Текущее (оперативное) хранение обращений

В процессе подготовки ответа гражданину все документы, необходимые для квалифицированного ответа, включая обращение гражданина, находятся у исполнителя. Как только ответ подписан руководителем, все документы, созданные в процессе подготовки ответа гражданину, и само обращение передаются на хранение в структурное подразделение или лицу, отвечающему за работу с письмами граждан. Формирование и хранение дел у исполнителя запрещается. Поэтому после завершения работы и подготовки ответа гражданину исполнитель обязан все документы, включая экземпляр контрольно-регистрационной карточки, передать ответственным за работу с обращениями граждан для централизованного формирования дела.

Сотрудник, ответственный за этот участок работы, формирует все документы, созданные в результате подготовки ответа гражданину, в дело отдельно от общей переписки. Располагаются документы в деле в следующей последовательности: сначала подшивается оригинал обращения, затем копия ответа и все документы, отражающие процесс рассмотрения письма гражданина в хронологической последовательности, т.е. по мере поступления. Каждое обращение составляет отдельную группу документов. В дело подшивается несколько таких групп документов. Располагают их по фамилиям заявителей в алфавитном порядке. В зависимости от количества поступающих обращений дела заводятся по одной или нескольким буквам фамилий заявителей. Например, дело имеет заголовок «Предложения, заявления, жалобы граждан на букву «А», «Б», «В», «Т».

Если обращений мало, они могут быть сгруппированы в одно-два дела. Коллективные обращения необходимо группировать в отдельном деле.

Отдельно группируются обращения граждан по вопросам работы организаций и обращения по личным вопросам.

Повторное обращение и все материалы к нему подшивают за группой документов по первому обращению. Например, если Судаков Петр Иванович прислал обращение 21.02.2004, ответ ему был дан 28.02.2004, а второе, т.е. повторное, обращение от него получено 17.04.2004, а ответ дан 26.04.2004, надо взять дело, где хранятся обращения граждан, фамилии которых начинаются с буквы «С», найти фамилию Судаков П.И. и за группой документов первого обращения поместить группу документов повторного обращения.

Необходимо помнить, что в дело можно подшить только исполненные документы.

Законченные дела с обращениями граждан хранятся для использования в справочных целях у ответственного за работу с этой группой документов до передачи в архив организации или до уничтожения, если истек срок их хранения.

Ответственность за их сохранность возложена на руководителя организации.