Автоматизированная (компьютерная) регистрационная форма

При использовании автоматизированных форм регистрации одна из двух форм, журнальная или карточная, заполняется на компьютере. Ввод исходной учетной информации о документе в АСДОУ осуществляется с заполненной РКК или непосредственно с документа (автоматическое выполнение экземпляра РКК). непосредственно из документа.

В автоматизированную систему может вводиться как краткое содержание документа (заголовок, аннотация, реферат), так и полный его текст. Подобный прямой ввод информации наиболее экономичен, поскольку сводит к минимуму объем ручных операций по регистрации документов.

Регистрация в автоматизированной форме позволяет:

· регистрировать документы на различных рабочих местах;

· организовать децентрализованно регистрацию документов (в структурных подразделениях), объединив сведения в единую базу данных;

· организовать информационно-справочную работу;

· обеспечить компактное хранение больших массивов информации;

· вести многоаспектную справочную работу по документам организации;

· резко снизить трудоемкость регистрационных операций (в среднем на 50 %) и свести к минимуму количество ошибок;

· пользоваться информацией в безбумажном режиме всем категориям сотрудников;

· организовать контроль исполнения документов.

Выбор программного обеспечения при ведении компьютерной базы данных находится в компетенции руководителя организации.

Регистрация в автоматизированной форме в небольших организациях осуществляется централизованно секретарем учреждения.

Для крупных организаций с разветвленной организационной структурой наиболее рациональна децентрализованная форма регистрации на компьютере. При этом каждое структурное подразделение ведет собственную регистрацию, результаты которой ежедневно должны переноситься на дискеты и включаться в центральную базу данных организации. Параллельно должна оформляться регистрационная карточка в двух экземплярах. Один экземпляр скрепляется с документом и сопровождает его в процессе исполнения, второй отправляется в справочную картотеку, которая является, по сути, страховым справочным фондом.

Однако оптимальной представляется индивидуальная система регистрации с использованием локальных компьютерных сетей, так как они создают универсальные возможности как регистрации, так и справочной работы с документами. Данный вариант дает возможность осуществлять регистрацию децентрализованно в структурных подразделениях организации и создавать при этом единую базу данных организации, которая содержит сведения обо всех поступающих, отправляемых и внутренних документах.

Внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения. При регистрации внутренних документов заполняются следующие данные:

· порядковый регистрационный номер, присваиваемый документу;

· дата документа;

· краткое содержание;

· подразделение, подготовившее документ;

· исполнитель;

· срок исполнения;

· отметка об исполнении;

· номер дела, в которое подшит документ.

При автоматической регистрации сведения о документе можно добавить следующими параметрами:

· вид документа;

· географическое местонахождение автора документа;