2015-04-30
1198
Наиболее наглядным средством для изучения основных процессов создания документов является универсальная маршрутно-технологическая карта.
В такой карте последовательно отражаются операции, обычно проводимые над документами в процессе их создания. В схемы или технологические карты должны быть включены все, в том числе и компьютерные, «пункты» обработки документной информации и, если они поддаются нормированию, сроки прохождения и обработки документов. Например:
| Очередность операций | Содержание операции | Исполнитель |
| 1. | Принять от секретарей материалы заседания | Начальник протокольной группы |
| 2. | Сформировать проект протокола | Инспектор протокольной группы |
| 3. | Распечатать проект | Инспектор протокольной группы |
| 4. | Согласовать с участниками заседания зафиксированные тексты выступлений | Участники заседания, их секретари. Начальник протокольной группы |
| 5. | Внести правку в контрольный экземпляр протокола | Инспектор протокольной группы |
| 6. | Подписать протокол у председателя и секретаря заседания | Начальник протокольной группы Председатель заседания Секретарь заседания |
| 7. | Размножить подписанный протокол | Технический сотрудник |
| 8. | Заверить копии проставлением печати | Начальник протокольной группы |
| 9. | Подготовить и подписать список на рассылку | Начальник протокольной группы |
| 10. | Разослать оформленный протокол | Сотрудник экспедиции |
| 11. | Подшить в дело экземпляр с подлинными подписями | Архивариус |
Кроме этого, для каждой операции, включенной в карту, может указываться средняя норма времени на ее выполнение и сроки прохождения и обработки документов. Маршрутно-технологическая карта может быть также дополнена сведениями о финансовых затратах на каждом этапе прохождения документов.
Самостоятельные схемы рекомендуется разрабатывать для различных потоков и категорий документов: входящих, исходящих, внутренних, приказов по личному составу и по основной деятельности и др. В них включаются, как правило, все этапы создания документов от момента написания черновика.
Примерный образец маршрутно-технологической карты
