2015-04-01
1438
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет понятие документ как зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
С развитием информационных технологий наряду с понятием бумажного документа появилось понятие электронного документа.
Электронный документ — это информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая требованиям, установленным законом.
В электронных документах содержатся информация, имеющая различное представление: текст, графика, звук, изображение в коммуникационных форматах. Электронные документы хранятся как файлы на машинном носителе.
Юридическая сила электронных документов обеспечена с помощью следующих реквизитов:
1. идентификационный код источника;
2. электронная подпись автора документа;
3. код формы документа;
4. номер документа;
5. дата, время создания или модификации документа.
В традиционном бумажном документообороте авторство документа и его подлинность (аутентификация) подтверждаются рукописной подписью и печатью, поскольку текст документа и удостоверяющие реквизиты жестко связаны с материальным носителем. В электронных документах такой связи нет. Поэтому для установления подлинности автора электронного документа и отсутствия изменений, в полученном по каналу связи документе, используется электронная цифровая подпись (ЭЦП).
|
|
|
Согласно Закона РФ «Об электронной цифровой подписи» ¾ электронная цифровая подпись – реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и, позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе. Электронная цифровая подпись признается равнозначной собственноручной подписи на бумажном носителе.
ЭЦП выполняет следующие функции:
· удостоверяет, что подписанный текст исходит от лица, поставившего подпись;
· не дает самому этому лицу возможности отказаться от обязательств, связанных с подписанным текстом;
· гарантирует целостность (неизменность) подписанного документа.
ЭЦП представляет собой несколько буквенно-цифровых символов, передаваемых вместе с электронным документом.
Способы создания электронных документов:
1. Традиционный ручной ввод информации в экранную форму установленного образца;
2. Сканирование немашинного документа и преобразование в стандартный формат машинного документа;
|
|
|
3. Программный способ создания машинного документа, в т.ч. вставка в документ внедренных или связанных объектов (согласно технологии OLE);
4. Импорт входных файлов коммуникационных форматов в электронный документ, которые могут рассматриваться как «вложения» и существовать независимо от основного документа либо интегрироваться с основным документом;
5. Сообщение электронной почты, сохраняемое в виде электронного документа.
Документопоток – это процесс передвижения документов одного типа от источника возникновения или пункта обработки к потребителю. Документопотоки связывают все подразделения экономической системы в единую информационную среду.
На каждом предприятии создается свой документооборот –движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, отправки адресату или передачи в архив.
Документационное обеспечение управления (ДОУ) осуществляется при выполнении следующих видов деятельности:
· документирование;
· делопроизводство, т.е. организация работы с документами.
Совокупность взаимосвязанных документов, систематически используемых для процессов управления объектом, называется системой документации (СД).
