Формальные и неформальные коммуникации. Проблема слухов

Коммуникации в организации делятся на формальные (официальные) и неформальные.

Формальные коммуникации определяются политикой, правилами, должностными инструкциями данной организации и осуществляются по формальным каналам.

Среди формальных коммуникаций выделяют:

­ вертикальные, когда информация перемещается с одного уровня иерархии на другой;

­ горизонтальные между различными подразделениями, предназначающиеся для координации деятельности различных подразделений.

Вертикальные коммуникации, в свою очередь, подразделяются на:

­ восходящие, когда информация передается снизу вверх (с низших уровней на высшие). Этот тип коммуникаций содержит информацию, необходимую менеджерам для оценки той сферы деятельности, за которую они несут ответственность;

­ нисходящие, осуществляемые сверху вниз. Этот тип коммуникаций непосредственно связан с руководством и контролем за работниками.

Неформальные коммуникации не следуют общим правилам данной организации и происходят по неформальным каналам, которые существуют в силу личных отношений между членами организации.

В организационных коммуникациях могут быть преграды, снижающие их эффективность. Под эффективностью коммуникаций понимают быстроту прохождения информации до адресата и сохранение ее адекватности. Этому могут мешать:

1. Информационные перегрузки (преграды из-за большого объема информации, неумения менеджера отбирать действительно нужную и важную информацию).

2. Неудовлетворительная структура организации (если структура организации неоправданно усложнена, то информация как бы «запутывается» при прохождении по ней, искажается или неправильно трактуется).

3. Неудовлетворительный кадровый состав.

4. Неудовлетворительный способ организации власти и распределения задач.

5. Конфликты между разными группами и подразделениями.

Каковы же способы преодоления преград? Это:

• регулирование информационных потоков. Именно это направление вызвало необходимость создания на предприятии системы информационного менеджмента, что в свою очередь повлекло создание системы knowledge-менеджмента (управление знаниями);

• управленческие действия. Они включают в себя планирование, организацию, мотивацию, контроль;

• системы обратной связи. Если они не отработаны, то теряется смысл в самом коммуникационном процессе;

• системы сбора предложений. Это могут быть анонимные ящики и звонки;

• информационные бюллетени, публикации и видеозаписи организации;

• современные информационные технологии. Оснащение предприятий персональными компьютерами, а также это электронная почта, Интернет, видеоконференции и т.п.

Несколько слов о проблеме слухов в организации.

Проблема слухов связана с существованием неформальных коммуникаций.

Слухами называется любая информация, которая получена по неофициальным каналам коммуникации. Слухи возникают, если сотрудники испытывают недостаток информации, предоставляемой по каналам формальных коммуникаций, если информация поставляется нерегулярно, с запозданием.

Типичная информация, передаваемая по каналам неформальных коммуникаций:

• предстоящие сокращения работников;

• новые меры по наказаниям за опоздание;

• изменения в структуре организации;

• грядущие перемещения и повышения;

• подробное изложение спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту;

• • кто кому назначает свидания после работы.

Существуют две точки зрения, каким образом свести к минимуму эти слухи:

• распространение максимально возможной информации через каналы формальной коммуникации;

• поощрение сетей неформальных коммуникаций и включение менеджеров в эти сети для обратной связи.

В дальнейшем рассмотрим межличностные коммуникации в психологическом разрезе, ибо знание психологических закономерностей делового общения и умение использовать их позволяет повысить эффективность работы организации.