Учет кассовых операций. В целях организации на территории Российской Федерации наличного денежного обращения Центральным Банком Российской Федерации принято Положение о порядке

В целях организации на территории Российской Федерации наличного денежного обращения Центральным Банком Российской Федерации принято Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации от 12 октября 2011г. № 373-П (зарегистрировано в Минюсте РФ 24 ноября 2011г. № 22394).

Денежные средства организаций находятся в кассе в виде наличных денег и денежных документов.

Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных ими самостоятельно и утвержденных руководителем.

Порядок определения лимита зависит от того, имеет или нет организация поступления наличных денег в кассу от продажи товаров, выполнения работ, оказания услуг.

Если организации имеют такие поступления в кассу, то для определения лимита учитывают объем этих поступлений.

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

,

где L – лимит остатка наличных денег в рублях;

V – объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;

Р – расчетный период, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, работы, услуги, в рабочих днях (не более 92 рабочих дней организации);

Nc – период времени между днями сдачи в банк наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях (не более семи рабочих дней, а при расположении организации в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – четырнадцати рабочих дней).

При отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары (работы, услуги), организации учитывают объем выдач наличных денег, за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы и других выплат работникам.

Лимит остатка наличных денег рассчитывается по формуле:

,

где L – лимит остатка наличных денег в рублях;

R – объем выдач наличных денег, за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы и других выплат работникам, за расчетный период в рублях;

Р – расчетный период, за который учитывается объем выдач наличных денег в рабочих днях (не более 92 рабочих дней);

– период времени между днями получения в банке наличных денег, за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы и других выплат работникам, в рабочих днях (не более семи рабочих дней, а при расположении организации в населенном пункте, в котором отсутствует банк, – четырнадцати рабочих дней).

Превышение лимита допускается в дни установленных выплат заработной платы и выплат социального характера (не более пяти рабочих дней), включая день получения денег в банке, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения организацией в эти дни кассовых операций.

Сверхлимитная наличность должна сдаваться в банк или в организацию, имеющую право инкассации наличных денег или в организацию федеральной почтовой связи для зачисления, перечисления их на банковский счет организации.

Ведение кассовых операций осуществляют кассиры, с установлением им должностных прав и обязанностей, с которыми они должны ознакомиться под роспись. При наличии нескольких кассиров один из них выполняет функции старшего кассира. Кассовые операции могут проводиться руководителем.

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения проверок фактического наличия наличных денег определяются организацией самостоятельно.

В сроки, установленные руководителем предприятия, а также при смене кассиров производится внезапная ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе. Для производства ревизии кассы приказом руководителя назначается комиссия, которая составляет акт. При обнаружении недостачи или излишка ценностей в кассе в акте указывается их сумма и обстоятельства возникновения.

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (0310001), расходный кассовый ордер (0310002), кассовая книга (0310004), книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (0310005).

Кассовые документы (приходные и расходные кассовые ордера) оформляются: главным бухгалтером; бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа; руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

В кассовых документах указывается основание для их оформления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости (0301009), платежные ведомости (0301011), заявления, счета, другие документы).

Внесение исправлений в кассовые документы не допускается. Прием и выдача денег по кассовым ордерам производятся в день их составления.

Прием наличных денег производится по приходным кассовым ордерам, подписанным главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем, кассиром.

При получении приходного кассового ордера кассир проверяет правильность его оформления и принимает наличные деньги полистным их пересчетом таким образом, чтобы вноситель денег мог наблюдать за действиями кассира.

После приема денег кассир подписывает приходный кассовый ордер, квитанцию к приходному кассовому ордеру и проставляет на ней оттиск штампа, подтверждающего проведение кассовой операции. В подтверждение приема денег вносителю выдается квитанция.

Выдача денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам или надлежаще оформленным другим документам (платежным, расчетно-платежным ведомостям). Перед выдачей денег кассир проверяет полноту и правильность оформления расходных кассовых документов.

Кассир выдает деньги получателю при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего его личность.

При выдаче наличных денег по доверенности кассир проверяет соответствие данных доверителя и получателя денег, указанных в расходном кассовом ордере и в доверенности. В расчетно-платежной, платежной ведомости перед подписью доверенного лица, кассир делает надпись «по доверенности». Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру, расчетно-платежной (платежной) ведомости.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру кассир, подготовив сумму к выдаче, передает его получателю, который указывает получаемую сумму денег (рублей – прописью, копеек – цифрами) и подписывает расходный кассовый ордер. После выдачи денег кассир подписывает расходный кассовый ордер.

Выдача денег под отчет производится по расходному кассовому ордеру, оформленному на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу представить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученным им авансам.

Выплата заработной платы производится по расчетно-платежной (платежной) ведомости в срок, установленный руководителем и указанный в расчетно-платежной (платежной) ведомости.

Старший кассир выдает необходимую сумму наличных денег согласно расчетно-платежной (платежной) ведомости кассирам, проводящим выдачу заработной платы, под роспись в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств или по расходным кассовым ордерам на срок, установленный в расчетно-платежной (платежной) ведомости.

В последний день выдачи заработной платы в расчетно-платежной (платежной) ведомости кассир проставляет оттиск штампа или делает надпись «депонировано» напротив фамилий работников, которым не проведена выдача денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной (платежной) ведомости и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм.

После оформления реестра депонированных сумм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную (платежную) ведомость, реестр депонированных сумм и передает их для сверки соответствия записей и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии – руководителю.

На фактически выданные по ведомости суммы оформляется расходный кассовый ордер, номер и дату которого кассир проставляет на последней странице расчетно-платежной (платежной) ведомости.

Кассовые документы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов.

Все операции по поступлению и расходованию денег кассир записывает в кассовую книгу на основании кассовых документов. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью организации. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителя организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кассир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу в двух экземплярах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

Кассовую книгу можно вести с применением технических средств. При этом лист кассовой книги распечатывается на бумажном носителе в конце рабочего дня в двух экземплярах. Второй экземпляр заменяет отчет кассира.

Контроль за ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер, а при его отсутствии – руководитель.

Денежные средства в кассе учитывают на синтетическом счете 50 «Касса», по дебету которого отражают остатки денежных средств в кассе и их поступление, а по кредиту – выбытие денежных средств из
кассы.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционная касса»; 50-3 «Денежные документы»
и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные средства в кассе. Для учета кассовых операций с иностранной валютой открывают субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот субсчет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы в сумме фактических затрат на их приобретение.

Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами, данные которых кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один – два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по поступившим и выбывшим документам.

Синтетический учет кассовых операций при журнально-ордерной форме учета ведут в журнале-ордере № 1 и ведомости к нему. Основанием для записи в них являются проверенные отчеты кассира с приложенными кассовыми документами. В журнале-ордере отражают кредитовые обороты, а в ведомости дебетовые обороты и остатки на начало и конец месяца по счету 50. Записи в журнале-ордере производятся на основании расходной, а в ведомости – на основании приходной части отчетов. При этом операции с одинаковой корреспонденцией группируются и записываются общей суммой. Один отчет кассира занимает одну строку в ведомости и журнале-ордере.

В соответствии со ст. 15.1 КОАП нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, – влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от четырех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц – от сорока тысяч до пятидесяти тысяч рублей. Согласно ст. 15.2 КОАП невыполнение должностным лицом учреждения банка обязанностей по контролю за выполнением организациями или их объединениями правил ведения кассовых операций – влечет наложение административного штрафа в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей.