Внутренние ситуационные факторы

Первый переменный фактор – цели. Организация по определению – группа людей с общими целями. Цель – это конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремиться добиться организованная группа.

Постановка целей это очень важный момент в деятельности организации, ведь участники производства должны знать, к чему стремиться. Цель определяет направление движения. Все последующие решения руководства направлены на то, чтобы приблизить организацию к цели.

У организаций в зависимости от их типов могут быть разнообразные цели. Но независимо от вида фирмы ее главными общими целями будут:

1) выживание;

2) прибыль;

3) перспективы.

Фирма может выжить только найдя свое место в системе рыночных отношений. Значение прибыли трудно переоценить – это: источник роста и процветания фирмы, средство увеличения благосостояния ее владельцев и работников. Но не следует забывать и о перспективах развития фирмы.

Эти три главные цели тесно связаны между собой, менеджеры должны обеспечить их выполнение.

Крупные организации – многоцелевые. Они формулируют цели в разных областях, таких как, разработка новой продукции, качество услуг, подготовка кадров. В подразделениях организации также вырабатываются свои цели, для того чтобы достичь общей цели организации. Цели подразделений корректируются в рамках общей цели.

Вторая внутренняя переменная – структура. Образование структуры – это следствие разделения труда между специалистами разных видов. Так, труд разделен между технологами, механиками, экономистами и т.п. При производстве любого продукта работа разделяется на многочисленные малые операции, что тоже представляет собой конкретную специализацию труда. В больших организациях специалисты группируются в пределах функциональных областей (отделов и подразделений).Управленческий труд – тоже специализированный вид труда. Внутри него тоже происходит разделение на конкретные виды управленческого труда.

Важным понятие является сфера контроля. Сфера контроля – число лиц, непосредственно подчиненных одному руководителю. Сфера контроля может быть широкой и узкой. Если руководителю подчиняется большое число людей, то у него широкая сфера контроля, если в подчинении находится небольшое число людей – узкая сфера контроля. Сфера контроля определяет тип организационной структуры. Широкая сфера контроля дает плоскую структуру управления (с небольшим числом уровней управления), узкая сфера контроля – многоуровневую (высокую) структуру. Выбор структуры управления зависит от типа организации, решаемых ею задач, ее величины и пр.

Третья внутренняя переменная – задачи. Задача – предписанная работа, которая должна быть выполнена установленным образом и в установленные сроки. Традиционно задачи делятся на три категории:

1) работа с людьми;

2) работа с предметами (машинами, сырьем, инструментами)

3) работа с информацией.

Задачи характеризуются частотой повторения и временем выполнения.

Управленческая работа по своим задачам характеризуется разнообразием, а время на ее выполнение увеличивается от низового уровня к высшему уровню.

Четвертый внутренний фактор – технология. Технология – это средство преобразования сырья в искомые продукты и услуги. Производственные задачи выполняются по определенным конкретным технологиям. Вместе с развитием общества происходило и развитие технологий. Принципиальные изменения в развитие технологий внесли машины (первые из них появились в последней трети 18 века), стандартизация, конвейер, компьютеры. Все это изменяло объем и характер выполняемых задач.

Пятая внутренняя переменная – люди, которая в свете современных концепций менеджмента стоит на первом месте.

Организация может добиться успеха только взаимодействую с внешней средой. Факторы внешней среды, воздействующие на организацию делятся на факторы косвенного воздействия и на факторы прямого воздействия.

Среда косвенного воздействия может не оказывать непосредственного влияния на организацию, но сказывается на ее деятельности, и фирма их учитывает при планировании своего будущего.

1. Политическая обстановка;

2. Экономика;

3. Социально-культурные факторы;

4. Научно-технический прогресс;

5. Налоговая система;

6. Территориальные факторы;

7. Технология;

8. Право;

9. Международное положение.

Среда прямого воздействия – это факторы, которые непосредственно влияют на деятельность организации:

1. Поставщики;

2. Конкуренты;

3. Торговые предприятия;

4. Местные органы управления;

5. Правительственные органы;

6. Акционеры;

7. Потребители.

Факторы внешней среды влияют на деятельность фирмы и организация должна быть в состоянии эффективно реагировать и приспосабливаться к изменениям среды, чтобы выживать и достигать поставленных целей.

Внешняя среда характеризуется сложностью, подвижностью и неопределенностью.

Сложность – определяется числом факторов, на которые организация обязана реагировать. Например, организация, использующая всего несколько исходных материалов и ведущая дела всего с несколькими поставщиками в своей стране находится в менее сложных условиях, чем фирма, которая использует множество разнообразных ресурсов, поставляемых различными поставщиками и имеющая филиалы за границей.

Скорость происходящих во внешней среде изменений определяет ее подвижность. С развитием рыночной экономики подвижность нарастает, наиболее быстрые изменения наблюдаются в электронике, фармацевтике, химической промышленности, производстве компьютеров, в сфере коммуникаций. В этих отраслях за счет частых научных открытий происходит быстрое обновление технологий, возникают новые фирмы, выпускающие новейшие виды товаров, это обостряет конкурентную борьбу.

Учитывая сложность функционирования в условия высокоподвижной среды, организация должна опираться на разнообразную информацию, чтобы принимать эффективные управленческие решения.

Если информации недостаточно, или есть сомнения в ее достоверности, то в этом случае среда становится более неопределенной, чем когда имеется высоконадежная информация в достаточном объеме.

Таким образом, неопределенность внешней среды зависит от качества информации и ее достоверности. Принятие решений усложняется с ростом неопределенности.

Рассмотрим наиболее важные факторы внешней среды.

Поставщики. Все виды ресурсов организация получает через поставщиков.

1. Поставщики материальных ресурсов. Нужно постоянно анализировать цены, условия поставки, возможности различных поставщиков и использовать эту информацию для принятия решения о том, с какими из поставщиков выгоднее и надежнее работать.

2. Поставщики техники и технологий. Отсутствие финансовых ресурсов у российских производителей часто вынуждает их покупать не самые передовые технологии и не самую новейшую технику, что сказывается на цене и качестве товаров и услуг.

3. Поставщики персонала. Этот фактор может оказать существенное влияние на кадровый состав персонала фирмы, что в дальнейшем скажется на качестве работы. Можно набрать сотрудников по объявлению, можно воспользоваться услугами службы занятости, возможен вариант привлечения кадров на более выгодных условиях. Реально можно использовать средства службы занятости для подготовки и переподготовки кадров. Все это требует хорошего знания и прогнозирования рынка труда и прогнозов его развития.

Потребители – фактор наиболее подвижный. В условиях насыщенного рынка вкусы и запросы стремительно меняются. Фирма должна хорошо знать вкусы своих потребителей, анализировать причины, вызывающие те или иные причины изменения их поведения (изменения в доходах, численности и т.п.).

Часто продукция – новинка – появляется на рынке и сталкивается с неподготовленным покупателем. Барьеры входа серьезно тормозили продвижение таких товаров как очистители воздуха, новая бытовая техника.

Еще один из важнейших факторов – Государственные органы управления – сегодня не знать законов и норм государственного регулирования, действующих и готовящихся законов, системы налогов, акцизов, пошли и пр. – равносильно проигрышу, финансовым потерям, потере рынка.

Выводы. Организация – открытая система, зависящая от взаимообмена ресурсами и результатов деятельности с внешним миром. Руководитель должен учитывать внешние изменения, чтобы адаптировать к ним внутреннюю среду. Изменения внешних факторов неизбежно будут требовать изменений во внутренней среде. Исходя из всего выше сказанного, модель управления можно представить следующим образом:

1. Процесс управления начинается со взаимодействия с внешней средой.

2. Исходя из требований заказчиков и рынков сбыта предприятие определяет объемы поставок, сроки цену, качество своей продукции и требования к поставщикам материалов и комплектующих элементов.

3. Анализируя факторы внешней среды, и свои внутренние возможности руководство предприятия принимает стратегические решения, т.е. определяет долгосрочные цели.

4. Проводятся мероприятия по набору, подготовке и мотивации кадров.

5. Исходя из стратегии и с учетом требований рынка осуществляется планирование производства.

6. Подготока производства, непосредственное управление производством и контроль качества продукции.

7. Анализ полученной информации по качеству продукции, по рынкам сбыта.

8. На основе сравнительного анализа разрабатываются мероприятия и принимаются необходимые решения.

9. После завершения производства продукция поставляется потребителю. Таким образом, цикл управления заканчивается тем же, чем и начинался, контактом с внешней средой. Для завершения создания системы управления необходимо разработать нормативные документы, указывающие, как надо выполнять названные выше функции исполнителям. Только когда будет определено, кто, что и как делает при управлении предприятием, можно будет сказать, что система управления создана.