Налоговый учет НДФЛ

В течение года организации, выплачивающие физическим лицам доходы по трудовым и гражданско-правовым договорам (выполнения работ, оказания услуг, авторским), должны вести учет этих доходов, а также сумм исчисленного и удержанного с них НДФЛ в регистрах налогового учета. Налоговый регистр по НДФЛ ведется по каждому физическому лицу в электронном или бумажном виде по форме, разработанной организацией. Он должен содержать все перечисленные сведения (п.1.ст. 230 НК РФ п.2 Письма Минфина от 29.12.10.№03-04-06/6-321) п. 1 ст. 230 НК РФ, п. 2 Письма Минфина от 29.12.2010 N 03-04-06/6-321:

- фамилию, имя и отчество физического лица, его ИНН - при наличии (если ИНН нет, то паспортные данные);

- статус налогоплательщика (налоговый резидент или нет);

- суммы и виды выплаченных доходов и предоставленных налоговых вычетов. Виды доходов и вычетов указываются по кодам, утвержденным ФНС;

- даты выплаты доходов;

- суммы исчисленного и удержанного НДФЛ;

- даты удержания и перечисления НДФЛ;

- реквизиты платежных поручений, по которым удержанный НДФЛ перечислен в бюджет.

Пример. Налоговый регистр по НДФЛ

Заработная плата Иванова Ивана Ивановича - 30 000 руб. в месяц, выплачивается два раза в месяц равными частями. Иванову И.И. предоставляется стандартный налоговый вычет на ребенка. 10.01.2013 организация выплатила Иванову материальную помощь - 5000 руб., а 22.02.2013 вручила подарок к 23 февраля стоимостью 590 руб. (включая НДС). Заработная плата перечислена на его счет в банке:

- за январь - 21.01.2013 и 04.02.2013;

- за февраль - 18.02.2013 и 04.03.2013.

НДФЛ с заработной платы за январь перечислен в бюджет 04.02.2013, а за февраль - 04.03.2013.

- не позднее 31 января - справку 2-НДФЛ, где в поле "признак" проставлен код "2". Она составляется по тем физическим лицам, с доходов которых исчисленный НДФЛ не был полностью удержан до конца года п. 5 ст. 226 НК РФ. Например, при вручении физическим лицам, не являющимся работниками организации, подарков стоимостью больше 4 000 руб., а также если доходов работника не хватило, чтобы удержать НДФЛ, пересчитанный из-за изменения его статуса (был резидентом, стал нерезидентом);

- не позднее 1 апреля - справку 2-НДФЛ, где в поле "признак" проставлен код "1". Она составляется по всем физическим лицам, для которых ваша организация являлась налоговым агентом, в т.ч. по тем, по которым вы подавали справки 2-НДФЛ с признаком "2" п. 2 ст. 230 НК РФ. Письма Минфина от 29.12.2011 N 03-04-06/6-363, от 27.10.2011 N 03-04-06/8-290.

--------------------------------

Если в течение года вы выплачивали одному и тому же человеку доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, по этому человеку надо представить ИФНС одну справку 2-НДФЛ, заполнив в ней отдельные разд. 3 и 5 Рекомендации по заполнению формы 2-НДФЛ.

Справку подписывает руководитель организации либо любое должностное лицо, уполномоченное на это внутренними документами компании (например, приказом руководителя). В частности, справку может подписать главный бухгалтер, заместитель главного бухгалтера, бухгалтер, отвечающий за расчет зарплаты.

Справки 2-НДФЛ надо представлять в ИФНС п. 2 ст. 230 НК РФ:

- если в течение года доходы от вашей организации получили 10 и более человек - в электронной форме;

- если в течение года доходы от вашей организации получили 9 человек или меньше - по вашему выбору в электронном виде или на бумаге.

Внимание! За просрочку представления справок 2-НДФЛ организации грозит штраф в размере 200 руб. за каждую справку п. 1 ст. 126 НК РФ.