2015-04-30
2201
10.1. Проектирование рациональной системы документооборота.
10.2. Универсальная табличная маршрутно-технологическая карта создания документов.
10.3. Графическая оперограмма.
10.4. Особенности подготовки документов в оперативном режиме.
__________________________________________________________________
Проектирование рациональной системы документооборота
Оптимизация системы документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организации труда. Эти положения могут состоять в следующем:
· однократность пребывания документа в одном структурном подразделении или у одного исполнителя;
· участие той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью обработки документа;
· для сокращения времени движения документов и повышения оперативности их исполнения различные операции должны выполняться параллельно;
· учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результаты контроля и др. следует передавать в службу делопроизводства с помощью регистрационных карточек, электронных сообщений, бездокументными способами (устно, по телефону), исключая возвратное движение самих документов.
Современные методики организации документационного обеспечения как в «традиционном», в первую очередь бумажном, варианте, так и в электронном виде требуют четкой диспетчеризации документов, в первую очередь определения фиксированных путей их прохождения. Это вполне выполнимая задача, так как большинство документов проходят в организациях вполне определенные пункты и этапы обработки. Остается, пользуясь Табелем документов, выявить эти этапы, оценить их с точки зрения целесообразности, необходимости и обязательности и закрепить оптимальный порядок движения документов внутри организаций в схемах (технологических картах), разрабатываемых службой делопроизводства и его компьютерного обеспечения и утверждаемых руководством организации.
Универсальная табличная маршрутно-технологическая карта
