Оттиск печати (25)

Оттиск печати проставляется на подлинных документах, подтверждающих права должностных лиц, факты расхода денежных средств и материальных ценностей, на расчетно-платежных документах, удостоверениях, доверенностях, на некоторых организационных документах (положениях, уставах, учредительных договорах, штатных расписаниях и др.).

Законодательство РФ устанавливает обязанность юридических лиц различных организационно-правовых форм иметь свою печать. Заверение документов печатью организации - дополнительный способ удостоверения их подлинности, подтверждения их юридической силы.

Оттиск печати удостоверяет:

правовой статус организации, т. е. то, что она является определенной организационно-правовой формой юридического лица;

подлинность документа и его принадлежность данной организации;

право должностного лица подписывать документ и подлинность его подписи.

Печати, которые используют организации, подразделяются на гербовые, печати юридических лиц и простые. Гербовая печать и печать юридического лица, приравненная к гербовой печати, могут иметь только круглую форму.

В центре гербовой печати помещается изображение Государственного герба РФ (или герба субъекта РФ). По окружности воспроизводится наименование организации, которое должно точно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Если в учредительных документах предусмотрено сокращенное наименование организации или ее наименование на иностранном языке (или языке субъекта РФ), они размещаются в печати после полного наименования. Печать должна также содержать данные о местонахождении организации и ее государственной регистрации (ОГРН).

Использование герба в печатях органов власти и управления, учреждений и организаций регламентируется федеральными законами, правовыми актами субъектов РФ, муниципальных образований. Форма, размеры и технические требования к гербовым печатям установлены стандартом ГОСТ Р 51511-2001[3].

Право на воспроизведение в печатях Государственного герба Российской Федерации закреплено Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации".

Негосударственные организации (юридические лица) должны иметь круглую фирменную печать, которая приравнивается к гербовой. В ее центре размещается эмблема организации или аббревиатура ее наименования, по окружности полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (ОГРН). Требования к печатям устанавливаются в законодательных актах, регламентирующих порядок создания и деятельность негосударственных организаций различных организационно-правовых форм. Например, в п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ "Об акционерных обществах", далее - Закон № 208-ФЗ, определено: "Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации". Подобная норма включена и в Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

Простые печати могут иметь разную форму: квадратную, круглую, прямоугольную, треугольную, овальную. На них воспроизводится название организации или структурного подразделения, которое использует печать в своей деятельности, а также может содержаться надпись, указывающая на то, для чего данная печать применяется: "для пакетов", "для справок", "отдел кадров", "канцелярия" и др.

Таких печатей в организации может быть несколько. Их оттиски используются для заверения справок, копий документов, направляемых за пределы организации, при рассылке копий распорядительных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей, шкафов и т. д.

Термин «Печать» имеет различные значения. Обычно в толковых словарях этим термином обозначается как средство для нанесения оттиска (матрица), так и сам оттиск-отпечаток, оставляемый на бумаге или другом материале печатью. В Правилах изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и штампов, утверждаемых в министерствах и ведомствах, под печатью понимается вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или треугольной формы в целях засвидетельствования, удостоверения чего-либо. Диаметр печати должен составлять 38-42 мм. Треугольная печать представляет собой равносторонний треугольник с длиной стороны 38-42 мм. Штамп определяется в Правилах как вид печати прямоугольной формы. Его размер: от 35´50 мм до 70´100 мм. Для внутреннего документооборота могут изготавливаться штампы иных форм и размеров.

Для регламентации использования печатей в организации утверждаются списки документов, на которых проставляется гербовая и другие печати.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет зону расположения реквизита «Оттиск печати» и не содержит каких-либо дополнительных требований к проставлению печати.

Форма документа может иметь пометки «Место для печати» или «МП».

Место для печати может быть обозначено кругом (с пометкой «ставить точно в круг»). На финансовых документах (например, на чеках) оттиск печати должен располагаться строго в границах установленной для неё зоны и не затрагивать других реквизитов (подписи, наименования должности и др.).

Наложение печати на другие реквизиты, например подпись, затрудняет проверку подлинности документа.

Печати хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах (сейфах) и должны использоваться только специально назначенными должностными лицами.

В ряде нормативно-методических документов общего действия приведен примерный список документов, которые должны заверяться печатью организации. Удостоверение документов оттиском печати предусмотрено и специальными нормативными актами (например, инструкцией о порядке ведения трудовых книжек). В делопроизводственной практике принято составлять индивидуальный для каждой организации перечень документов, на которых проставляется печать, он вводится в действие приказом руководителя или является приложением к инструкции по работе с документами. Инструкция должна закреплять и порядок пользования печатями, установленный в конкретной организации.