Исследование потоков информации

При анализе информационных потоков большое значение приобретает метод матричного моделирования. Эта методология позволяет формализовать многие процедуры и операции по обработке материалов обследования в целях решения основных задач анализа существующих потоков информации практически на любом объекте управления.

Матричная информационная модель (рис. 3.1) представляет со­бой таблицу, отражающую соответствующие взаимосвязи между всеми подразделениями предприятия и его окружением (через движение документов и показателей), а также формирование но­вых данных в процессе функционирования системы управления. Модель состоит из четырех квадрантов и двух вспомогательных разделов, каждый из которых имеет свое специфическое содержа­ние и назначение.

Наименование документов

Наименование подразделений потребителей

Наименование показателей

Наименование документов

1 квадрант

II квадрант

Наименование подразделений поставщиков

Наименование докумен­тов

III квадрант

IV квадрант

Рис.3.1. Матричная информационная модель.

В квадранте I информационной модели отражаются все доку­менты и показатели, которые разрабатываются в данном подраз­делении. Он имеет представление квадратной матрицы, т. е. одинаковое на­именование документов и показателей по строкам и столбцам. Этот квадрант характеризует процессы проведения всех планово-экономических расчетов в подразделении: формирование докумен­тов (показателей) и использование их для составления других до­кументов (вычисление показателей).

Столбцы квадранта I содержат сведения о том, какие докумен­ты (показатели) используются для формирования других доку­ментов (показателей), а строки—сколько раз и для создания каких документов (показателей) используются показатели из до­кументов данного подразделения.

В квадранте II информационной модели отражается передача документов, разработанных данным подразделением, в другие от­делы, а также во внешние организации. Здесь же показывается передача документации в архив подраз­деления. Таким образом, квадрант II характеризует связи рас­сматриваемого подразделения со всеми другими, а также внешни­ми организациями по линии передачи своей документации.

В квадранте III отражаются все документы, поступающие из других подразделений, а также направления их использования. Следовательно, этот квадрант характеризует связи данного под­разделения со всеми другими по линии получения необходимой документации, т. е. вход данного подразделения. Кроме того, может вводиться специальный вспомогательный раздел для ха­рактеристики подразделений поставщиков.

Квадрант IV отражает передачу входящих документов, дан­ные которых используются в подразделении и передаются для по­следующей обработки в другие подразделения. Таким образом, раздел IV характеризует проходящие через рассматриваемое под­разделение документы.

Итоговые результаты квадранта I характеризуют:

ü по столбцу—количество разработанных в подразделении до­кументов или показателей, используемых для формирования до­кументов или показателей данного столбца;

ü по строке—степень использования данного показателя в фор­мировании других показателей этого документа или в создании показателей каких-либо других документов подразделения.

Итоговый столбец квадранта II отражает количество докумен­тов (показателей), передаваемых данным подразделением всем другим. Итоговая строка характеризует использование показате­лей или документов данного подразделения во всех других под­разделениях. Итоговый столбец квадранта III характеризует при­меняемость поступающих показателей, итоговая строка—коли­чество входящих показателей для формирования показателя квад­ранта I или простое их перенесение в новый документ.

Итоговый столбец квадранта IV отражает использование по­ступающих показателей всеми другими подразделениями.

Построение информационных моделей предполагает, что в ка­честве элементов информации, отражаемых в той или иной модели, используются документы, показатели, подразделения предприя­тий и люди, участвующие в обработке информации.

3.1.3. Технологическая сеть проектирования
предпроектной стадии ЭИС

Рассмотрим технологическую сеть проектирования предпроектной стадии ЭИС (рис.3.2), которая отражает формализованное описание этого процесса. Правила построения ТСП рассмотрены в гл. 2, п.2.3.2. Данная ТСП состоит из десяти последовательных технологических операций, которые описываются ниже.

П₁ – предварительное изучение объекта.

Вход:

D₁ – общие сведения об объекте (годовые отчеты предприятия и т.д.),

D₂ – положения о структурных подразделениях объекта.

Выход:

D₃ – состав функциональных задач,

D₄ – структура управленческих работ,

D₅ – общие сведения об объекте.

П2 – выбор метода проведения обследования.

Вход:

D₄, D₅,

U₁ – методы обследования.

Выход:

D₆ – описание выбранных методов,

П₃ – выбор методов сбора материалов обследования.

Вход:

D₆,

U₂ – универсум методов сбора материалов обследования,

U₃ – универсум вопросников по разным типам и иерархии управления,

U₄ – универсум анкет на разные формы обследования информационных потоков.

Выход:

D₇ – описание методов сбора материалов.

П₄ – разработка программы обследования объекта.

Вход:

D₈ – условия заказчика на проведение работ по структурным подразделениям и выполнение условий проектирования.

Выход:

D₈ – программа обследования,

П₅ – разработка плана-графика проведения работ.

Вход:

D₈, D₉.

Выход:

D₁₀ – план-график.

П6 – сбор материалов обследования.

Вход:

D₁₀ – план-график,

D₁₁ – организационно-управленческие документы,

D₁₂ – юридические документы,

D₁₃ – экономические документы,

D₁₄ – опросники,

D₁₅ – анкеты.

Выход:

D₁₆ – разделы отчета об обследовании, отражающие первый этап работ,

D₁₇ – перечень собранных документов с классификацией по типам.

П₇ – анализ исследования информационных потоков.

Вход:

D₁₆ – разделы отчета об обследовании,

U₅ – методы анализа информационных потоков.

Выход:

D₁₈ – матричные модели.

П₈ – анализ и определение состава функций и задач автоматизации объекта.

Рис.3.2. ТСП предпроектной стадии.

Вход:

D₁₆ – разделы отчета об обследовании, отражающие первый этап работ,

U₆ – универсум условий выбора функциональных задач.

Выход:

D^’₁₆ – разделы отчета.

П₉ – анализ и выбор структуры обеспечивающих частей ЭИС.

Вход:

D^’₁₆ – разделы отчета,

U₇ – универсум комплекса технических средств,

U₈ – универсум программных средств.

Выход:

D^’’₁₆ – формализованный отчет об обследовании.

П₁₀ – разработка ТЭО и ТЗ.

Вход:

D^’’₁₆ – формализованный отчет об обследовании,

D₁₇ – ГОСТы на проектирование документов ТЭО и ТЗ,

D₁₈ – условия заказчика системы.

Выход:

D₁₉ – ТЭО,

D₂₀ – ТЗ.