2015-04-30
5183
Обложка дела оформляется в соответствии с ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Технические условия». На обложке обязательно указывают:
Ø наименование организации, ее подведомственность (если она есть),
Ø наименование структурного подразделения, отвечающего за работу с обращениями, или подразделения, к которому относится работник, отвечающий за это направление,
Ø индекс дела по номенклатуре,
Ø номер тома, если дело разделено на тома,
Ø заголовок дела,
Ø крайние даты дела,
Ø количество листов,
Ø срок хранения,
Ø архивный шифр дела, который проставляется в архиве организации (номера фонда, описи, дела).
Обращения, хранящиеся до 10 лет, подвергаются частичному оформлению. Это означает, что они продолжают храниться в скоросшивателях. Пересистематизация документов в деле не проводится, листы не нумеруются, внутренняя опись и заверительная надпись не составляются.
На этапе экспертизы ценности обращений граждан очень важно внимательно и принципиально принимать решение о сроке хранения тех или иных обращений.
В статье 56 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000), установлены сроки хранения обращений граждан.
Обращения граждан (предложения, заявления, жалобы и др.), документы по их рассмотрению (справки, сведения, переписка) в зависимости от их значимости хранятся в течение следующих сроков:
· предложения, письма творческого характера, заявления, жалобы, содержащие сведения о серьезных недостатках и злоупотреблениях, - постоянно;
· обращения личного характера - 5 лет ЭПК. Отметка ЭПК означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение. Они в установленном порядке передаются в государственные, муниципальные архивы или хранятся в организации. Поэтому, осуществляя экспертизу, необходимо еще раз внимательно рассмотреть срок хранения каждого обращения с точки зрения его значимости для общества, государства, организации и т. д.;
· второстепенного, оперативного характера - 5 лет. Если в процессе справочно-аналитической работы обращение требовалось неоднократно, пятилетний срок хранения устанавливают с даты последнего использования.
В том случае, если экспертная комиссия (ЭК) организации увеличивает срок хранения обращения, фиксируя соответствующее решение в протоколе заседания ЭК, оно обязательно утверждается руководителем организации.
Оформление дел, содержащих обращения граждан, осуществляет ответственный за работу с ними по форме, установленной для всех категорий дел.
Порядок передачи дел в архив, их уничтожение осуществляются в соответствии с правилами, установленными для всех категорий документов: на дела, передаваемые в архив организации, составляется опись, на дела, подлежащие уничтожению, - акт на выделение к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
