме того, широкий диапазон, приоритет и компетентность функций, реализуемых соответствующими руководителями, а также динамизм их информационных потребностей и запросов.

Вопрос о качестве и объеме информации, необходимой для управления органами внутренних дел, является одним из наиболее важных для руководителя аппарата управления, поскольку от этого непосредственно зависят затраты его труда.

В связи с этим, например, министр, начальник УВД должен быть информирован о положении дел в органах и подразделениях внутренних дел в целом. В отличии от руководителей отраслевой службы, получающих значительную часть информации из первоисточников, изучающих множество частных, конкретных вопросов своей отрасли, руководитель аппарата МВД, УВД должен получать информацию, характеризующую все службы, и, соответственно, чем выше уровень руководителя, тем шире должны быть рамки его профессиональных интересов, выше его потребность в информации.

Руководители аппаратов МВД, УВД должны получать, главным образом, наиболее крупную, агрегированную информацию, характеризующую состояние деятельности как структурных подразделений, так и всей системы в целом. В качестве такой информации, как правило, выступает оценочная информация: сведения о результатах деятельности тех или иных органов внутренних дел в сравнении со среднеобластными (среднегрупповыми) показателями; в сравнении с запланированными показателями; в сравнении достигнутого уровня со значениями результатов возможных или предполагаемых вариантов развития организации и деятельности органов внутренних дел; сведения о динамике преступности и правонарушений в сравнении с предыдущим отчетным периодом.

Предпочтительно, чтобы информация для руководителей аппарата МВД, УВД являлась вторичной по отношению к управленческой информации, используемой руководителями отраслевых и функциональных служб и третичной по отношению к остальной первичной информации. Но это не означает, что министр, начальник управления внутренних дел, скажем, не обязан знать положение дел по раскрытию отдельных наиболее серьезных преступлений или лучших работников органов внутренних дел.

Динамизм информационных потребностей руководителя в ходе управления органами внутренних дел определяется частными изменениями оперативной обстановки, повышением внимания к различным аспектам правоохранительной деятельности со стороны вышестоящих властных структур, усилением координирующей роли вышестоящих звеньев системы внутренних дел и связанной с этим потребностью в новой дополнительной информации.

Необходимо отметить, что информационные потребности в ходе управления органами внутренних дел находят свое отражение в запросах, адресуемых к информационной системе. Но, зачастую, потребность и запрос не всегда совпадают. Порой руководитель, имея потребность в той или иной информации, направляет запрос без достаточного знания возможностей системы информации, некорректно или неточно формулирует свои требования, в виду чего они могут оказаться неудовлетворенными. В этой связи, поскольку информационные запросы дают приближенное представление о потребностях в информации соответствующих руководителей, целесообразно их изучение при решении задач информационного обеспечения управления органами внутренних дел.

Уровень информационного обеспечения руководителя “во многом зависит не только от соответствия качества и объема поставляемой информации объективным потребностям в ней, но и от правильной организации процесса обслуживания”[175], четкого разграничения компетенции служб, поставляющих информацию, “от использования рациональных форм и сроков представления информации, использовании новых информационных технологий”[176].