2015-04-30
2134
| Исполнитель | Дата | Исходящий номер |
| Куда (кому) | Кол-во листов | |
| Кем подписан документ | № дела | |
| Ход исполнения | Отметка об исполнении |
Предложения, заявления и жалобы граждан регистрируются на РКК, имеющих следующий состав обязательных реквизитов:
на лицевой стороне:
· корреспондент, его фамилия, имя, отчество, адрес, телефон;
· отметка о предыдущих обращениях (дата, номер);
· вид документа, количество листов;
· автор, дата, регистрационный номер (индекс) сопроводительного письма;
· дата, регистрационный номер (индекс) поступления документа;
· краткое содержание;
· ответственный за исполнение;
· резолюция, автор резолюции;
· срок исполнения;
_______________________________________________________________
на оборотной стороне:
· дата передачи на исполнение;
· специалист-исполнитель;
· отметка о промежуточном ответе и дополнительном запросе;
· контрольные отметки;
· дата, регистрационный номер (индекс) ответа;
· адресат;
· содержание;
· отметка о снятии с контроля;
· подпись контролера;
· номер дела, тома листов.
Количество заполняемых экземпляров РКК определяется числом справочных, контрольных и контрольно-справочных картотек, в которые они будут помещены в канцелярии и структурном подразделении. Чаще изготавливают 3 экземпляра (две карточки - для справочной и контрольной картотек, третий экземпляр - исполнителю). Если справочные картотеки строят по различным признакам (по корреспондентам, по вопросам, по регионам), то, соответственно, увеличивается и количество карточек, чтобы их хватило для каждой централизованной картотеки, а при необходимости и для справочной картотеки структурного подразделения. В этом случае количество карточек в крупных организациях возрастает до пяти-шести.
Картотеки могут быть следующих видов: справочные, контрольные (сроковые) и контрольно-справочные. Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум 4 - 6 картотечных ящиков для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке.
Заполненные экземпляры РКК помещаются в справочные, контрольные и контрольно-справочные картотеки, которые образуют в совокупности традиционную справочно-информационную систему (справочный банк данных). Система предназначена для накопления, хранения и корректировки исходной учетной информации о документах, ответа на запросы пользователей системы, наблюдения, контроля, регулирования и координирования процесса работы с документами в учреждении.
Справочная картотека состоит из двух частей:
1) комплекта карточек на неисполненные документы (в том числе направленные в структурные подразделения для изучения и ознакомления);
2) комплекта карточек на исполненные документы.
Первая часть картотеки нанеисполненные документы служит для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их исполнения и может выполнять контрольную функцию,делится на группы карточек поступивших, отправленных и внутренних документов. В группе поступивших документов карточки систематизируются по корреспондентам, а внутри - по исполнителям, структурным подразделениям, руководителям, специалистам, а затем - по датам поступления, срокам исполнения документов.
По мере исполнения документов карточки с проставленными на них отметками перемещаются из первой части картотеки в соответствующие разделы и рубрики второй части.
Вторая часть картотеки служит для поиска уже исполненных документов, является тематической и формируется по вопросам, по схеме номенклатуры дел или по направлениям деятельности учреждения. Внутри разделов карточки располагаются по датам поступления документов. Целесообразно, чтобы расположение карточек совпало с порядковой нумерацией в регистрационных индексах (номерах) документов.
Справочный раздел контрольно-справочной картотеки по исполненным предложениям, заявлениям и жалобам граждан строится по алфавиту фамилий заявителей. Для обобщения а анализа вопросов и причин возникновения писем граждан необходимо иметь в картотеке аналитический раздел, в котором карточки группируются по тематической классификационной схеме.
Контрольно-справочная картотека структурного подразделения имеет, в числе других, справочный раздел, в котором карточки систематизируются аналогично справочной картотеке канцелярии.
Работа со всеми типами картотек предполагает не только их формирование - своевременное и правильное включение в них карточек на вновь поступившие документы, но и:
· регулярное выполнение операций по ведению единой контрольно-справочной картотеки - внесение в карточки дополнительных сведений, отражающих ход рассмотрения и исполнения документа (резолюций, отметок о передаче специалисту, об исполнении и т.д.);
· внесение изменений в прежние записи и отметки;
· перестановка карточек из одного раздела картотеки в другой;
· формирование дополнительных разделов из освобождающихся карточек.
При ведении картотечной системы регистрации служба ДОУ обычно применяет дополнительные рабочие таблицы - «шахматки» для отметок об использованных порядковых регистрационных номерах. В нижней части «шахматки» проставляются сведения о структурном подразделении и месте хранения документов
Поддержание справочно-информационной системы в актуальном, достоверном состоянии является важнейшей задачей сотрудников документационной службы. При правильном ведении картотек вся справочная и поисковая работа осуществляется оперативно и с высокой степенью эффективности, без обращения непосредственно к документам и специалистам.
Таким образом, комплекс регистрационных операций осуществляется не только для фиксирования и учета поступления документа в учреждение, но и для формирования динамичной справочно-информационной системы по документам, обслуживающей управленческий процесс в учреждении.
Создание и ведение больших картотек - это трудоемкая работа, требующая хорошо организованной службы ДОУ. В крупных компаниях использование карточной системы нецелесообразно и неэффективно. На смену РКК пришли автоматизированные системы регистрации.
