Методология предпроектного обследования

Перечень этапов на стадии предпроектного обследования ЭИС определен в главе 2, пункт 2.1.

На этой стадии разработчик должен определить границы изучаемой системы, определить пользователей будущей ЭИС и выделить типы объектов, подлежащих обследованию и последующей автоматизации.

Объектами могут быть:

ü структура предприятия (отделы, цехи, участки, рабочие места);

ü функциональная структура (перечень функциональных задач или функций управления);

ü ресурсное обеспечение (продукция, предметы труда).

Кроме того, к объектам обследования могут быть отнесены информационные потоки – документы, файлы, сообщения и т.д., а также технологии и методы преобразования информации.

На первом этапе производятся следующие работы:

ü предварительное изучение предметной области;

ü выбор метода проведения сбора материала;

ü разработка программы обследования;

ü разработка плана графика сбора материалов обследования;

ü сбор материалов обследования.

Предварительное изучение объекта управления имеет своей целью выявить размеры объемов работ, найти примеры разработок ЭИС, представить изучаемую систему в целом.

При предварительном обследовании решаются следующие задачи:

ü устанавливается состав функциональных задач;

ü устанавливается структура управленческих работ объекта.

При выборе метода проведения обследования можно ориентироваться на следующие

ü метод локального обследования, т.е. для разработки комплекса задач или подсистемы;

ü метод сплошного обследования, охватывающий подразделения всей системы;

ü метод выборочного обследования при условии наличия однотипных по структуре подразделений (складов, цехов и т.д.);

ü метод с ориентировкой на заказчика, при котором работы могут выполняться только силами проектировщика или группы, куда входит заказчик.

При выборе метода сбора материалов следует руководствоваться следующими:

1. Метод бесед и консультаций с руководством высшего звена и руководителями предприятий.

2. Метод документальной инвентаризации управленческих работ.

3. Метод опроса исполнителей на рабочих местах.

4. Метод анкетирования.

Первый метод может проводиться в форме обычной беседы с руководителями предприятия и подразделений, а также в форме консультации с целью определения проблем предприятия, а также стратегических задач дальнейшего развития предприятия. Перед собеседованием проектировщикам необходимо познакомиться с общими документами предприятия (годовые отчеты, планы, штатное расписание и.т.д.). Как правило в результате проведения этого метода может быть сформулировано множество тактических и стратегических целей развития предприятия. Результаты собеседования могут быть представлены в документе произвольной формы.

Второй метод предусматривает сбор и регистрацию документов следующих типов:

ü организационно-управленческие (штатное расписание, организационная схема, положения о структурных подразделениях, приказы и т.д.);

ü юридические (пакет регистрационных документов, нормативные акты, законы и т.д.);

ü экономические – документы по каждой функциональной задаче или по каждому подразделению.

Все документы должны быть сведены в общий перечень с распределением по типам и задачам.

При третьем методе происходит сбор сведений непосредственно у специалистов на рабочих местах и поэтому должен производиться по заранее подготовленному документу-опроснику. В этом документе определен перечень вопросов. Эти вопросы прежде всего должны отразить перечень функциональных задач, выполняемых специалистом, их трудоемкость, характер технологии выполнения.

Четвертый метод предусматривает разработку анкет различных видов в зависимости от решений специалистов, проводящих обследование объекта.

Анкета может быть составлена:

ü на задачу, где определяются следующие данные:

· наименование задачи или функции управления;

· структура подразделения;

· входные документы;

· выходные документы;

· методика расчетов по задаче;

ü на экономический документ, где содержатся следующие данные:

· наименование документа;

· тип документа (входной, выходной, промежуточный);

· код документа;

· наименование подразделения;

· периодичность формирования;

· объем документа;

ü на показатель, отражающая следующие данные:

· тип документа (разрабатываемый или поступающий);

· наименование документа;

· значность показателя;

· методика или алгоритм формирования показателя;

· подразделение-потребитель.

Коды документов разрабатываются при условии обработки анкет на компьютере. Последняя анкета используется крайне редко из-за трудоемкости заполнения и обработки ее в электронном варианте.

На этом же этапе составляется программа обследования, которая должна отразить следующие разделы:

ü первый раздел предусматривает получение информации об объекте в целом, включая цели и задачи функционирования объекта, а также основные показатели деятельности предприятия и параметры значений;

ü второй раздел включает изучение функциональной структуры предприятия, т.е. перечень функциональных задач и функций управления с выполненными процедурами преобразования входной информации в выходную;

ü третий раздел предусматривает изучение и описание информационных и материальных потоков на уровне экономических документов и показателей.

Программа обследования может включать и другие разделы в зависимости от решений специалистов, проводящих обследование объекта управления, а также требований заказчика. В соответствии с программой обследования составляется план-график выполнения работ на стадии сбора материалов обследования, включаются следующие графики плана:

ü наименование работ;

ü подразделение предприятия, где планируется сбор информации;

ü исполнитель группы проектировщиков;

ü дата начала;

ü длительность исполнения;

ü дата окончания;

План-график служит инструментом для планирования и оперативного управления работ не только на этапе сбора информации, но и может быть составлен на следующих этапах предпроектного обследования объекта.

На основе собранных материалов об объекте управления и выполнении формализованных разделов отчета об обследовании выполняется этап «анализ материалов об обследовании», целью которого является:

ü сопоставление всей собранной информации об объекте с требованиями, определяющими недостатки функционирования объекта;

ü выработка направлений совершенствования работ, связанных с разработкой информационных технологий в работу ЭИС объекта;

ü обоснование выбора решений по обеспечивающим частям системы (информационной, технической, программной и т.д.).

Анализ материалов обследования предусматривает предварительную обработку материалов, собранных на предыдущем этапе обследования. Это и обработка опросных листов, анкет и составление дерева функций и задач по соответствующему объекту.

Дерево функций и задач является основой для разработки к методам их решения, а также информационному обеспечению систем управления.

Методы анализа информационных потоков будут рассмотрены в следующем пункте.

Основными методами анализа являются следующие:

ü построение схем документооборота;

ü построение матричных моделей потоков информации.

Результатом этапа работ является выполнение формализованного отчета об обследовании, который должен отвечать поставленным целям.

Результатом третьего этапа является разработка «Технико-экономического обоснования» (ТЭО) проекта ЭИС и «Технического задания на создание автоматизированной системы» (ТЗ), структуры этих документов подробно рассмотрены в главе 2, пункт 2.