Виды информационных систем управления документационным обеспечением предприятия

Основные виды информационных систем управления документационным

обеспечением предприятия:

1. Информационные системы управления документами. Обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации и их защиту. Эти документы хранятся в специализированных хранилищах или иерархической файловой системе. Типы файлов включают в себя текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио- и видеоданные, Web-документы. Пользователями являются – все сотрудники организации.

2. Информационные системы управления делопроизводством обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства. Основным назначением этих систем является документальная регистрация тех или иных свершившихся действий и событий в соответствии с принятыми правилами (напр. «документ принят к исполнению», «на документ дан соответствующий ответ» и т.д.). Пользователями являются – сотрудники ограниченного числа структурных подразделений (напр. управление делами, секретариаты, канцелярии и т.д.);

3. Системы управления документооборотом обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий. Эти системы не только регистрируют действия и события, но и поддерживают сами процессы работы над документами. Пользователями являются – отдельные сотрудники подразделений, вовлеченных в какой-то общий бизнес-процесс.

Основные функции ИСУД

1. Обработка и хранение документов, регистрация;

2. Работа с взаимосвязанными документами;

3. Поиск документов по атрибутам и полнотекстовый поиск;

4. Передача документов между исполнителями;

5. Регламентация прав доступа;

6. Интеграция с внешними системами электронной почты;

7. Контроль исполнительской дисциплины;

8. Списание документов

Характеристика систем управления электронными