Внутренний контроль

Внутренний контроль – это процесс, осуществляемый совместно советом директоров, руководством и иными работниками общества и призванный обеспечить разумную гарантию достижения следующих целей общества: достоверность финансовой отчетности, эффективность деятельности и соблюдение обществом требований законодательства.

Эффективная система внутреннего контроля может помочь обществу:

- принимать более точные коммерческие решения на основе более полной и заблаговременно получаемой информации;

- завоевать (или восстановить утраченное) доверие инвесторов;

- предотвратить потерю ресурсов;

- обезопасить имущество общества;

- предотвратить возможное мошенничество;

- соблюдать все применимые законы и нормативные акты;

- получить конкурентное преимущество путем упрощения операций.

1. Принципы внутреннего контроля. Целесообразней всего основывать систему внутреннего контроля общества на определенных принципах, в число которых входят следующие:

- непрерывное функционирование: постоянное и надлежащее функционирование системы внутреннего контроля позволяет обществу своевременно выявлять любые отклонения от нормы и предсказывать их возникновение в будущем;

- подотчетность всех участников системы внутреннего контроля: качество выполнения контрольных функций каждым лицом контролируется другим участником системы внутреннего контроля;

- разделение обязанностей: следует запрещать любое дублирование контрольных функций; функции должны распределяться между работниками таким образом, чтобы одно и то же лицо не объединяло функций, связанных с утверждением операций с определенными активами, учетом операций, обеспечением сохранности активов и проведением их инвентаризации;

- надлежащее одобрение и утверждение операций: следует установить порядок утверждения всех финансово-хозяйственных операций уполномоченными лицами в пределах их компетенции;

- обеспечение организационного обособления подразделения общества, отвечающего за выполнение функций внутреннего контроля, и его подотчетности непосредственно совету директоров (наряду с комитетом по аудиту);

- внедрение системы внутреннего контроля на основе интеграции и сотрудничества всех подразделений и департаментов общества;

- постоянное развитие и совершенствование: система внутреннего контроля общества должна быть структурирована таким образом, чтобы она могла быть беспрепятственно адаптирована к новым задачам;

- обеспечение своевременного извещения об отклонениях: следует установить самые короткие сроки для получения указанной информации лицами, уполномоченными принимать решения с целью устранения таких отклонений.

2. Элементы системы внутреннего контроля.

Система внутреннего контроля включает описанные ниже взаимосвязанные элементы:

а) Контрольная среда. Контрольная среда определяет общую ситуацию в организации и влияет на осознание работниками аспектов, связанных с контролем. Она является основой всех остальных компонентов системы внутреннего контроля, обеспечивает дисциплину и взаимодействие людей. Среди факторов, определяющих контрольную среду, следует отметить: порядочность, моральные ценности и компетентность работников организации; философию и стиль работы руководства; методы, с помощью которых руководство делегирует полномочия и распределяет обязанности между работниками, организует работу, продвижение по службе и обучение работников; а также внимание и руководство со стороны совета директоров.

б) Оценка рисков. Каждая организация сталкивается со множеством внешних и внутренних рисков, которые необходимо оценивать. Предпосылкой оценки рисков является определение целей, взаимодействующих между собой на различных уровнях и не противоречащих друг другу. Оценка риска включает выявление и анализ соответствующих рисков, сопряженных с достижением таких целей, на основе чего осуществляется управление рисками.

в) Действия по осуществлению контроля. Действия по осуществлению контроля охватывают политику и процедуры, которые помогают обеспечить выполнение указаний со стороны руководства общества. В результате принимаются меры, которые необходимы в связи с теми или иными рисками либо для достижения целей общества. Действия по осуществлению контроля – это действия на всех уровнях и во всех подразделениях общества. Они включают самые разнообразные мероприятия, такие как получение согласований и разрешений, проверки, сверки, анализ результатов деятельности, обеспечение сохранности имущества и распределение обязанностей.

г) Информация и сообщения. Необходимо находить, получать и передавать соответствующую информацию в такой форме и в такие сроки, чтобы позволить руководителям и работникам общества выполнять их обязанности. Информационные системы генерируют отчеты об операциях, финансовых показателях и соблюдении правил, что позволяет вести хозяйственную деятельность и управлять ею. Такие отчеты содержат не только данные, полученные внутри организации, но и информацию о внешних событиях, действиях и условиях, необходимых для принятия обоснованных коммерческих решений и представления отчетности всем соответствующим органам.

Эффективное информационное взаимодействие между всеми подразделениями должно также осуществляться и в более широком смысле, охватывая организацию снизу вверх, сверху вниз и по горизонтали. Руководство общества должно довести до сведения всех сотрудников, что требования в области контроля должны неукоснительно выполняться. Сотрудники должны понимать свою роль в системе внутреннего контроля и знать, как отдельные функции соотносятся с действиями других лиц. Особенно важно, чтобы руководство не ограничивалось сообщениями о том или ином мероприятии в сфере контроля, а надлежащим образом подчеркивало значение и цели каждого элемента системы контроля.

Кроме того, необходимо обеспечить возможность передавать важную информацию на верхние уровни иерархической системы управления. Необходимо также наладить эффективную систему взаимосвязи со внешними сторонами, такими как клиенты, поставщики, органы регулирования и акционеры.

д) Мониторинг эффективности системы внутреннего контроля. Необходимо следить за системой внутреннего контроля, чтобы оценивать качество ее работы на протяжении времени. Достичь этого можно путем постоянного мониторинга, проведения специальных оценок или сочетая эти действия. Постоянный мониторинг осуществляется в ходе деятельности общества, что связано с регулярными действиями управленческого и надзорного характера и другими действиями, которые должны предпринимать сотрудники общества в рамках выполнения своих обязанностей.

Объем и частота проведения оценок будет зависеть в первую очередь от существующих рисков и эффективности текущих процедур мониторинга. О недостатках системы внутреннего контроля следует сообщать вышестоящим начальникам, а о серьезных проблемах – менеджерам и совету директоров общества. Высшее руководство общества и совет директоров должны надлежащим образом сформулировать те санкции, которые могут быть применены в случае нарушений системы внутреннего контроля.

3. Органы и лица, ответственные за осуществление внутреннего контроля.

В определенной мере внутренний контроль – это дело каждого работника в организации; в этой связи те или иные функции внутреннего контроля должны формально или неформально составлять часть служебных обязанностей любого работника общества. Практически все работники подготавливают информацию, используемую в системе внутреннего контроля, или совершают другие действия, необходимые для осуществления контроля. Кроме того, все работники должны отвечать за информирование вышестоящих начальников о любых проблемах в деятельности общества, несоблюдении внутреннего кодекса поведения или принятого на уровне общества кодекса корпоративного управления (если такие документы были приняты) или об иных нарушениях политики общества или незаконных действиях.

Кроме того, хотя у каждого общества есть своя особая система внутреннего контроля и осуществляющие такой контроль органы, можно сформулировать ряд общих правил, целесообразных для всех. То, как работает система внутреннего контроля, всегда определяется отношением к ней на «самом верху», то есть отношением совета директоров и исполнительных органов общества. В частности, совет директоров и исполнительные органы общества отвечают за формирование надлежащей среды внутреннего контроля и соблюдение высоких этических стандартов на всех уровнях деятельности общества. Кроме того, вопрос об утверждении процедур внутреннего контроля относится к компетенции совета директоров общества (и такое утверждение нередко осуществляется через комитет по аудиту). Комитет по аудиту также должен оценивать эффективность системы внутреннего контроля и подготавливать предложения по ее совершенствованию. Наконец, ответственность за осуществление процедур внутреннего контроля возложена на исполнительные органы общества.

Исполнительные органы, в частности генеральный директор или финансовый директор общества, также создают структуры (службы, отделы) или назначают сотрудников, которые отвечают за повседневное выполнение конкретных функций контроля. В такой роли могут выступать контрольно-ревизионная служба общества (как рекомендовано в Кодексе ФКЦБ) или внутренний аудитор.

4. Внутренний аудит. Внутренний аудит представляет собой неотъемлемую часть системы внутреннего контроля общества. В то время как система внутреннего контроля носит более широкий характер, внутренний аудит можно определить как деятельность по обеспечению независимых и объективных гарантий и по предоставлению рекомендаций, призванную повышать стоимость бизнеса и совершенствовать деятельность общества. Внутренний аудит помогает организации в достижении ее целей, поскольку привносит систематический, упорядоченный подход к оценке и совершенствованию эффективности процессов управления рисками, контроля и корпоративного управления.

В частности, в ходе внутреннего аудита анализируется достоверность и полнота информации, обеспечивается соблюдение принятых в обществе политики и нормативных актов, сохранность имущества, экономное и эффективное использование ресурсов и достижение установленных оперативных целей и задач общества. Внутренний аудит охватывает всю финансово-хозяйственную деятельность, в том числе существующие в обществе системы, производственные процессы, инженерно-конструкторские работы, маркетинг и кадровые вопросы.

Чтобы нормально работать, внутренний аудитор должен быть в достаточной мере независим. Это можно обеспечить, если он будет подотчетен совету директоров (через комитет по аудиту), а не менеджерам (генеральному или финансовому директору).

5. Контрольно-ревизионная служба. Функцию внутреннего контроля могут исполнять различные структуры общества, такие как внутренний аудитор или департамент внутреннего аудита. В соответствии с Кодексом ФКЦБ, российским акционерным обществам рекомендуется создавать контрольно-ревизионную службу. Контрольно-ревизионная служба должна отвечать за проведение ежедневного внутреннего контроля финансово-хозяйственной деятельности общества и может также выполнять функции внутреннего аудитора.

а) Полномочия контрольно-ревизионной службы. Контрольно-ревизионная служба выполняет следующие задачи: разработка процедур внутреннего контроля совместно с исполнительными органами и комитетом по аудиту; участие в заседаниях комитета по аудиту по вопросам исполнения финансово-хозяйственного плана, соблюдения процедур внутреннего контроля в обществе, управления рисками, нестандартных операций; проверка представленных документов и материалов на соответствие процедурам внутреннего контроля, утвержденным в обществе, в том числе наличие необходимых согласований с руководителями подразделений общества, если они требуются в соответствии с установленным порядком, а также наличие в финансово-хозяйственном плане средств, предусмотренных на совершение определенной хозяйственной операции; ежедневный контроль за финансово-хозяйственной деятельностью общества; анализ и оценка нестандартных операций, а также подготовка рекомендаций для совета директоров; оказание помощи комитету по аудиту в получении информации.

б) Подготовка отчетов. Чтобы деятельность контрольно-ревизионной службы была эффективной, служба должна быть подотчетна непосредственно комитету по аудиту. Рекомендуется, чтобы контрольно-ревизионная служба регулярно сообщала комитету по аудиту о выполнении финансово-хозяйственного плана и выявленных ею отклонениях от последнего.

в) Состав контрольно-ревизионной службы. Рекомендуется, чтобы руководитель контрольно-ревизионной службы общества и не менее двух третей ее сотрудников имели высшее экономическое (финансовое) или юридическое образование. Кроме того, рекомендуется, чтобы стаж работы руководителя контрольно-ревизионной службы в соответствии с полученным образованием был не менее пяти лет. Договор с руководителем контрольно-ревизионной службы должен подписываться председателем совета директоров, чтобы обеспечить независимость сотрудников контрольно-ревизионной службы. Договоры с сотрудниками контрольно-ревизионной службы рекомендуется заключать членам совета директоров, а не членам исполнительных органов общества. В Кодексе ФКЦБ рекомендуется, чтобы организационная структура контрольно-ревизионной службы общества и конкретные требования к профессиональной квалификации ее членов были описаны в уставе.

6. Отчет руководства общества о внутреннем контроле за финансовой отчетностью.