Учёт расчётов с подотчётными лицами

Подотчётными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные деньги (под отчёт) на административно-хозяйственные расходы, а также на служебные командировки.

Порядок выдачи наличных денежных средств под отчёт регулируется законодательством. Суммы и сроки, на которые они выдаются, определяются руководителем и отражаются в учётной политике организации.

Выдача наличных денег под отчёт на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, рассчитанных с соблюдением норм командировочных расходов. Подотчётное лицо обязано не позднее 3 рабочих дней со дня возвращения из командировки, предъявить в бухгалтерию авансовый отчёт с приложенными оправдательными документами. Неиспользованные остатки аванса сдаются в кассу. Новый аванс подотчётному лицу выдается при условии полного отчёта за ранее полученные суммы. Своевременно не возвращенные суммы авансов удерживаются из заработной платы работника.

Командировочные расходы включаются в издержки производства в фактически произведенном размере.

Синтетический учёт расчётов с подотчетными лицами организуется на счёте 71. Счёт активно-пассивный, расчётный. Сальдо может быть дебетовое (остаток долга за подотчётным лицом) и кредитовое (остаток долга подотчётному лицу). По дебету отражается выдача денег под отчёт, по кредиту – возврат неиспользованных авансов и списание долга с подотчётного лица, согласно авансовому отчёту.

Основные проводки при расчёте с подотчётными лицами следующие:

Аналитический учёт ведётся по каждой сумме, выданной под отчёт.