Этапы и методы проэктирования

Процесс формирования организационных структур включает следующие действия:

– формирование целей и задач;

– определение состава и места подразделений;

– определение ресурсного обеспечения подразделений (численность рабочих, материальные, финансовые и т. д. ресурсы);

– разработка регламентирующих процедур, документов, положений, закрепляющих и регулирующих формы, методы, процессы, которые осуществляются в организационной системе управления.

Выполнение всех вышеперечисленных действий можно осуществить по трем крупным стадиям:

а) формирование общей структурной схемы аппарата управления;

б) разработка состава основных подразделений и связей между ними;

в) регламентация организационной структуры.

а) формирование общей структурной схемы определяет ключевые элементы организации; направления, по которым должно осуществляться детальное проектирование как организационной структуры, так и внутриорганизацийни экономические механизмы, способы переработки информации, кадровое обеспечение.

На этой стадии определяют:

– цель производственно-хозяйственной системы и ее проблемы, подлежащие решению;

– общую спецификацию функциональных и программно-целевых подсистем, обеспечивающих их достижение;

– число уровней в системе управления;

– степень централизации и децентрализации полномочий и соответствия на каждом уровне управления;

– основные формы взаимоотношений данной организации с внешней средой;

– требования к экономическому механизму, формам обработки информации, кадровому обеспечению организационной системы.

б) разработка состава основных подразделений и связей между ними. Этот этап предусматривает реализацию организационных решений не только в целом по крупным линейно-функциональным и программно-целевым блокам, но и по самостоятельным (базовым) подразделениям аппарата управления, распределение конкретных задач между ними; построение внутриоргаганизацийних связей.

в) регламентация организационной структуры предполагает определение количественных характеристик аппарата управления, перечень процедур управленческой деятельности, определение состава внутренних элементов базовых подразделений (отделов, бюро, групп, должностей), определение проектной численности подразделений, трудоемкости основных видов работ, квалификационный состав исполнителей, распределение задач и работ между конкретными исполнителями, установление ответственности за их выполнение, разработки процедур выполнения управленческих работ в подразделениях, разработку порядка взаимодействия подразделений при выполнении работ, расчет затрат на управление, расчет эффективности аппарата управления в условиях проектируемой организационной системы. Совокупность документов, разработанных на всех стадиях проектирования, вместе с пояснительной запиской составляет проект организационной структуры управления.

Проектирование организационных структур управления осуществляется на основе следующих методов:

а) метод аналогий;

б) экспертно-аналитический метод;

в) структуризация целей;

г) организационное моделирование.

а) метод аналогий состоит в применении организационных форм и механизмов управления, которые оправдали себя в организациях со сходными организационными характеристиками по отношению к проектной организации (целями, технологией, спецификой, размерами и т. д.). К методу аналогии относится разработка типовых структур управления, а также определение границ и условий их применения.

б) еспертно-аналитический метод состоит в обследовании и аналитическом изучении организации силами квалифицированных специалистов с привлечением руководителей, позволяет выявлять специфические особенности проблем и «узкие места» в работе аппарата управления. Данный метод является наиболее гибким и всеобъемлющим, применяется в сочетании с другими методами и имеет различные формы реализации. Одной из форм реализации этого метода является "диагностический анализ", основанный на следующих принципах: построение организационной структуры исходя из системы целей, отделение стратегических и координационных функций от оперативного управления, сочетание функционального и программно-целевого управления и прочее. Особое место среди экспертных методов занимает разработка графических и табличных описаний организационных структур и процессов управления, отражающих рекомендации по их наилучшей организации.

в) метод структуризации целей предусматривает выработку системы целей и подцелей организации, включая их количественную и качественную формулировки и последующий анализ организационных структур с позиций их соответствия системе целей. При использовании этого метода выполняются следующие этапы:

– разработка системы («дерева») целей, которая является структурной основой для увязки всех видов организационной деятельности исходя из конечных результатов;

– экспертный анализ предполагаемых вариантов организационной структуры с точки зрения организационной обеспеченности достижения каждой из целей;

– составление карт прав и ответственности за достижение целей.

г) метод организационного моделирования представляет собой разработку формализованных математических, графических, машинных и других отображений (моделей) распределения полномочий и ответственности в организации. Они являются базой для проведения анализа и оценки различных вариантов организационных структур во взаимосвязи их переменных. Можно назвать несколько основных типов организационных моделей:

– математико-кибернетические модели иерархических управленческих структур, описывающие организационные связи и отношения в виде математических уравнений и неравенств;

– графо-аналитические модели организационных систем, представляющие собой сетевые, матричные, табличные, графические отображения распределения функций, полномочий, организационных связей;

– натурные модели организационных структур и процессов. Они заключаются в оценке структур, в реальных организацийних условиях;

– математико-статистические модели зависимостей между исходными факторами организационных систем и характеристиками организационных структур.

Они строятся на основе сбора, анализа обработки эмпирических данных об организациях, функционирующих в сопоставимых условиях. Процесс проектирования организационной структуры управления должен осуществляться на совместном использовании вышеперечисленных методов моделирования.

Для проектирования организационных структур новых организаций преимущественно используются формально-аналитические методы и модели. Для совершенствования действующих организаций-методы диагностических обследований и экспертного изучения организационной системы.