Приведение структуры организации в соответствие изменившимся условиям является одной из важнейших задач управления. В большинстве случаев решение о корректировке структур принимаются высшими руководителями организации при возникновении серьезных причин, которые не вызывают сомнений.
Причинами необходимости корректировки организационных структур являются:
– изменение внешней экономической обстановки;
– неудовлетворительное функционирование предприятия (рост затрат, снижение производительности труда, текучесть кадров, снижение внутренних и внешних рынков, уменьшения масштабов деятельности, недостаток ресурсов и т. д.);
– перегрузка высшего руководства;
– изменение технологи управления;
– разногласия по организационным вопросам;
– необходимость перераспределения прав и функций;
– отсутствие перспективы;
– рост масштаба деятельности;
– увеличение разнообразия;
– объединение хозяйствующих субъектов;
– влияние технологий производственных процессов.
Каждое из указанных обстоятельств приводит к изменениям организационной структуры и в соответствии с просмотра главной стратегии предприятия, так как ни стратегия, ни структура не могут быть установлены независимо друг от друга.
Эта взаимосвязь стратегии и структуры лежит в основе всех рекомендаций по корректировке и изменению организации управления предприятием.
Аналитический процесс изучения стратегии предприятия состоит из пяти этапов.
Первый этап – выяснение задач предприятия, областей неопределенности и наиболее вероятных вариантов развития. Задача предприятия определяют общую структуру.
Второй этап – определение переменных, которые значительно влияют на выполнение задач. Особое значение имеет анализ внешней среды, изучение влияния внешних факторов и внутренней среды (экономическая и производственная структура предприятия и ее компоненты).
Третий этап – изучение цели и планов предприятия, их соответствия главной задачи, поскольку цели и планы оказывают непосредственное влияние на организационную структуру путем определения приоритетов и значения ранее принятых решений.
Четвертый этап – определение соответствия структуры организации задач, целей, планов и факторов, от которых зависит успешность ее функционуння. Для этого тщательно изучается существующая формальная структура организации, ее слабые и сильные стороны.
Пятый этап – оценка человеческих ресурсов предприятия, т.е. наличие высококвалифицированных специалистов для выполнения поставленных задач, а также изучение основных процессов управления (планирования, распределения ния ресурсов, оперативный контроль) для определения их способности выполнения задач, целей и стратегических программ.
Процесс внесения коррективов в организационную структуру управления должен предусматривать:
– систематический анализ функционирования организации и ее среды с целью выявления проблемных зон, при котором используется метод предупредительного дает выявление отклонений от нормы в работе деловых организаций - метод "Диагностики";
– разработку генерального плана совершенствования организационной структуры;
– последовательную реализацию планируемых изменений;
– поощрение повышения уровня информированности сотрудников.
Диагностика – (от греческого слова - способен распознавать) – установление и изучение признаков, характеризующих состояние организационной системы для предсказания возможных отклонений от нормы и предотвращения сбоев в работе системы.
Диагностика – это первый этап в цикле исследования системы управления предприятием: «диагноз - прогноз - управленческое решение - контроль».
Диагностические исследования системы управления проводятся с целью оценки текущего состояния предприятия и выявления проблемных ситуаций.
Проблема – это ситуация, при которой цели, поставленные перед предприятием и системой управления, по какой-либо причине не могут быть достигнуты, и появляется необходимость в корректировке системы.
Диагностика проводится в несколько этапов.
Первый этап – выявление и описание признаков, вызывающих затруднения в работе, то есть выявление «симптомов заболевания, отклонения от нормы». Необходимым условием проведения этого этапа является наличие положений и нормативов, служащих основой измерения экономических и социально-психологических характеристик деятельности системы.
Второй этап – измерение параметров и анализ полученных показателей.
Третий этап – выводы и заключения, позволяющие поставить окончательный диагноз и принять необходимые меры для исправления ситуации.
Диагностика проблем представляет собой сложную многошагового задачу.
На первом этапе необходимо сформулировать проблему в общем виде, что позволит сократить число факторов, определяющих эту проблему. Информация должна содержать сведения о состоянии рынка, о действиях конкурентов, государственных организаций, т.е. внешних факторов.
Следующим этапом диагностики является анализ текущего состояния организации, определяется такими показателями, как прибыль, сбыт, заттримкы, производительность, анализ социально-психологических признаков таких, как текучесть кадров, конфликтность в коллективе.
Для группировки факторов и описания их влияния на работу организации целесообразно использовать методы факторного анализа.
Диагностика является элементом не только стратегического, но и оперативного управления предприятием, для проведения оперативной коррекции управления деловой организации.