Отметка о контроле

Ø фиксируют отметку о контроле сроков исполнения, даты проверки, конкретных причин задержки исполнения, движения документов

Состав обязательных реквизитов может быть дополнен такими данными, как:

· количество листов,

· расписка специалиста в получении документа,

· отметки о ходе исполнения,

· ход исполнения,

· наличие приложений и др.

Расположение реквизитов на карточке, размеры зон для записи информации, порядок использования оборотной стороны карточки и состав дополнительных реквизитов определяются самим учреждением и регламентируются в инструкции по документационному обеспечению. Допустимо произвольное расположение граф.

Сложные графы можно разделить на составные части или самостоятельные части («дата поступления и индекс документа», «дата документа и индекс»).

Форма карточки может быть машинно-ориентированной, т.е. иметь зоны (поля) для кодирования реквизитов, переносимых на машинный носитель. Бланки РКК изготавливаются типографским способом или методом оперативной полиграфии на плотной бумаге светлых тонов. Рекомендуется заготовлять РКК формата А5 (148 х 210), который дает возможность полно и без сокращений заполнять все зоны карточки на пишущей машинке. Она может иметь и формат А6 (105 х 148).

Для различных регистрируемых групп и видов документов можно использовать карточки различных цветов (для входящих документов - карточки зеленого цвета, для исходящих - синего, для внутренних - желтого), цветные полосы по верхнему полю или по диагонали, различный шрифт. Так, приказы руководителя регистрируют на карточках с красной полосой, распоряжения заместителя - с синей полосой и т.д.

Образец лицевой стороны РКК